CRM: การใช้งาน Object ใหม่ "Project"

ทำความรู้จักและเริ่มต้นใช้งาน Project Object ฟีเจอร์ใหม่ใน HubSpot ที่ช่วยให้คุณจัดการโครงการ สร้างงาน (Tasks) และติดตามความคืบหน้าได้ครบจบในที่เดียว พร้อมเชื่อมโยงข้อมูลกับ Deals หรือ Tickets ของลูกค้าได้อย่างราบรื่น

วิดีโอสาธิตทีละขั้นตอน:

การเปิดใช้งาน Project Object

หากคุณไม่พบเมนู Project ในแถบ CRM คุณสามารถเข้าไปเปิดใช้งานได้ตามขั้นตอนดังนี้:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ไอคอน Settings (การตั้งค่า)

2. ที่แถบเมนูด้านซ้าย ไปที่ Data Management (การจัดการข้อมูล) > Data Model (โมเดลข้อมูล)

3. คลิกที่ Edit Data Model (แก้ไขโมเดลข้อมูล)

4. มองหา Projects คลิกที่จุดสามจุด (More) แล้วเลือก Enable Object (เปิดใช้งาน)

ขั้นตอนการสร้าง Project ใหม่

เมื่อเปิดใช้งานแล้ว คุณสามารถเริ่มสร้างโครงการได้ที่เมนู CRM:

1. ไปที่แถบเมนู CRM > เลือก Projects

2. คลิกปุ่ม Add Project (เพิ่มโปรเจกต์) > Create New (สร้างใหม่)

3. ตั้งค่าข้อมูลเบื้องต้น:

   • Name: ตั้งชื่อโปรเจกต์

   • Pipeline & Stage: เลือกไปป์ไลน์และขั้นตอนที่ต้องการ (เช่น Planning)

   • Status & Priority: กำหนดสถานะและลำดับความสำคัญ

   • Owner: ระบุผู้รับผิดชอบโครงการ

   • Dates: กำหนดวันเริ่มต้นและวันที่ครบกำหนด (Start & Target Date)

4. คลิก Create Project เพื่อบันทึกข้อมูล

การจัดการงาน (Tasks) และการเชื่อมโยงข้อมูล

คุณสามารถบริหารจัดการรายละเอียดภายในโปรเจกต์ได้เหมือนกับ Object อื่นๆ ใน HubSpot:

• Create Tasks: สร้างงานย่อยภายในโปรเจกต์ มอบหมายให้ทีมงาน และกำหนดประเภทสิ่งที่ต้องทำ (To-do)

• Associations: เชื่อมโยงโปรเจกต์เข้ากับ Deals หรือ Tickets เพื่อให้เห็นภาพรวมของการทำงานร่วมกับลูกค้า

• Attachments: สามารถแนบไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้ทันที

มุมมองการแสดงผล (Project Views)

HubSpot รองรับการแสดงผลโปรเจกต์ได้ 3 รูปแบบ เพื่อให้เหมาะกับการติดตามงานที่แตกต่างกัน:

1. Gantt Chart View: มุมมองแผนภูมิแกนต์สำหรับดูไทม์ไลน์

   • ปรับขยายระยะเวลาได้ง่ายๆ เพียงคลิกและลาก (Drag & Drop)

   • เลือกดูได้ทั้งแบบ รายวัน, รายสัปดาห์, รายเดือน หรือรายไตรมาส

   • ปุ่ม Today เพื่อดึงหน้าจอกลับมาที่วันที่ปัจจุบันทันที

2. Board View: มุมมองแบบ Kanban Board สามารถลากวางโปรเจกต์เพื่อเปลี่ยน Stage ได้อย่างรวดเร็ว

3. Table View: มุมมองแบบตารางรายการเหมือน Object ทั่วไป ง่ายต่อการไล่ดูข้อมูลปริมาณมาก

การตั้งค่าขั้นสูง (Advanced Settings)

คุณสามารถปรับแต่ง Project Object ให้เข้ากับกระบวนการทำงานของบริษัทได้ที่เมนู Settings:

• Manage Pipelines: สร้างไปป์ไลน์ใหม่ หรือแก้ไขขั้นตอน (Stages) และกฎเกณฑ์ต่างๆ

• Automation: ตั้งค่าระบบอัตโนมัติ เช่น เมื่อโปรเจกต์เปลี่ยนสถานะเป็น "เสร็จสมบูรณ์" ให้ระบบแจ้งเตือนไปยังผู้ที่เกี่ยวข้อง

• Custom Properties: สร้างฟิลด์ข้อมูล (Properties) เฉพาะสำหรับโปรเจกต์ของคุณเองได้ไม่จำกัด

Tip: หากต้องการดูภาพรวมโปรเจกต์อย่างรวดเร็วในหน้า Index ให้คลิกปุ่ม Preview เพื่อดูรายละเอียดและงานที่เกี่ยวข้องโดยไม่ต้องกดเข้าไปในหน้า Object หลั