Starter: การจัดการ Documents

สามารถอัปโหลดไฟล์เอกสารต่างๆ (Documents) ที่คุณใช้ส่งหาลูกค้าบ่อย ๆ ผ่านระบบ HubSpot

สามารถอัปโหลดไฟล์เอกสารต่างๆ (Documents) ที่คุณใช้ส่งหาลูกค้าบ่อย ๆ ผ่านระบบ HubSpot รวมถึงระบบยังสามารถ Tracking ได้ว่าลูกค้าที่เราส่งไฟล์เอกสารนี้ไปให้นั้น ได้ทำการเปิดไฟล์หรือไม่

มีขั้นตอนดังนี้

  • เริ่มต้นคลิกที่ฟังก์ชันของ Sales และเลือก Documents
  • เลือก Upload Documents
     Input_source

เลือกแหล่งที่มาของไฟล์


จากนั้นเลือกแหล่งนำเข้าสำหรับไฟล์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณเป็นไปตามข้อจำกัดประเภทไฟล์และขนาด

โปรดทราบ: เนื่องจากเอกสารถูกแชร์แบบสาธารณะ ไม่ควรใช้ Documents Tool ในการส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ

upload-a-document

แชร์เอกสารของคุณกับผู้ติดต่อ


HubSpot จะใช้การติดตามโดยอัตโนมัติเมื่อคุณแชร์เอกสาร ซึ่งจะแสดงให้คุณเห็นว่า/เมื่อผู้ติดต่อของคุณดูเอกสาร คุณยังกำหนดให้ผู้รับป้อนที่อยู่อีเมลก่อนดูเนื้อหาได้อีกด้วย

 

สร้างลิงก์ที่แชร์ได้

  • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ Sales > Documents
  • วางเมาส์เหนือชื่อเอกสารแล้วคลิกเมนูดรอปดาวน์ Action จากนั้นเลือก Create Link หรือคลิกชื่อเอกสาร จากนั้นคลิก Create Link ก์ที่ด้านขวาบน
  • ต่อมา ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับในช่อง (email address) คุณกำลังส่งข้อมูลนี้ให้ใคร
  • ในการติดตามบุคคลที่ดูเอกสารนี้ ให้คลิก Share options จากนั้นคลิกเพื่อเปิดสวิตช์ที่ต้องการติดตามที่อยู่อีเมลที่ดูเอกสาร
  • คลิก Create Link

updated-create-documents-shareable-link

  • คลิก Copy เพื่อคัดลอกลิงก์เอกสาร หรือคลิก Compose Email เพื่อส่งอีเมลพร้อมลิงก์เอกสารจากเรกคอร์ดของผู้ติดต่อ

เพิ่มเอกสารไปยังเทมเพลตอีเมล

  • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ Conversations > Templates
  • ที่ด้านขวาบน ให้คลิก New Template หรือคลิกชื่อเทมเพลต (template name) เพื่อแก้ไขเทมเพลตที่มีอยู่
  • ที่ด้านล่างของตัวแก้ไขเทมเพลต ให้คลิกเมนูดรอปดาวน์ Insert จากนั้นเลือก Document
    - คลิกเมนูดรอปดาวน์ Document และเลือกเอกสารที่จะเพิ่ม
    - ในช่องข้อความแสดงลิงก์ ให้ป้อนข้อความที่จะแสดงสำหรับลิงก์เอกสาร
    - ในการติดตามว่าใครดูเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย กำหนดให้ใช้อีเมลเพื่อดูเอกสาร
    - เมื่อต้องการแสดงตัวอย่าง (Preview) เอกสารของคุณในเนื้อหาอีเมล ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย Include link preview
  • คลิก Insert

updated-insert-document-into-template-editor

การจัดการ Document

  • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ Sales > Documents
  • ที่ด้านขวาบน ใช้แถบค้นหาเพื่อค้นหาเอกสารตามชื่อ หรือ Filters ตามเจ้าของเอกสารโดยใช้เมนูดรอปดาวน์ Owner
  • ในการจัดระเบียบเอกสารของคุณในโฟลเดอร์ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากเอกสารที่จะย้าย จากนั้นคลิก ย้ายไปที่โฟลเดอร์ที่ด้านบนสุดของตาราง ต่อมาให้เลือกชื่อโฟลเดอร์ จากนั้นคลิก Move
  • ในการเปลี่ยนผู้ที่แชร์เอกสาร เพื่อให้เฉพาะผู้ใช้บางรายเท่านั้นที่สามารถดูและใช้เอกสารได้ ให้วางเมาส์เหนือเอกสารแล้วคลิกเมนูดรอปดาวน์ More จากนั้นเลือก Share เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแบ่งปันการเข้าถึงเนื้อหากับผู้ใช้และทีมของคุณ

share-document-with-team


    • หากต้องการดูรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารแต่ละรายการหรือแก้ไขเอกสาร ให้คลิกชื่อเอกสาร

      - หากต้องการแก้ไขชื่อเอกสาร ให้คลิกไอคอนดินสอ แก้ไข ป้อนชื่อใหม่ จากนั้นคลิกบันทึก

      - ด้านล่างชื่อเอกสาร คุณสามารถเปิดหรือปิดตัวเลือกความเป็นส่วนตัวและความยินยอมสำหรับเอกสารบางฉบับได้ การปฏิบัติตามกฎระเบียบให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้บริโภค (GDPR) เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในเอกสารของคุณก่อนที่คุณจะแบ่งปันกับผู้ติดต่อของคุณ