การตั้งค่า PDPA บนแพลตฟอร์ม LINE OA

วันที่เผยแพร่ : 7 ตุลาคม 2567

ทำไมถึงต้องตั้งค่า PDPA ใน LINE Official Account

PDPA หรือ พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เป็นกฎหมายที่มีวัตถุประสงค์ในการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้งาน เพื่อให้การเก็บรวบรวม ใช้ และเปิดเผยข้อมูลเป็นไปอย่างถูกต้อง มีความโปร่งใส และได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลอย่างชัดเจน

ดังนั้น LINE Official Account (LINE OA) ที่เป็นแพลตฟอร์มที่นิยมใช้ในการติดต่อสื่อสารและทำการตลาด ซึ่งมีการเก็บข้อมูลการสนทนาและข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า เช่น ชื่อ, เบอร์โทรศัพท์ หรือแม้แต่ข้อมูลพฤติกรรมการใช้งาน จึงจำเป็นต้องมีการตั้งค่าระบบตามข้อกำหนด PDPA เพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายและสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ

ประเภทข้อมูลที่ต้องคุ้มครองตาม PDPA ใน LINE OA

ข้อมูลส่วนบุคคลที่ถูกเก็บรวบรวมผ่าน LINE OA สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท ได้แก่

ข้อมูลส่วนบุคคลทั่วไป เช่น ชื่อ-นามสกุล, เบอร์โทรศัพท์, ที่อยู่, อีเมล
ข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหว (Sensitive Personal Data) เช่น ข้อมูลสุขภาพ, ข้อมูลทางการเงิน, ความเชื่อทางศาสนา ซึ่งข้อมูลประเภทนี้จะต้องได้รับการดูแลอย่างเข้มงวดมากยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ยังรวมถึง ข้อมูลการสื่อสารและประวัติการสนทนา ซึ่งเกิดขึ้นระหว่างธุรกิจและลูกค้าบน LINE OA อีกด้วย

การตั้งค่า PDPA ใน LINE OA

การตั้งค่า PDPA บน LINE Official Account (LINE OA) เป็นขั้นตอนที่สำคัญ เพื่อให้ธุรกิจของคุณสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดของพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ได้อย่างถูกต้องซึ่งมีวิธีการตั้งค่าในแบบต่าง ดังนี้

การขออนุญาตสิทธิในการเข้าถึง (Requesting Access Permissions) ของ LINE Official Account

การขออนุญาตสิทธิในการเข้าถึง (Requesting Access Permissions) เป็นฟีเจอร์ที่สำคัญของ LINE Official Account (LINE OA) ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้ LINE ได้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ โดยผู้ใช้จะเห็นหน้าจออนุญาตเมื่อธุรกิจขอเข้าถึงข้อมูลโปรไฟล์และข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการให้บริการที่ดียิ่งขึ้น

ความสำคัญของการขออนุญาตการเข้าถึง:

เข้าถึงข้อมูลผู้ใช้: เช่น ชื่อ, รูปโปรไฟล์, และรหัสผู้ใช้ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะช่วยในการปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้และทำให้การสื่อสารกับลูกค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
สร้างความไว้วางใจ: โดยการอธิบายอย่างชัดเจนว่าข้อมูลจะถูกนำไปใช้อย่างไร ทำให้ผู้ใช้รู้สึกมั่นใจในการให้ข้อมูลส่วนตัว
รักษาความปลอดภัย: LINE OA จะจัดการข้อมูลอย่างปลอดภัย ทำให้มั่นใจว่าข้อมูลจะไม่ถูกใช้ในทางที่ผิด

ตัวอย่างหน้าแสดงการขออนุญาตสิทธิในการเข้าถึง จากการเพิ่มเพื่อน (Add Friend) ใน LINE OA

การเพิ่มข้อความแจ้งเตือนการเก็บข้อมูล (Privacy Notice)

Privacy Notice เป็นการแสดงความโปร่งใสของธุรกิจในการแจ้งให้ลูกค้ารับทราบถึงการเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขา โดยข้อความนี้จะระบุรายละเอียดเกี่ยวกับประเภทของข้อมูลที่เก็บ วัตถุประสงค์ในการเก็บข้อมูล และสิทธิ์ของลูกค้าที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลของตน

ตัวอย่างข้อความแจ้งเตือนการเก็บข้อมูล:

“ทางเราจะเก็บข้อมูลการสนทนา เช่น ชื่อ-นามสกุล และคำถามที่ท่านสอบถาม เพื่อใช้ในการปรับปรุงคุณภาพการให้บริการ หากท่านมีข้อสงสัย สามารถติดต่อเราได้ที่ ลิงก์นโยบายความเป็นส่วนตัว ค่ะ”
“ข้อมูลของท่านจะถูกเก็บและใช้ตามนโยบายความเป็นส่วนตัวของบริษัทฯ โดยเราจะเก็บข้อมูลการสนทนานี้เพื่อนำไปใช้ในการวิเคราะห์และปรับปรุงบริการ หากท่านมีคำถามเพิ่มเติม สามารถสอบถามได้ที่ ลิงก์นี้ ค่ะ”

การขอความยินยอม (Consent Request)

การขอความยินยอม (Consent Request) เป็นขั้นตอนสำคัญตามกฎหมาย PDPA ที่ธุรกิจต้องปฏิบัติตามก่อนที่จะมีการเก็บข้อมูลหรือประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าในระบบ เช่น LINE OA, Facebook Messenger ขั้นตอนนี้ช่วยสร้างความโปร่งใสและทำให้ลูกค้ารับทราบถึงสิทธิ์และหน้าที่ของตนในการให้ความยินยอมต่อการใช้ข้อมูลส่วนตัวของพวกเขา

ตัวอย่างข้อความขอความยินยอม:

"ทางเราจะเก็บข้อมูลการสนทนาเพื่อนำไปพัฒนาคุณภาพการให้บริการ หากท่านยินยอม กรุณาพิมพ์ ‘ยินยอม’ หรือกดที่ปุ่มด้านล่างค่ะ”
“บริษัทขอเก็บข้อมูลการใช้บริการของคุณเพื่อนำไปใช้ในการปรับปรุงประสิทธิภาพของเว็บไซต์และมอบประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้น กรุณากด ‘ยินยอม’ หากท่านตกลงตามนโยบายนี้ค่ะ”

การตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติ (Auto Response)

การตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติใน Little Help Connect สามารถช่วยให้คุณสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้าในขณะที่สามารถแจ้งเตือนถึงการเก็บข้อมูลตามข้อกำหนด PDPA ได้อย่างเหมาะสม โดยมีขั้นตอนการตั้งค่าดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่ระบบบัญชี Little Help Connect ของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: ไปที่ Channels และเลือก LINE Official Account ที่คุณต้องการให้มีข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3: จากนั้นไปที่เมนู Auto Responses และทำการ Create auto response

ขั้นตอนที่ 4: ให้คุณใส่รายละเอียดในการตั้งค่า ตามนี้

Title: ใส่ชื่อข้อความนี้ เช่น ข้อความต้อนรับและแจ้งเตือน PDPA เป็นต้น
Trigger: เลือกประเภทการใช้งานของข้อความ เช่น
- Text: ใช้สำหรับข้อความที่จะแสดงเมื่อมีการพิมพ์หรือส่งข้อความเข้ามาใหม่ เช่น เมื่อลูกค้าส่งข้อความเข้ามาเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม
- Reply: ใช้สำหรับข้อความตอบกลับเมื่อมีการโต้ตอบจากลูกค้า เช่น การตอบคำถามหลังจากที่ลูกค้ากดปุ่มตัวเลือกหรือตอบกลับแบบฟอร์ม
- Greeting: ใช้สำหรับข้อความต้อนรับ (Greeting Message) ซึ่งจะแสดงเมื่อมีลูกค้าใหม่เริ่มต้นสนทนาครั้งแรก หรือเมื่อมีการเข้ามาเยี่ยมชมหน้าเพจ/หน้าแชทของคุณ
Response contents: ใส่เนื้อหาข้อความที่ต้องการแสดงให้กับลูกค้า เช่น “ยินดีต้อนรับค่ะ ข้อมูลของคุณจะถูกเก็บตามข้อกำหนด PDPA หากคุณต้องการดำเนินการต่อ โปรดพิมพ์ “ยินยอม” หรือพิมพ์ “ไม่ยินยอม” หากต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม” เป็นต้น