Starter: การจัดการ Documents

สามารถอัปโหลดไฟล์เอกสารต่างๆ (Documents) ที่คุณใช้ส่งหาลูกค้าบ่อย ๆ ผ่านระบบ HubSpot

สามารถอัปโหลดไฟล์เอกสารต่างๆ (Documents) ที่คุณใช้ส่งหาลูกค้าบ่อย ๆ ผ่านระบบ HubSpot รวมถึงระบบยังสามารถ Tracking ได้ว่าลูกค้าที่เราส่งไฟล์เอกสารนี้ไปให้นั้น ได้ทำการเปิดไฟล์หรือไม่

มีขั้นตอนดังนี้

  • เริ่มต้นคลิกที่ฟังก์ชันของ Sales และเลือก Documents
  • เลือก Upload Documents
     

เลือกแหล่งที่มาของไฟล์


จากนั้นเลือกแหล่งนำเข้าสำหรับไฟล์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ของคุณเป็นไปตามข้อจำกัดประเภทไฟล์และขนาด

โปรดทราบ: เนื่องจากเอกสารถูกแชร์แบบสาธารณะ ไม่ควรใช้ Documents Tool ในการส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ

upload-a-document

แชร์เอกสารของคุณกับผู้ติดต่อ


HubSpot จะใช้การติดตามโดยอัตโนมัติเมื่อคุณแชร์เอกสาร ซึ่งจะแสดงให้คุณเห็นว่า/เมื่อผู้ติดต่อของคุณดูเอกสาร คุณยังกำหนดให้ผู้รับป้อนที่อยู่อีเมลก่อนดูเนื้อหาได้อีกด้วย

 

สร้างลิงก์ที่แชร์ได้

  • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ Sales > Documents
  • วางเมาส์เหนือชื่อเอกสารแล้วคลิกเมนูดรอปดาวน์ Action จากนั้นเลือก Create Link หรือคลิกชื่อเอกสาร จากนั้นคลิก Create Link ก์ที่ด้านขวาบน
  • ต่อมา ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับในช่อง (email address) คุณกำลังส่งข้อมูลนี้ให้ใคร
  • ในการติดตามบุคคลที่ดูเอกสารนี้ ให้คลิก Share options จากนั้นคลิกเพื่อเปิดสวิตช์ที่ต้องการติดตามที่อยู่อีเมลที่ดูเอกสาร
  • คลิก Create Link

updated-create-documents-shareable-link

  • คลิก Copy เพื่อคัดลอกลิงก์เอกสาร หรือคลิก Compose Email เพื่อส่งอีเมลพร้อมลิงก์เอกสารจากเรกคอร์ดของผู้ติดต่อ

เพิ่มเอกสารไปยังเทมเพลตอีเมล

  • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ Conversations > Templates
  • ที่ด้านขวาบน ให้คลิก New Template หรือคลิกชื่อเทมเพลต (template name) เพื่อแก้ไขเทมเพลตที่มีอยู่
  • ที่ด้านล่างของตัวแก้ไขเทมเพลต ให้คลิกเมนูดรอปดาวน์ Insert จากนั้นเลือก Document
    - คลิกเมนูดรอปดาวน์ Document และเลือกเอกสารที่จะเพิ่ม
    - ในช่องข้อความแสดงลิงก์ ให้ป้อนข้อความที่จะแสดงสำหรับลิงก์เอกสาร
    - ในการติดตามว่าใครดูเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย กำหนดให้ใช้อีเมลเพื่อดูเอกสาร
    - เมื่อต้องการแสดงตัวอย่าง (Preview) เอกสารของคุณในเนื้อหาอีเมล ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย Include link preview
  • คลิก Insert

updated-insert-document-into-template-editor

  • In your HubSpot account, navigate to Sales > Documents.
  • In the upper right, use the search bar to look up a document by name, or filter by the document's owner using the Owner dropdown menu. 
  • To organize your documents in a folder, select the checkboxes next to the documents to move, then click Move to folder at the top of the table. In the dialog box, select the folder name, then click Move.
  • To change who the document is shared with so only certain users can view and use the document, hover the document and click the More dropdown menu, then select Share. Learn more about sharing access to sales content with your users and teams.

การจัดการ Document

  • ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ Sales > Documents
  • ที่ด้านขวาบน ใช้แถบค้นหาเพื่อค้นหาเอกสารตามชื่อ หรือ Filters ตามเจ้าของเอกสารโดยใช้เมนูดรอปดาวน์ Owner
  • ในการจัดระเบียบเอกสารของคุณในโฟลเดอร์ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายถัดจากเอกสารที่จะย้าย จากนั้นคลิก ย้ายไปที่โฟลเดอร์ที่ด้านบนสุดของตาราง ต่อมาให้เลือกชื่อโฟลเดอร์ จากนั้นคลิก Move
  • ในการเปลี่ยนผู้ที่แชร์เอกสาร เพื่อให้เฉพาะผู้ใช้บางรายเท่านั้นที่สามารถดูและใช้เอกสารได้ ให้วางเมาส์เหนือเอกสารแล้วคลิกเมนูดรอปดาวน์ More จากนั้นเลือก Share เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแบ่งปันการเข้าถึงเนื้อหากับผู้ใช้และทีมของคุณ

share-document-with-team

  • To view details about an individual document or edit the document, click the document name.
    • To edit the document title, click the pencil icon edit in. Enter a new title, then click Save.
    • Below the document title, you can turn your privacy and consent options for a particular document on or off. Complying with the General Data Protection Regulation (GDPR) involves some slight changes to your documents before you share it with your contacts:
  • หากต้องการดูรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารแต่ละรายการหรือแก้ไขเอกสาร ให้คลิกชื่อเอกสาร

    - หากต้องการแก้ไขชื่อเอกสาร ให้คลิกไอคอนดินสอ แก้ไข ป้อนชื่อใหม่ จากนั้นคลิกบันทึก

    - ด้านล่างชื่อเอกสาร คุณสามารถเปิดหรือปิดตัวเลือกความเป็นส่วนตัวและความยินยอมสำหรับเอกสารบางฉบับได้ การปฏิบัติตามกฎระเบียบให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้บริโภค (GDPR) เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในเอกสารของคุณก่อนที่คุณจะแบ่งปันกับผู้ติดต่อของคุณ