Add data to Google Sheets with workflows: เพิ่มข้อมูลในกูเกิ้ลชีทด้วยเวิร์คโฟลว์

ใช้การทำงาน Create Google Sheet row หรือ Update data in a Google Sheet เพื่อส่งข้อมูลจาก HubSpot properties ไปยัง SpreadSheet ของคุณ

วันที่เผยแพร่ 17 ธันวาคม 2567

ใช้การทำงาน Create Google Sheet row หรือ Update data in a Google Sheet เพื่อส่งข้อมูลจาก HubSpot properties ไปยังสเปรดชีตของคุณ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้การทำงานนี้เพื่อส่งข้อมูล Contact จาก Lead ใหม่ไปยังสเปรดชีตสำหรับทีมการขายของคุณ

ก่อนที่คุณจะสามารถเพิ่มข้อมูลไปยัง Google Sheets ผ่าน Workflows คุณต้องเชื่อมต่อ Google Sheets กับบัญชี HubSpot ของคุณ

ก่อนเริ่มต้น

โปรดทราบข้อกำหนดต่อไปนี้เมื่อส่งข้อมูลจาก HubSpot ไปยัง Google Sheets:

• โดยค่าเริ่มต้น HubSpot จะส่งค่า Property ภายในไปยัง Google Sheets สำหรับข้อมูลวันที่ HubSpot จะส่ง Unix timestamps ในหน่วยมิลลิวินาที

  • หากคุณมีการสมัครใช้งาน Operations Hub Professional คุณสามารถจัดรูปแบบข้อมูลวันที่ให้อยู่ในรูปแบบที่คุณต้องการได้โดยเพิ่มการทำงาน Format data ก่อนการทำงาน Create Google Sheets row จากนั้นในเมนูดรอปดาวน์ Property ของการทำงาน Google Sheets ให้เลือกเอาท์พุตวันที่จากการทำงาน Format data

  • คุณยังสามารถแปลงวันที่จากมิลลิวินาทีใน Google Sheets ได้โดยเพิ่มสูตรต่อไปนี้ในคอลัมน์แยกต่างหากในสเปรดชีต: =A1/1000/60/60/24 + DATE(1970,1,1) แทนที่ A1 ด้วยคอลัมน์ที่มี Unix timestamp

• เมื่อใช้การทำงาน Create Google Sheet row ข้อมูลจะไม่ถูกเพิ่มในแถวที่มีอยู่ แต่จะเพิ่มแถวใหม่ในสเปรดชีตแทน ซึ่งอาจกระทบกับเซลล์ที่ถูกอ้างอิงและสูตรที่ใช้งานได้ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้ทำการอ้างอิงเฉพาะแถวที่มีข้อมูลเท่านั้น หากต้องการเพิ่มข้อมูลในแถวที่มีอยู่ให้ใช้การทำงาน Update existing Google Sheet rows

• หลีกเลี่ยงการเพิ่มข้อมูลลงในสเปรดชีตด้วยตนเองที่ HubSpot ส่งข้อมูลไป หากจำเป็นต้องเพิ่มข้อมูลด้วยตนเอง ควรสร้างชีทใหม่และอ้างอิงข้อมูลจากชีทแรกแทน

• เมื่อเลือกสเปรดชีตใน Workflow editor ชีทที่ปรากฏจะเชื่อมโยงกับชีทที่ผู้เชื่อมต่อมีสิทธิ์เข้าถึงเท่านั้น โดยชีทต้องมีคุณสมบัติตรงกับข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้:

  • เป็นของ Drive ของผู้เชื่อมต่อ

  • เคยแชร์กับผู้เชื่อมต่อมาก่อน

  • เป็นของ Shared drive ที่ผู้เชื่อมต่อมีสิทธิ์เข้าถึง

• หากคุณยกเลิกการเชื่อมต่อ Google Sheets และเชื่อมต่อใหม่ด้วยผู้ใช้อื่น ชีทที่ปรากฏอาจแตกต่างกัน ขอแนะนำให้ตรวจสอบ Workflows ที่เกี่ยวข้องก่อนทำการยกเลิกและเชื่อมต่อใหม่

การตั้งค่าสเปรดชีต Google SpreadSheet Setting

เมื่อทำการตั้งค่าสเปรดชีต โปรดทราบข้อกำหนดดังนี้:

• แถวหัวตารางต้องเริ่มต้นที่คอลัมน์แรกของแถวแรก

• คอลัมน์แต่ละคอลัมน์ต้องมีชื่อกำกับเพื่อให้ HubSpot สามารถระบุและส่งข้อมูลไปได้ HubSpot ไม่สามารถส่งข้อมูลไปยังคอลัมน์ที่ไม่มีชื่อได้

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคอลัมน์ในช่วงตารางของคุณมีชื่อกำกับ หลีกเลี่ยงการเว้นว่างคอลัมน์หัวตารางระหว่างคอลัมน์ เพราะอาจทำให้เกิดปัญหาและไม่สามารถอัปเดตสเปรดชีตได้ตามที่คาดไว้ ตัวอย่างเช่น หากสเปรดชีตของคุณใช้คอลัมน์ A ถึง C อย่าเว้นว่างหัวตารางคอลัมน์ B

• มีเพียง 100 คอลัมน์แรกเท่านั้นที่สามารถอัปเดตได้ หากเลือกคอลัมน์หลังจาก 100 คอลัมน์แรกในการตั้งค่าการทำงาน Workflow คอลัมน์นั้นจะไม่ถูกอัปเดต

• สเปรดชีตต้องไม่เกิน 5,000,000 เซลล์

เชื่อมต่อ Google Sheets กับ HubSpot

ก่อนที่คุณจะสามารถเพิ่มข้อมูลไปยัง Google Sheets ผ่าน Workflows คุณต้องเชื่อมต่อ Google Sheets กับบัญชี HubSpot ของคุณ

เพิ่มแถวใหม่ใน Google Sheets

เมื่อใช้การทำงาน Create Google Sheet row เพื่อเพิ่มข้อมูลไปยัง Google Sheets ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสเปรดชีตของคุณได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้อง โดยนอกเหนือจากแถวหัวตารางแล้ว อย่าใส่ข้อมูลอื่นใดในชีทที่คุณจะส่งข้อมูลไป

การทำงานนี้จะไม่เพิ่มข้อมูลในแถวที่มีอยู่ แต่จะเพิ่มแถวใหม่ในสเปรดชีตแทน ซึ่งอาจกระทบกับเซลล์ที่ถูกอ้างอิงและสูตรที่ใช้งานได้ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้ทำการอ้างอิงเฉพาะแถวที่มีข้อมูลเท่านั้น

วิธีเพิ่มแถวใหม่ใน Google Sheets:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ Automations > Workflows
• หากต้องการแก้ไข Workflow ที่มีอยู่ ให้วางเมาส์เหนือ Workflow จากนั้นคลิก Edit หรือสร้าง Workflow ใหม่
• ใน Workflow editor คลิกไอคอน + เพื่อเพิ่มการทำงาน
• ในแถบด้านซ้าย ภายใต้ Google Sheets ให้เลือก Create Google Sheet row
  
  

• คลิกเมนูดรอปดาวน์ Spreadsheet และเลือกสเปรดชีตที่คุณต้องการส่งข้อมูลไป คุณสามารถเลือกจากสเปรดชีตที่ผู้ใช้งานที่เชื่อมต่อ Google Sheets กับ HubSpot เป็นเจ้าของหรือมีสิทธิ์เข้าถึง
• คลิกเมนูดรอปดาวน์ Sheet และเลือกชีทที่คุณต้องการส่งข้อมูลไป ฟิลด์ Sheet หมายถึงแท็บที่อยู่ด้านล่างของสเปรดชีตของคุณ
• ตั้งค่าหัวตารางใน Google Sheets และ Property ที่สอดคล้องกันใน HubSpot HubSpot จะเพิ่มข้อมูลไปยังแถวว่างด้านล่างข้อมูลที่มีอยู่ในชีท โดยแต่ละการทำงานสามารถเพิ่มข้อมูลได้สูงสุด 20 เซลล์ต่อแถว
  • คลิกเมนูดรอปดาวน์ Header และเลือกหัวตารางใน Google Sheets ที่ต้องการส่งข้อมูลไป
  • คลิกเมนูดรอปดาวน์ Property และเลือก Property ใน HubSpot ที่คุณต้องการส่งข้อมูลจาก
• หลังจากตั้งค่าการทำงาน Workflow แล้ว คลิก Save
  
  

อัปเดตแถวที่มีอยู่ใน Google Sheet

เมื่อใช้การดำเนินการ Update existing Google Sheet rows ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสเปรดชีตของคุณถูกจัดรูปแบบอย่างถูกต้อง

การดำเนินการนี้จะอัปเดตข้อมูลที่อยู่ใน Google Sheet เท่านั้น โดยค่าเริ่มต้นจะไม่มีการเพิ่มแถวใหม่ใน Google Sheet มีเพียงแถวที่มีอยู่เท่านั้นที่จะได้รับการอัปเดต

วิธีอัปเดตแถวที่มีอยู่ใน Google Sheet:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ Automations > Workflows
• หากต้องการแก้ไขเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ ให้เลื่อนเมาส์ไปที่เวิร์กโฟลว์ จากนั้นคลิก Edit หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่
• ในตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ ให้คลิกไอคอน + เพื่อเพิ่มการดำเนินการ
• ในแผงด้านซ้าย ให้เลือก Update data in a Google Sheet
  
  

• คลิกเมนูดรอปดาวน์ Spreadsheet แล้วเลือกสเปรดชีตที่คุณต้องการส่งข้อมูลไป คุณสามารถเลือกจากสเปรดชีตที่เป็นของผู้ใช้ที่เชื่อมต่อ Google Sheets กับ HubSpot หรือที่ถูกแชร์กับผู้ใช้นั้น
• คลิกเมนูดรอปดาวน์ Sheet แล้วเลือกชีตที่คุณต้องการส่งข้อมูลไป Sheet หมายถึงแท็บที่ด้านล่างของสเปรดชีต
• ตั้งค่า unique identifiers เพื่อจับคู่ข้อมูลใน Google Sheets กับข้อมูลใน HubSpot โดยเมื่อค่าของเซลล์ใน Lookup column header ที่เลือกตรงกับค่าของ HubSpot Property ที่เลือกสำหรับระเบียนที่ลงทะเบียน แถวที่มีเซลล์ที่ตรงกันจะได้รับการอัปเดต หากมีหลายแถวที่มีค่าตรงกัน จะมีเพียงแถวแรกเท่านั้นที่จะถูกอัปเดต
  • คลิกเมนูดรอปดาวน์ Lookup column header และเลือกส่วนหัวคอลัมน์ในสเปรดชีต ซึ่งควรตรงกับ HubSpot Property ที่จะใช้เป็น unique identifier ตัวอย่างเช่น อีเมลติดต่อเพราะเป็นข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละบุคคล
  • คลิกเมนูดรอปดาวน์ Lookup column property และเลือก Property ที่ตรงกับ Lookup column header เพื่อนำไปใช้เป็นตัวระบุสำหรับการอัปเดต
• ในเมนูดรอปดาวน์ create a new row if none match:
  • หากคุณต้องการสร้างแถวใหม่เมื่อไม่มีค่า Lookup column header และ Lookup column property ตรงกัน ให้คลิก Yes ระบบจะสร้างแถวใหม่ที่มีเฉพาะ Property ที่ตั้งค่าไว้ในส่วน Select columns to update
  • หากคุณไม่ต้องการสร้างแถวใหม่เมื่อไม่มีค่าตรงกัน ให้คลิก No
• ตั้งค่าคอลัมน์ในสเปรดชีตที่คุณต้องการอัปเดต:
  • คลิกเมนูดรอปดาวน์ Select columns to update รายการส่วนหัวคอลัมน์จากสเปรดชีตที่เลือกจะแสดงขึ้น จากนั้นเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการอัปเดต
  • คลิกเมนูดรอปดาวน์ใต้ส่วนหัวคอลัมน์ แล้วเลือกตัวเลือกที่ต้องการ คุณสามารถเลือกอัปเดตข้อมูลด้วยค่าที่มีอยู่จาก Property ของระเบียนที่ลงทะเบียน หรือผลลัพธ์จากการดำเนินการในเวิร์กโฟลว์ก่อนหน้า
  • หากต้องการเพิ่มคอลัมน์อื่นเพื่ออัปเดต ให้คลิก Add a column คุณสามารถเพิ่มได้สูงสุด 100 คอลัมน์
  • หากต้องการลบคอลัมน์ ให้คลิกไอคอน delete ถัดจากส่วนหัวคอลัมน์
• คลิก Save
  
  

ที่มา: https://knowledge.hubspot.com/workflows/add-data-to-google-sheets-with-workflows