Import files เข้าระบบ HubSpot

ก่อนจะเริ่ม Import ต้องเตรียม File สำหรับ Import “Set up your import file”

สามารถ Import ไฟล์เข้าระบบตาม Objects ต่อไปนี้

Standard: contacts, companies, deals, and tickets.

Import one object (นำข้อมูลเข้าระบบ 1 Object เช่น Contact)

• เช็กไฟล์ที่จะนำเข้าระบบ ให้แน่ใจว่า Properties ต่าง ๆ ที่จะนำเข้ามีในระบบ HubSpot ซึ่งไฟล์ที่จะนำเข้าจะต้องเป็นข้อมูลเพียง 1 Object เท่านั้น เช่น ถ้าคุณต้องการนำเข้าไฟล์ที่เป็นข้อมูลเกี่ยวกับ ไฟล์ที่จะนำเข้าต้องเป็นข้อมูลที่เกี่ยวกับ Contact ทั้งหมด
• เข้าระบบ HubSpot เลือก Menu >> Contact

Import records and activities

• Click Start an import. 
• เลือก File from computer, แล้ว click Next. 
• เลือก One file, แล้ว click Next. 
• เลือก One object, แล้ว click Next. 
• เลือก the object หรือ activity เพื่อนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ โดย Calls และ Tasks เป็นเพียง Activity เดียวที่สามารถนำเข้าเองได้

Import files เข้าระบบ HubSpot

• เลือก Mapping ข้อมูลจากไฟล์ที่นำเข้ากับ Properties ใน HubSpot
  *ถ้าตั้งชื่อ Column ในไฟล์ที่นำเข้า กับชื่อ Properties HubSpot ตรงกันระบบจะ Match Automation
• ถ้ามี column ที่ไม่ Match กับ Properties ให้กดเลือก dropdown
• เลือก Property ที่มีอยู่ในระบบให้ตรงกับข้อมูลที่จะนำเข้า
• เลือก Create a new property เพื่อสร้าง property ใหม่
• เลือก Don’t Import Column เพื่อข้ามการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ
• เลือก Don’t import data in unmatched column ถ้าไม่ต้องการ import ข้อมูลที่ unmatched
• เมื่อเลือกข้อมูลเสร็จแล้วก็ Click finish import

Import multiple objects (นำข้อมูลเข้าระบบมากกว่า 1 Object)

การนำเข้า Multiple Objects หรือ Activities หลายรายการจากไฟล์เดียว:

• เลือก One file, แล้วคลิก Next
• เลือก Multiple objects, แล้วคลิก Next
• เลือก the objects and activities ในไฟล์ของคุณแล้วคลิก Next
  
  

การนำเข้า Multiple Objects หรือ Activities หลายรายการจากสองไฟล์:

• เลือก Multiple files with associations, แล้วคลิก Next
• เลือก the two objects หรือ objects and activity แล้วคลิก Next
• เลือก the objects and activities ในไฟล์ของคุณแล้วคลิก Next

 

เมื่อต้องการ Import Objects/Activities ให้คลิกเลือกไฟล์ จากนั้นเลือกไฟล์นำเข้าของคุณ
คลิกเมนู Dropdrown เพื่อเลือกวิธีการนำเข้า ของแต่ละ Objects/Activities  แล้วเลือกวิธีนำเข้าข้อมูลของคุณ:

Create and update [records/activities]: การนำเข้าจะสร้าง records/activities ใหม่ ตลอดจนระบุและอัปเดต records/activities มีอยู่ หากต้องการสร้าง records/activities ใหม่ ไฟล์ของคุณต้องมี  required-properties อยู่ด้วย แต่หากต้องการอัปเดต records/activities ที่มีอยู่ ไฟล์ของคุณจะต้องมี unique identifier อยู่ด้วย

Create new [records/activities] only: การนำเข้าจะสร้างเฉพาะ records/activities ใหม่เท่านั้น record ที่มีอยู่ในไฟล์จะไม่สามารถสร้างได้ และหากต้องการสร้าง records/activities ที่มีอยู่ ไฟล์ของคุณจะต้องมี ไฟล์ของคุณต้องมี  required-properties อยู่ด้วย 

Update existing [records/activities] only: การนำเข้าจะอัปเดตเฉพาะ records ที่มีอยู่เท่านั้น records/activities ใหม่ จะไม่สามารถอัปเดตได้  หากต้องการอัปเดต records ที่มีอยู่ ที่มีอยู่ ไฟล์ของคุณจะต้องมี unique identifier อยู่ด้วย

โปรดทราบ: คุณไม่สามารถอัปเดต Activities จากการ Import ได้ ไม่ว่าคุณจะเลือกนำเข้าข้อมูลอย่างไร

หากคุณต้องนำเข้าข้อมูลในภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษาเริ่มต้นของคุณ ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลง Select the language of the column headers in your file and select the language. การเลือกภาษาที่ถูกต้องจะทำให้ HubSpot สามารถจับคู่ส่วนหัวของคอลัมน์กับคุณสมบัติเริ่มต้นที่มีอยู่ได้ดีขึ้น ถ้าไม่ตรงกับภาษาที่คุณเลือก HubSpot จะค้นหา properties ภาษาอังกฤษที่ตรงกัน

• คลิก Next
• หากคุณต้องการนำเข้าและเชื่อมโยงหลาย Objects ในสองไฟล์ ให้ระบุว่าคอลัมน์ใดบ้างที่รวมอยู่ในสองไฟล์นั้น:
  • ไปที่ Common column headers found in your files แล้วไปที่ Dropdown menu แล้วเลือก Name

• • คลิกที่ Object ใดที่เป็น [คอลัมน์ทั่วไป] เป็นคีย์เฉพาะสำหรับ เมนู dropdown จากนั้นเลือก Object ที่ต้องการนำเข้าใน Properties ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังนำเข้ารายชื่อติดต่อและบริษัท และใช้ชื่อบริษัทเป็นคอลัมน์ทั่วไป ให้เลือก บริษัท เพื่ออัปโหลดข้อมูลนี้ไปยังเรกคอร์ดของบริษัท

• • คลิก Next

• • การ Map columns ในไฟล์ของคุณไปยัง properties ของ [object/activity] HubSpot จะจับคู่ columns ในไฟล์ของคุณกับ Object ที่เลือกหรือ Activity's Properties ด้านบน ตาม Header, ภาษา และชื่อ Property หากคุณนำเข้าไฟล์สองไฟล์ จะมีหน้าการ Map สำหรับแต่ละ Object หรือ Activity

• • คู่มือการ Map แสดง Object ที่จำเป็นในการ สร้าง และ/หรือ อัปเดต Object หรือ Activity หากไฟล์ของคุณไม่มี Object ที่จำเป็นในการบรรลุเป้าหมายการ Import ของคุณ (เช่น คุณเลือกที่จะอัปเดต Deal ที่มีอยู่แต่ไม่ได้รวมคอลัมน์ ID Record) คุณควรแก้ไขไฟล์นำเข้าและเริ่มการนำเข้าใหม่เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด .
  • In the Preview Information column, there’s a preview of the first three rows from your spreadsheet.
    If there are no errors detected in the first 100 rows of a column, there will be a success checkmark in the Mapped column.

ในคอลัมน์ Preview Infomation มีการแสดงตัวอย่าง สามแถวแรกจาก Spreedcheet ของคุณ
หากไม่พบข้อผิดพลาดใน 100 แถวแรกของคอลัมน์ จะมีเครื่องหมายถูกในคอลัมน์ที่แมป
หากตรวจพบข้อผิดพลาดบางอย่างใน 100 แถวแรกของคอลัมน์ จะมีไอคอน เครื่องหมาย ! alert icon เพื่อแจ้งเตือนในคอลัมน์ที่ Mapped ให้วางเมาส์เหนือไอคอนเพื่อดูข้อผิดพลาด แล้วคลิก Fix import errors เพื่อเรียนรู้วิธีแก้ไขข้อผิดพลาด

หากมีการ Map Column กับ Property ของ Object หรือ Acitity ที่ไม่ถูกต้อง ให้คลิกเมนู Dropdown ในคอลัมน์ Imports as จากนั้นเลือก Property [Object/Activity] ที่ถูกต้อง

 

หาก Column ใดไม่ Map กับ Property ที่มีอยู่ หรือ Map กับ Property ที่ไม่ถูกต้อง ให้คลิกเมนู Dropdown ใน Column HubSpot property

ถ้าหากเจอกรณีที่ไม่ Match ให้คลิก Corresponding ที่ Dropdown ใน Column HubSpot Property ในเมนู Dropdown คุณสามารถดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• เมื่อต้องการ Mapping Column กับ Property ที่มีอยู่  ให้เลือก existing property.
  • หากต้องการ Map Column กับ Property ที่มีอยู่ ให้ค้นหาและเลือก Property ที่มีอยู่ โดยคุณสามารถวางเมาส์เหนือ Property เพื่อดูรายละเอียดและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจับคู่กับ Property ได้ถูกต้องก่อนทำการเลือก
    
• หากต้องการตั้งค่า Property ที่กำหนดเองใหม่ ให้คลิกสร้าง New Property จากนั้นตั้งค่า New Property ของคุณในแผงด้านขวา ข้อมูลใน Column จะถูก Mapping กับ Property ที่กำหนด

• • หากต้องการตั้งค่า Custom Object เองใหม่ (เฉพาะ Object) ให้คลิก Custom Object ม่ จากนั้นตั้งค่า Property ของคุณในแผงด้านขวา ข้อมูลใน Column จะถูก Map กับ Custom Object นี้
• หากต้องการข้ามการนำเข้าข้อมูลจากแต่ละแถว ให้คลิก Dropdown ใน Column Import As จากนั้นเลือก Don't import column หากต้องการข้ามการนำเข้าข้อมูลจากคอลัมน์ที่ไม่ได้ Map ทั้งหมด ให้ทำเครื่องหมายที่ Don't import data in unmapped columns ตรงมุมด้านล่างขวา
• หากคุณกำลัง Update Record ที่มีอยู่ หรือต้องการหลีกเลี่ยงการทำซ้ำในขณะที่ Associating Records ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จับคู่ unique identifier ได้อย่างถูกต้อง (เช่น Record ID, Email, Company Domain Name, or Unique Value Properties):
  • Record ID: คลิก Dropdown menu ใน Import as Column จากนั้นเลือก Record ID หรือหากคุณกำลังนำเข้าหลาย Objects ให้เลือก Record ID - [Objects] สำหรับ Objects ที่ถูกต้อง ถ้าแถวในไฟล์ของคุณไม่มีค่าสำหรับ Record ID Record ใหม่จะถูกสร้างขึ้น

• • Custom Unique Value Property (Deal Ticket และ Custom Object เท่านั้น): หากคุณสร้าง Unique Value Property ให้ Map Column กับ Property นั้นใน HubSpot Property Column หากคุณนำเข้า Unique Value Property หลายรายการ คุณจะต้องเลือก Property ที่จะใช้เป็นตัวระบุในหน้ารายละเอียดก่อนที่จะเสร็จสิ้นการ Import 
  • Email (เฉพาะผู้ติดต่อเท่านั้น) หรือ Company domain name (เฉพาะบริษัท): จับคู่ Column กับ Properties ที่เกี่ยวข้องใน Column HubSpot Property มีตัวเลือกเพิ่มเติมเมื่อใช้ Properties เหล่านี้
    • เพื่อป้องกันไม่ให้การ Import เขียนทับ Property แต่ละรายการของ Record ให้เลือกกาเครื่องหมาย Don’t overwrite หากคุณไม่ต้องการ Update Record ที่มีค่าที่มีอยู่สำหรับ Property นั้น
    • เพื่อป้องกันไม่ให้การ Import เขียนทับ Property ทั้งหมดที่รวมอยู่ใน Import ให้เลือทำเครื่องหมายที่ด้านบนของตาราง เมื่อเลือกช่องทำเครื่องหมายแล้ว การ Import จะไม่ Update Properties ของ Record ใดๆ ที่มีค่า แต่หากเป็น Record ใหม่ หรือ Record เดิมที่ไม่มีค่าสำหรับ Property นั้น จะได้รับการอัปเดต
      
      

โปรดทราบ: สถานการณ์ต่อไปนี้เป็นข้อยกเว้นเมื่อใช้ unique identifiers

• • เมื่อ Associating line items กับผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่แล้ว จะไม่มี Record ID สำหรับผลิตภัณฑ์ สำหรับไฟล์ line items  ให้เลือก Line item properties ใน Column Import as และ Product ID ใน HubSpot property column แทน

• • หากคุณใช้ secondary email ของผู้ติดต่อที่มีอยู่เป็นตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน อีเมลรองจะไม่แทนที่อีเมลหลักตราบใดที่คุณไม่ได้รวมคอลัมน์ Record ID  ในไฟล์ของคุณ หากคุณใส่ทั้งอีเมลสำรองและ Record ID ในไฟล์ของคุณ secondary email จะแทนที่ primary email เมื่อมีการนำเข้า

• หากคุณกำลัง Import และ associating Object หลายรายการ ให้นำเข้า association labels (Professional และ Enterprise เท่านั้น):

• • คลิกเมนู Ddropdown จากนั้นเลือก Association Label การนำเข้า Association ใหม่จะไม่เขียนทับ Association Label ที่มีอยู่ Label ที่นำเข้าจะถูกเพิ่มลงใน Record เป็น Association Label 
  • เมื่อนำเข้า 2 Objects HubSpot property column จะเติมข้อมูลความสัมพันธ์ของ Object โดยอัตโนมัติสำหรับ Object ที่คุณกำลังนำเข้า (เช่น Contact และ Company) หากคุณกำลังนำเข้ามากกว่า 2 Objects ให้เลือก 2 Objects ที่อธิบายความสัมพันธ์ของ Association Labels
  • 

• เมื่อ Map Column ทั้งหมดหรือตั้งค่าเป็น ไม่ต้องนำเข้า Column จากนั้นให้คลิก Next หากคุณ Import สองไฟล์ ให้ Map คุณสมบัติของ Object หรือ Activity ที่สอง จากนั้นคลิก Next

• ป้อนรายละเอียดการ Import ของคุณ:
  • เลือก Import name.
  • หากไฟล์ของคุณมี Value Object ไม่ซ้ำกันหลายรายการ (Deal/Ticket/Cutstom Object เท่านั้น) ให้คลิก Object ที่จะใช้เพื่อค้นหา ที่เมนู Dropdown [Object] ที่มีอยู่ และเลือก Object ที่คุณต้องการใช้เพื่ออัปเดตหรือลบ Record ที่ซ้ำกัน
  • หากคุณกำลัง Import Contact:
    • หากต้องการสร้าง Contact ที่นำเข้าโดยอัตโนมัติ ให้กาเครื่องหมายลือก Create a list of contacts from this import แม้ว่าคุณจะ Import เพื่อเพิ่ม Contact ที่มีอยู่ลงในรายการเท่านั้น (เช่น a file with Email or Record ID values but no new property values) Record จะยังคงรวมเป็น Record ที่อัปเดตแล้วในตารางประวัติการนำเข้าและสรุปการนำเข้าของแต่ละรายการ
    • เพื่อตกลงว่า Contact ได้ทราบข้อมูลจากคุณแล้ว และไฟล์ Import ของคุณไม่มีรายการที่ซื้อ ให้เลือกกาเครื่องหมายที่ HubSpot's acceptable use policy.
    • หากคุณเปิดใช้ฟังก์ชันระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR) ในบัญชีของคุณ ให้คลิก Dropdown Set the legal basis for processing a contact's data และเลือก a lawful basis of processing.
  • หากคุณกำลัง Import ไฟล์ที่มี Object เป็นวันที่ ให้คลิก Dropdown เลือก รูปแบบวันที่ และยืนยันว่าค่าวันที่ใน spreadsheet ของคุณว่าได้รับการจัดรูปแบบอย่างไร
  • หากคุณกำลัง Import ไฟล์ที่มี Object เป็นตัวเลข ให้คลิก Dropdown เลือก รูปแบบตัวเลข และยืนยันว่าจะใช้รูปแบบตัวเลขของประเทศใดสำหรับข้อมูลของคุณ

• เมื่อคุณตั้งค่าตัวเลือกสำหรับการ Import เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก Finish import.

• • เมื่อ Import เข้ามาแล้ว คุณสามารถดู Record ใหม่และที่อัปเดตแต่ละหน้าของ object's index page  หรือ  tasks index page หรือ activities on records.  หากการ Import ของคุณมีข้อผิดพลาด ให้เรียนรู้วิธี resolve import errors ของการ Import   และคุณยังสามารถดู วิเคราะห์ และดำเนินการกับการ Import ก่อนหน้านี้ของคุณ รวมถึงการสร้าง List, View หรือ Delete Record ที่นำเข้า

https://knowledge.hubspot.com/crm-setup/import-and-associate-multiple-objects