สร้าง Workflow เพื่อทำให้กระบวนการทางการตลาด การขาย และการบริการของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติ และทำให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น กำหนดเกณฑ์การทำ Enroll เพื่อ Record โดยอัตโนมัติและดำเนินการกับ Contact, Company, Deal, Quotes และ Ticket ได้
ในการเริ่มต้นสร้าง Workflow
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ Automation > Workflows
- หากต้องการสร้าง Workflow ใหม่ ให้คลิก Create Workflow ที่ด้านขวาบน
คุณยังสามารถแก้ไขหรือ Clone Workflow ที่มีอยู่ได้โดยวางเมาส์เหนือ Workflow แล้วคลิก Clone หรือ Edit
เลือกวัตถุประสงค์และประเภทของ Workflow
ในหน้าการตั้งค่า Workflow เลือกแท็บ Start from scratch หรือ Templates เพื่อตั้งค่า Workflow ตั้งแต่เริ่มต้น หรือเริ่มต้นใช้งานเทมเพลตและการดำเนินการตามกรณีใช้งานบ่อย ขึ้นอยู่กับขั้นตอนการตั้งค่าที่คุณเลือก คุณจะได้รับให้เลือกวัตถุประสงค์และประเภทของ Workflow
Start from scratch
หากคุณได้เลือกที่ Start from scratch
ในแผงด้านซ้าย ให้เลือก [object]-based เพื่อเลือกวัตถุประสงค์ของ Workflow ของคุณ ซึ่งจะกำหนดประเภทของ Record ที่สามารถลงทะเบียนใน Workflow เมื่อสร้าง Workflow ตั้งแต่เริ่มต้น คุณสามารถเลือกจากวัตถุประสงค์ต่อไปนี้:
- Contacts
- Company
- Deals
- Quotes (Sales Hub Enterprise)
- Tickets (Service Hub Professional หรือ Enterprise)
- Custom Objects (Enterprise เท่านั้น)
- Conversation
- Feedback Submissions (Service Hub Professional หรือ Enterprise)
ในแผงด้านขวาให้เลือกประเภท Workflow ของคุณ
- Blank Workflow: เริ่มต้นด้วย Workflow ที่ว่างเปล่า และเพิ่ม Enrollment Triggers, Action และ Delays ของคุณเอง
- Schedule date: เพื่อตั้งเวลาการเริ่มต้นทำงานให้กับ Workflow
- Specific date หรือ Contact date property (สำหรับ Contact-Base Workflow เท่านั้น): เริ่มต้นด้วย Workflow ที่ว่างเปล่าและเพิ่ม Action ตามวันที่ที่ระบุ หรือวันที่ที่กำหนดใน Specific Property ใน Record ที่ Enroll
- จากนั้นคลิก Next จากนั้นคุณจะถูกนำไปที่ตัวแก้ไขสำหรับ Workflow
- คลิกไอคอนดินสอ เพื่อตั้งชื่อ Workflow ของคุณ
ใช้ Template
หากคุณเลือกใช้เทมเพลตเพื่อตั้งค่า Workflow ของคุณ:
- ในแผงด้านซ้าย ให้ค้นหาหรือคลิก Template ที่คุณต้องการใช้
ในหน้าจอการตั้งค่าเทมเพลตของ Workflow คุณจะได้รับคำแนะนำตลอดกระบวนการสร้าง Workflow ทีละขั้นตอน:
- ในแต่ละหน้าของคู่มือการตั้งค่า ให้ตั้งค่า Fields ที่จำเป็น คลิก Next ที่ด้านล่างขวาเพื่อไปยังหน้าถัดไป
- หากคุณต้องการข้ามการตั้งค่าเทมเพลตของ Workflow ทีละขั้นตอน ให้คลิก Set up in workflow builder ที่ด้านล่างขวา ในตัวแก้ไขของ Workflow เทมเพลตจะแสดงพร้อมกัน
ในขั้นตอนสุดท้ายของคู่มือการตั้งค่า ให้คลิก Create ที่ด้านล่างขวาเพื่อสร้าง Workflow คุณจะถูกนำไปที่ตัวแก้ไข Workflow
ตั้งค่า Enrollment Triggers
Enrollment Triggers คือชุดของเกณฑ์ที่จะบันทึกข้อมูลใน Workflow โดยอัตโนมัติ หากคุณต้องการทำด้วยตนเองเท่านั้น ให้ปล่อยช่อง Enrollment Triggers ไว้
- ในตัวแก้ไข Workflow (Workflow Editor) ให้คลิก Set up triggers เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ ตั้งค่า Enrollment Triggers ใน Workflow
ในแผงด้านขวา เลือก Filter Type สำหรับ Enrollment Triggers ของคุณ จากนั้นคลิก Apply Filter
ตามค่าเริ่มต้น (ค่า Default) Record จะ Enroll ใน Workflow ในครั้งแรกที่ตรงกับ Enrollment Triggers วิธีเปิดใช้งานการ Re-Enrollment มีดังนี้:
- ในแผงด้านขวา ให้คลิกแท็บ Re-enrollment
- คลิกเพื่อเปิดสวิตช์ Re-enrollment
- เลือก Triggers ที่คุณต้องการใช้สำหรับ Re-enrollment เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ ตั้งค่า Enrollment Triggers ใน Workflow
เพิ่ม Enrollment Triggers เพิ่มเติมหากจำเป็น
เมื่อเสร็จแล้ว คลิก Save
Add Actions
Workflow ส่วนใหญ่ เช่น สร้าง Task และส่งอีเมล สามารถบันทึกได้โดยไม่ต้องตั้งค่ารายละเอียดทั้งหมด ซึ่งจะช่วยปรับปรุงการสร้าง Workflow โดยอนุญาตให้คุณเพิ่ม Action ของคุณเป็นตัวยึดตำแหน่งก่อน จากนั้นจึงตั้งค่ารายละเอียดที่เหลือในภายหลังก่อนที่จะเปิดใช้ Workflow
ตัวอย่างเช่น คุณกำลังตั้งค่า Workflow สำหรับแคมเปญการตลาดทางอีเมลที่กำลังจะมีขึ้น แม้ว่าคุณจะยังสร้างอีเมลที่จะส่งไม่เสร็จ คุณสามารถเพิ่มการดำเนินการส่งอีเมลทั้งหมดที่คุณต้องการได้ จากนั้นจึงเพิ่มอีเมลเมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น
ต้องเพิ่ม Placeholder Action ก่อนที่คุณจะสามารถเปิดใช้ Workflow ได้
ในการเพิ่ม Action ให้กับ Workflow:
- คลิกไอคอน + บวก
- ในแผงด้านขวา เลือก Action เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Choose your workflow action
โปรดทราบ: Action ที่คุณทำได้ขึ้นอยู่กับการสมัครของคุณ Action ที่ถูกล็อคจำเป็นต้องมีการอัปเกรดบัญชี HubSpot
- ตั้งค่ารายละเอียดของ Action จากนั้นคลิก Save หรือหากคุณกำลังเพิ่ม Action เป็นตัวยึด ให้คลิก Save โดยไม่ต้องกรอกรายละเอียดการดำเนินการ (Action Detail)
- คลิกไอคอนเครื่องหมาย + บวก เพื่อเพิ่ม Workflow Action
- หากคุณกำลังสร้างเวิร์กโฟลว์ตามผู้ติดต่อเพื่อส่งอีเมลการตลาด ขอแนะนำให้กำหนดเป้าหมายเวิร์กโฟลว์เพื่อ วัดการมีส่วนร่วมกับเนื้อหาของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เป้าหมายในเวิร์กโฟลว์ตามการติดต่อ
หลังจากเพิ่ม Action แล้ว คุณสามารถ Clone หรือย้าย Action นั้นเพื่อปรับปรุงกระบวนการสร้าง Workflow ได้ และถ้าคุณต้องการเขียนหมายเหตุ (Note) เกี่ยวกับ Workflow Action สำหรับคุณหรือข้อมูลอ้างอิงของทีม
เมื่อสร้าง Workflow ที่ใหญ่ขึ้น คุณสามารถใช้แผนผังย่อของ Workflow เพื่อดูสถาปัตยกรรมของ Workflow ของคุณได้เร็วขึ้น ในการใช้แผนที่ย่อของ Workflow นั้น ทำได้ดังนี้
- ที่มุมซ้ายบนของ Workflow คลิก Show Minimap
- เมื่อเปิดแผนที่ย่อ คุณสามารถวางเมาส์เหนือ Workflow Action เพื่อดูชื่อของ Action และคลิกพื้นที่ของแผนที่ย่อเพื่อนำทางไปที่นั่น
- หากต้องการปิดแผนที่ย่อ ให้คลิกไอคอนลูกศร ที่ด้านบนขวาของแผนที่ย่อ
เปิด Workflow ของคุณ
หลังจากตั้งค่า Workflow ของคุณแล้ว ให้เปิด Workflow เพื่อเริ่มการทำงานแบบอัตโนมัติ ถ้าคุณยังไม่ได้ใส่รายละเอียดใด ๆ จะต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นก่อนที่คุณจะสามารถเปิด Workflow ได้
หากต้องการตรวจสอบรายละเอียดและเปิด Workflow ของคุณ ทำตามขั้นตอนดังนี้
- ที่มุมขวาบน ให้คลิก Review
- เลือก Enroll Record ที่ตรงกับ Enrollment Triggers หรือ Enroll Record ที่ตรงกับ Triggers ในอนาคต:
- มีเพียง Enroll Record ที่ตรงกับ Enrollment Triggers หลังจากเปิด Workflow แล้ว ให้เลือก No, only enroll [objects] which meet the trigger criteria after turning the workflow on.
- Record ที่มีอยู่ซึ่งตรงกับ Trigger ให้เลือก Yes, enroll existing [objects] which meet the trigger criteria as of now.
- หากคุณมีบัญชี Marketing Hub Starter, Professional หรือ Enterprise ใน Contact-Based Workflow คุณสามารถดูรายชื่อ Contact ที่ตรงตามเกณฑ์ได้ ด้วยการคลิก Use lists to see these contacts รายการ (List) จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติและสามารถเข้าถึงได้จากแดชบอร์ดรายการของคุณ
- ตรวจสอบการตั้งค่า Workflow ที่เหลือของคุณ รวมถึงการเชื่อมต่อและการยกเลิก (Unenrollment) จากนั้นคลิก Turn on
- ใน Dialog box ให้คลิก Yes, turn on
หลังจากที่คุณเปิด Workflow คุณสามารถดูประวัติ Workflow เพื่อตรวจสอบ Record