Store Sensitive Data in HubSpot: การเก็บข้อมูลและไฟล์ที่ไม่สามารถเปิดเผยได้

Store Sensitive Data in HubSpot: การเก็บข้อมูลและไฟล์ที่ไม่สามารถเปิดเผยได้

วันที่เผยแพร่ 13 มกราคม 2567

ในการจัดเก็บข้อมูลที่มีความอ่อนไหวในบัญชี HubSpot ของคุณ เช่น ข้อมูลประจำตัว การเงิน สุขภาพ หรือข้อมูลทางการแพทย์ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ Super Admin สามารถเปิดการตั้งค่า Sensitive Data ได้ เมื่อเปิดใช้งานแล้ว คุณสามารถสร้าง Custom Property เพื่อจัดเก็บข้อมูลที่มีความอ่อนไหว และจำกัดการเข้าถึงของผู้ใช้ใน Property ด้วยการตั้งค่าสิทธิ์ในระดับ Field Level

ก่อนเริ่มต้น

ก่อนเริ่มต้นจัดเก็บข้อมูลที่มีความอ่อนไหว โปรดตรวจสอบข้อมูลต่อไปนี้ รวมถึงข้อกำหนด ข้อจำกัด และคำแนะนำที่เกี่ยวข้องกับฟังก์ชัน Sensitive Data

• คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลที่มีความอ่อนไหวบางประเภทเท่านั้นใน HubSpot โปรดดูหน้า Sensitive Data Terms เพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณสามารถจัดเก็บได้และฟีเจอร์ใดที่รองรับ
• เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ Super Admin เท่านั้นที่สามารถเปิดใช้งาน Sensitive Data ได้ เมื่อเปิดการตั้งค่า Sensitive Data แล้ว จะไม่สามารถปิดการตั้งค่านี้ได้
• เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ Super Admin เท่านั้นที่สามารถสร้าง แก้ไข หรือลบ Sensitive Data Property ได้ ผู้ใช้ Partner Admin ไม่สามารถสร้าง แก้ไข หรือลบ Sensitive Data Property ได้ เว้นแต่ได้รับสิทธิ์ Super Admin ด้วย
• Sensitive Data Properties ไม่สามารถใช้งานในเครื่องมือบางอย่าง เช่น Personalization Tokens, Sandboxes, Chatbots, และ Playbooks
• หลังจากเปิดใช้งาน Sensitive Data คุณอาจพบข้อจำกัดเมื่อสรุป Record ตัวอย่างเช่น คุณจะไม่สามารถสรุปกิจกรรมบางอย่าง เช่น Calls และ Sales Emails ได้

เปิดใช้งาน Sensitive Data

ก่อนสร้าง Sensitive Data Property คุณจะต้องเปิดใช้งาน Sensitive Data ในการตั้งค่า Privacy & Consent และยอมรับข้อกำหนดและเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์ Super Admin เพื่อเปิดใช้งาน Sensitive Data

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิกไอคอน Settings บนแถบนำทางด้านบน

• ในเมนูด้านซ้ายมือ ไปที่ Privacy & Consent

• คลิก Configure sensitive data settings หากคุณเปิดใช้งาน Sensitive Data แล้ว ให้คลิก Edit sensitive data settings เพื่อเลือกหมวดหมู่ข้อมูลเพิ่มเติม

• ในแผงด้านขวา ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายเพื่อระบุหมวดหมู่ข้อมูลที่คุณจะจัดเก็บข้อมูลที่มีความอ่อนไหว อ่าน Sensitive Data Terms เพื่อทำความเข้าใจว่าข้อมูลประเภทใดที่สามารถจัดเก็บในหมวดหมู่ได้

• หากจัดเก็บข้อมูลที่ได้รับการคุ้มครองตาม HIPAA คุณต้องเลือกทั้งช่องทำเครื่องหมาย Health/Medical Data และ We are a HIPAA-covered entity or business associate

• คลิก Next

• อ่าน Sensitive Data Terms และหากเกี่ยวข้อง Business Associate Agreement เลือกช่องทำเครื่องหมายเพื่อยอมรับข้อกำหนดและเงื่อนไข

• คลิก Turn on sensitive data settings หรือหากคุณเพิ่มหมวดหมู่ คลิก Update sensitive data settings

เข้าถึงคำแนะนำสำหรับการจัดเก็บ Sensitive Data

เมื่อคุณเปิดการตั้งค่าเพื่อจัดเก็บข้อมูลที่มีความอ่อนไหว คุณอาจต้องดำเนินการหรืออัปเดตการตั้งค่าบางอย่างเพื่อปกป้องข้อมูลของคุณได้ดียิ่งขึ้น เพื่อดูคำแนะนำสำหรับการจัดการ Sensitive Data:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิกไอคอน Settings บนแถบนำทางด้านบน

• ในเมนูด้านซ้ายมือ ไปที่ Privacy & Consent

• คลิก Check recommendations

• ในแผงด้านขวา ดูคำแนะนำสำหรับการดำเนินการที่แนะนำ สำหรับแต่ละคำแนะนำ คลิกลิงก์เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมหรือไปที่การตั้งค่าที่เกี่ยวข้อง

สร้าง Property เพื่อจัดเก็บ Sensitive Data

Super Admins สามารถกำหนดให้ Property เป็นข้อมูลที่มีความอ่อนไหว คุณยังสามารถระบุได้ว่าคุณจะจัดเก็บข้อมูลด้านสุขภาพที่ได้รับการคุ้มครองหรือไม่ โดยค่าเริ่มต้น ข้อมูลใน HubSpot จะถูกเข้ารหัสในระหว่างการส่งข้อมูลและขณะจัดเก็บ การกำหนดให้ Property เป็นข้อมูลที่มีความอ่อนไหวจะเพิ่มการเข้ารหัสอีกชั้นหนึ่ง ซึ่งช่วยปกป้องข้อมูลในแต่ละบัญชีได้ดียิ่งขึ้น

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิกไอคอน Settings บนแถบนำทางด้านบน

• ในเมนูด้านซ้ายมือ ไปที่ Properties

• คลิก Create Property

• ป้อนรายละเอียดพื้นฐานของ Property เลือก Field Type จากนั้นคลิกแท็บ Sensitive Data

• หากต้องการกำหนดให้ Property เป็นข้อมูลที่มีความอ่อนไหว ให้เลือก Sensitive Data หากคุณจัดเก็บข้อมูลที่มีความอ่อนไหวสูง (BETA) ให้เลือก Highly-sensitive data อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Highly Sensitive Data Beta ในบทความนี้

• หาก Property จะจัดเก็บข้อมูลสุขภาพที่ได้รับการคุ้มครองตาม HIPAA ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย Yes, this data contains Protected Health Information (PHI)

• หากต้องการตั้งค่าผู้ที่มีสิทธิ์ดูและแก้ไข Property ให้คลิกแท็บ Manage Access แล้วเลือกตัวเลือก

• เสร็จสิ้นการตั้งค่า Property ของคุณ จากนั้นคลิก Create

การจัดการ Sensitive Data

ในส่วนด้านล่างนี้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งาน Sensitive Data Property และการจัดการ Sensitive Data ในเครื่องมือ HubSpot

การใช้งาน Sensitive Data Property

เมื่อคุณได้สร้าง Property สำหรับจัดเก็บ Sensitive Data แล้ว:

• Super Admins สามารถตั้งค่าการอนุญาตในระดับ Field เพื่อจำกัดการเข้าถึงการดูและแก้ไข Property ให้เฉพาะผู้ใช้และทีมที่ระบุไว้ได้ ซึ่งแนะนำเป็นอย่างยิ่งเพื่อให้มั่นใจว่า Sensitive Data จะสามารถมองเห็นหรือแก้ไขได้เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น
• Super Admins สามารถดูการกระทำของผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องกับค่าของ Sensitive Data Property ใน Audit Log ได้
• Super Admins สามารถแก้ไขหรือลบ Sensitive Data Property ได้
• ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง Property สามารถอัปเดตค่าของ Property ได้ด้วยตนเอง ผ่านการ Import หรือ Workflows
• ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง Property สามารถใช้ Property ในเครื่องมือ HubSpot เช่น CRM Records, Views, Lists, Workflow Triggers and Actions, Reports, Search, และ Mobile Sensitive Data จะไม่สามารถใช้งานในเครื่องมือ HubSpot อื่นๆ ได้
• หากบัญชีของคุณอนุญาตให้พนักงาน HubSpot เข้าถึงเพื่อแก้ไขปัญหาการสนับสนุน พนักงาน HubSpot จะไม่สามารถดูค่าของ Sensitive Data Property ได้

Forms

ด้วยความสามารถในการจัดเก็บ Sensitive Data ใน HubSpot คุณสามารถใช้ HubSpot Forms และ Non-HubSpot Forms เพื่อรวบรวมข้อมูลที่มีความอ่อนไหวจากผู้เยี่ยมชมได้อย่างมั่นใจ Sensitive Data ที่รวบรวมผ่านฟอร์มจะถูกเข้ารหัสและซิงค์ไปยัง CRM อย่างปลอดภัย ไฟล์ใดๆ ที่อัปโหลดผ่านการส่งฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับ Sensitive Data Property จะถือว่าเป็นข้อมูลที่มีความอ่อนไหวด้วย

• เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดู Sensitive Data เท่านั้นที่จะสามารถดูค่าการส่งฟอร์มและไฟล์ที่ระบุว่าเป็นข้อมูลที่มีความอ่อนไหวได้
• การแจ้งเตือนการส่งฟอร์มทั้งหมดจะปฏิบัติตามข้อกำหนดการอนุญาตของผู้ใช้ Sensitive Data

Integrations - การเชื่อมต่อ

นักพัฒนาสามารถใช้ API Documentation เพื่อสร้างการเชื่อมต่อที่ซิงค์ Sensitive Data ได้ ตามเงื่อนไขของ Sensitive Data Terms หากคุณเลือกเชื่อมต่อกับหรือใช้ผลิตภัณฑ์ของบุคคลที่สามร่วมกับ Subscription Service คุณยอมรับว่าข้อมูลของลูกค้าที่โฮสต์หรือประมวลผลโดยผลิตภัณฑ์บุคคลที่สามเหล่านั้นจะถูกโฮสต์ตามนโยบายที่ผู้ให้บริการบุคคลที่สามกำหนด

• หากคุณจัดเก็บข้อมูลที่ได้รับการคุ้มครองตาม HIPAA การเชื่อมต่อ Snowflake Data Share จะรองรับเฉพาะในภูมิภาค AWS US_EAST_1 และ AWS EU_CENTRAL_1 เท่านั้น

Attachments - ไฟล์แนบ

ด้วยความสามารถในการจัดเก็บ Sensitive Data คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ที่มีข้อมูลที่มีความอ่อนไหวในเครื่องมือ HubSpot ได้ เมื่อเปิดการตั้งค่า Sensitive Data ไฟล์แนบที่อัปโหลดผ่านวิธีดังต่อไปนี้จะได้รับการปกป้องด้วยการเข้ารหัสเพิ่มเติมในพื้นที่จัดเก็บฐานข้อมูลของ HubSpot การป้องกันนี้จะยกเลิกตัวเลือกการแชร์ไฟล์ภายนอกโดยไม่ต้องยืนยันตัวตน และไม่อนุญาตให้พนักงาน HubSpot เข้าถึงไฟล์แนบดังกล่าว

ไฟล์จะได้รับการปกป้องเมื่ออัปโหลดผ่านวิธีดังนี้:

• อัปโหลดจากคอมพิวเตอร์ในส่วน Attachments ของ Record
• อัปโหลดใน Record ผ่าน New Note
• อัปโหลดใน Record ผ่านอีเมลจาก Contact
• อัปโหลดใน Record ใน HubSpot Mobile App
• อัปโหลดใน File Type Property
• อัปโหลดผ่านการส่งฟอร์ม
• อัปโหลดผ่านการ Import

Notifications - การแจ้งเตือน

เมื่อเปิดใช้งาน Sensitive Data ในบัญชี การแจ้งเตือนบางรายการจะไม่แสดงตัวอย่างข้อมูลเพื่อหลีกเลี่ยงการแสดง Sensitive Data เช่น การแจ้งเตือนเมื่อคุณถูก @-mentioned บน Record หรือใน Comment การมอบหมายหรือเตือนความจำเกี่ยวกับ Task หรือมีการเคลื่อนไหวใน Record ที่คุณติดตาม

Workflows - เวิร์กโฟลว์

หากคุณใช้ Sensitive Data Property ใน Workflows ขอแนะนำให้จำกัดการเข้าถึงเครื่องมือ Workflows เนื่องจาก Workflows ยังไม่รองรับการบังคับใช้สิทธิ์ในระดับ Field สิ่งที่ยังไม่รองรับใน Workflows:

• การดำเนินการที่อ้างอิงหรือใช้ Sensitive Data Property
• Personalization Tokens ที่ใช้ Sensitive Data Property
• Enrollment Triggers ที่อ้างอิงการเปลี่ยนแปลงค่าของ Sensitive Data Property

ที่มา: https://knowledge.hubspot.com/properties/store-sensitive-data