CRM Set Up
      Back to home
      1. Help Center
      2. HubSpot CRM
      3. CRM Set Up

      ตั้งค่าการ Import Files

      ถ้าคุณต้องการย้ายข้อมูลจากระบบอื่นเข้าสู่ระบบ HubSpot การ Import ไฟล์ช่วยคุณในการ Update ข้อมูล

      Glossary

      CRM Object: เป็นประเภทของความสัมพันธ์หรือกระบวนการ ที่ธุรกิจของคุณมี มองง่ายๆเป็นถังเก็บข้อมูลซึ่งจะแยกตามประเภทเช่น

      • Contacts: เป็นถังเก็บข้อมูลเกี่ยวกับผู้ติดต่อ เช่น ชื่อ, นามสกุล, เบอร์โทรศัพท์, ที่อยู่ เป็นต้น
      • Companies:  เป็นถังเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทของผู้ติดต่อ เช่น ชื่อบริษัท, จำนวนพนักงาน, ประเภทธุรกิจ, Company owner เป็นต้น
      • Deals: เป็นถังเก็บข้อมูลเกี่ยวกับการขาย เช่น ยอดขาย, สาขาที่ซื้อ, ประเภทสินค้า เป็นต้น
      • Tickets: เป็นถังเก็บข้อมูลเกี่ยวกับการบริการหลังการขาย เช่น เรื่องการร้องเรียน, วันที่รับเรื่อง เป็นต้น

      Record: ข้อมูลที่ต้องการเก็บในระบบของแต่ละ Object 

      Property: เป็นประเภทข้อมูลที่เราต้องการเก็บเข้าระบบ ในไฟล์ Import Property จะถูกจับกับ Header ของแต่ละ Column

       

      ตัวอย่าง: Object ที่จะนำเข้าคือ Contact แต่ละแถวจะแสดงข้อมูลที่จะนำเข้าระบบ (Record) แต่ละ Header Column จะแทน Contact Property
      (First name, Last name, Email Address)

      Unique identifier: 


      เป็นค่า Property ที่ HubSpot เพื่อรับรู้ของแต่ละ Record ในการ Import ต้องใช้ Unique identifier เพื่อ Associate ระหว่าง 2 records ที่แตกต่างกัน (ตัวอย่าง Import” Tom Smith” และ Associate กับ Company “Smith Inc.”) หรือหลีกเลี่ยงการสร้าง duplicate records The unique identifiers ที่ใช้ Import เข้าระบบคือ

      • Email: Email Address ของ Contact จำเป็นต้องใช้เมื่อ Import และ Associate Contact กับ Object อื่น ถ้าไม่มี Contact Email Address ให้ใช้ Contact ID เพื่อ Update และ Associate กับ Contact ที่มีอยู่แล้ว
      • Company domain name: website domain ของบริษัท (ตัวอย่าง ourgreen.co.th) เป็นสิ่งที่ต้องการเมื่อ associate company กับ object อื่นในไฟล์ Import แต่ถ้าไม่มี Company domain name ให้ใช้ Company ID เพื่อ Update และ Associate กับ Company ที่มีอยู่
      • [Object] ID: เป็นค่า Unique property ที่กำหนดให้ในแต่ Record ถ้า Export File จากระบบ แต่ละ Record จะมี [object] ID ซึ่งเป็นColumn ที่ต้องการในการ Import และ Associate Deal หรือ Ticket ที่มีอยู่ในระบบ



      Map columns:

      ขั้นตอนในการ import เมื่อคุณต้องการ Match Header column ใน file ที่จะนำเข้าให้ตรงกับ HubSpot Properties

       

      ตัวอย่าง

      ต้องการ Import file และ Associate Contacts กับ Companies ใน 1 files, 

      1. Objects ที่นำเข้า Associate Contacts กับ Companies แต่ละ Row จะแสดงข้อมูล contact และ company
      2. แต่ละ Header Column จะแสดงถึง Properties ที่จะใช้ Mapping ข้อมูล
      3. ในตัวอย่างไฟล์ด้านล่าง จะแสดงถึง 
      • Contact properties (First name, Last name, Email address, Phone number, Favorite food)
      • Company properties (Name, Company domain name)

      * ซึ่งจะมี unique identifier ของแต่ละ Object ที่จะใช้เชื่อม 2 unique records ใน HubSpot (Email address สำหรับ contacts และ Company domain name สำหรับ companies) ในระห่ว่างการ Import จะต้อง Mapping column กับ HubSpot properties (First Name column to the First Name HubSpot property)

      Screen Shot 2566-03-14 at 15.50.04

      Import requirements

      • ไฟล์ที่จะนำเข้าต้องเป็น .csv, .xlsx, or .xls file.
      • นำเข้าได้เพียงทีละ 1 ไฟล์
      • ไฟล์ที่นำเข้า ต้องน้อยกว่า 250,000 rows และ 1,000 columns.
      • ขนาดไฟล์ที่นำเข้าไม่เกิน150 MB
      • แถวบนสุดของไฟล์ในแต่ละ Column จะต้องสอดคล้องกับ Property ใน HubSpot 
      • ต้องเป็น UTF-8 encode 

      Property requirements: 

      • ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ต้องการนำเข้าระบบ แต่ต้องประกอบด้วย 
        • Contacts: First name, Last name, or Email (unique identifier)
        • Companies: Name or Company Domain Name (unique identifier)
        • Deals: Deal name, Pipeline, and Deal stage.
        • Tickets: Ticket name, Pipeline, and Ticket status.
        • Products: Name, and Unit price.

      Notes: Activity date, and Note body

      Property requirements: 

      • สำหรับการ update ไฟล์ที่มีข้อมูลในระบบเพื่อหลีกเลี่ยงการสร้าง Contact ซ้ำ ไฟล์ของคุณต้องใช้ unique identifier property ในแต่ละ Object เช่น contact และ company ใช้ Email และ Company domain namel หรือใช้ [object] ID ซึ่งจะมีอยู่ในทุก object เช่น Contact ID, Deal ID, Ticket ID เป็น unique identifier เป็นต้น
      • สำหรับ Property ที่เก็บเป็น Date รูปแบบที่นำเข้าต้องเป็นแบบ:
        • mm/dd/yyyy (e.g. 10/28/2020)
        • dd/mm/yyyy (e.g. 28/10/2020) 
        • yyyy/mm/dd (e.g. 2020/10/28).
      • การให้สิทธิ Owner สำหรับ Contact, Companies, Dealsหรือ Tickets ในการ Import ต้องใส่ [Object] owner ที่ Head column และใส่ Email ของ User ที่มีอยู่ในระบบแล้วของ HubSpot แต่แต่ละแถวของ Column นั้นๆ
        (สำหรับ Users ที่เป็น Owner จะไม่ได้รับ การแจ้งเตือน (Notification))

      ขึ้นอยู่กับประเภทของ Property ที่ต้องมี ความต้องการเฉพาะบางอย่าง เช่น Property Field Types และการ Import property ไฟล์ประเภท Checkbox

       

      Sample import files

      ไฟล์ต่อไปนี้รวมส่วนของ Header Column ที่จำเป็นสำหรับ Object แต่ละประเภท รวมทั้ง Header Column เพิ่มเติม คุณสามารถเพิ่ม Header Column ของคุณเองเพื่ออัปเดตหรือสร้าง Properties เพิ่มเติม เพื่อเก็บฐานข้อมูลในระบบ HubSpot

      One object

      • Contacts sample spreadsheet: XLSX or CSV
      • Companies sample spreadsheet: XLSX or CSV
      • Deals sample spreadsheet: XLSX or CSV
      • Tickets sample spreadsheet: XLSX or CSV

      Multiple objects with associations

      Import multiple objects in one file

      ในการ Import และ Associate หลาย Object ในไฟล์เดียว ให้รวม Record ที่คุณต้องการเชื่อมโยงภายในแถวเดียวกันในไฟล์ของคุณ ไฟล์ตัวอย่างเหล่านี้แสดงถึงกรณีการใช้งานทั่วไป แต่คุณสามารถผสมและ Match Object ได้โดยการแทนที่ Header Column ด้วย Properties ของ Object อื่น

      • Contacts and companies sample spreadsheet: XLSX or CSV
      • Contacts and tickets sample spreadsheet: XLSX or CSV
      • Companies and deals sample spreadsheet: XLSX or CSV
      • Companies and notes sample spreadsheet: XLSX or CSV
      • Companies, deals, and notes sample spreadsheet: XLSX or CSV

       

      Import multiple objects in two files

      เมื่อ Import และ Associate เป็นสองไฟล์ แต่ละไฟล์แสดงถึงแต่ละ Object  เมื่อต้องการระบุว่า Record ใดควรเชื่อมโยงระหว่างไฟล์ ให้รวมคอลัมน์ทั่วไปในทั้งสองรายการ ไฟล์ใดไฟล์หนึ่งของคุณควรมีค่าที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละแถวในคอลัมน์นี้ในไฟล์อื่น ใช้ค่าเหล่านั้นเพื่อระบุว่าแต่ละแถวควรเชื่อมโยงกับเรกคอร์ดใด

      • Companies sample spreadsheet: XLSX or CSV
      • Contacts sample spreadsheet: XLSX or CSV

      ในตัวอย่าง Company File  มีค่าที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละแถวใน Column ในแต่ละแถวของ Contact File ค่าใน Column ที่ชื่อว่า Company Name ตรงกับ Company file ที่ Contact จะเชื่อมโยงด้วย
      คุณสามารถใช้ไฟล์เหล่านี้เมื่อนำเข้าที่ Contact และ Company  หรือผสมและจับคู่กับ Object อื่นๆได้ เมื่อการเตรียม File สำหรับ Import เรียบร้อยแล้ว เรียนรู้วิธี  import one object หรือ import and associate multiple objects ลงใน HubSpot

       

      https://knowledge.hubspot.com/crm-setup/set-up-your-import-file