Schedule a meeting with a contact in a record: กำหนดเวลาการประชุมกับผู้ติดต่อ

เมื่อคุณได้ทำ การเชื่อมต่อ Google Calendar หรือ Office 365 calendar คุณสามารถ จัดตารางการประชุมกับผู้ติดต่อจาก Contact, Company, Deal หรือ Ticket records

เมื่อคุณได้ทำ การเชื่อมต่อ Google Calendar หรือ Office 365 calendar คุณสามารถ จัดตารางการประชุมกับผู้ติดต่อจาก Contact, Company, Deal หรือ Ticket records และส่งคำเชิญปฏิทินให้กับผู้เข้าร่วมประชุมได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเพิ่มผู้ใช้งานเป็นผู้เข้าร่วมการประชุมได้อีกด้วย

ผู้ใช้ที่อยู่ในบัญชี Sales Hub Professional หรือ Enterprise ที่มีการกำหนด สิทธิ์ที่นั่ง (Assigned seat) สามารถจัดตารางการประชุมในนามของผู้ใช้อื่นในบัญชีที่มีการกำหนดสิทธิ์ที่นั่งเช่นกัน

บทความนี้ใช้สำหรับผู้ใช้ที่ใช้การเชื่อมต่อ Google Calendar หรือ Office 365 กับ HubSpot หากคุณได้เชื่อมต่อปฏิทินของคุณเข้ากับ เครื่องมือการประชุม (Meetings tool) สามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การสร้างและแก้ไขหน้าการจัดตารางการประชุมได้

การกำหนดเวลาการประชุมสำหรับตัวคุณเองบนเดสก์ท็อป

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ Contacts, Companies, Deals หรือ Tickets
• คลิกชื่อของ Record
• ในแผงด้านซ้าย คลิก Meetings > Schedule a meeting จะมีหน้าต่างป๊อปอัปจาก Calendar ที่เชื่อมต่อของคุณปรากฏขึ้น เพื่อกำหนดการประชุมของคุณ:
  • คลิกเมนูดรอปดาวน์ Duration เพื่อกำหนดระยะเวลาการประชุม
  • คลิกเวลาที่คุณต้องการใน Calendar
  • ป้อนชื่อสำหรับการประชุมของคุณ
  • คลิกเมนูดรอปดาวน์ Meeting type เพื่อเลือกประเภทของการประชุม (ฟีเจอร์นี้จะใช้ได้เฉพาะเมื่อคุณเปิดใช้งาน ประเภทการโทรและการประชุมแบบกำหนดเอง)
  • คลิกเมนูดรอปดาวน์ Attendees เพื่อค้นหาและเลือก Contacts และ Users คนอื่นที่ควรรวมในการประชุม
  • คลิกเมนูดรอปดาวน์ Location และเลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้สำหรับสถานที่การประชุม:
    • Phone call: พิมพ์หมายเลขโทรศัพท์ในช่องข้อความ
    • In-person: พิมพ์ที่อยู่ในช่องข้อความ
    • Video conferencing: เชื่อมต่อแอปประชุมผ่านวิดีโอ เช่น Zoom, Google Meet หรือ UberConference ลิงก์จะถูกสร้างอัตโนมัติเมื่อสร้างการประชุม เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานการเชื่อมต่อของ HubSpot กับ Zoom, Google Meet หรือ UberConference หากคุณเป็นนักพัฒนาหรือมีนักพัฒนาในทีมของคุณ เรียนรู้วิธีใช้ Video Conference Extension API
    • Custom: พิมพ์รายละเอียดสถานที่ที่กำหนดเองในช่องข้อความ
• เพื่อส่งอีเมลเตือนความจำก่อนการประชุม ในส่วน Scheduled reminder emails ให้เลือกว่าควรส่งอีเมลออกก่อนกี่สัปดาห์, กี่วัน, กี่ชั่วโมง หรือกี่นาทีก่อนการประชุม ป้อนตัวเลขในช่องข้อความ จากนั้นคลิกเมนูดรอปดาวน์ Scheduled reminder email และเลือกหน่วยเวลาหากมีการเปิดใช้งานสวิตช์ Turn on meeting reminder by default สำหรับบัญชีของคุณ การประชุมใหม่จะสืบทอดการแจ้งเตือนเริ่มต้น
  • คุณสามารถเพิ่มอีเมลเตือนความจำได้สูงสุด 3 ฉบับ เพื่อเพิ่มการเตือนเพิ่มเติม ให้คลิก + Add reminder หากต้องการลบการเตือน ให้คลิกไอคอนถังขยะ
  • เพื่อรวมรายละเอียดคำเชิญในเนื้อหาอีเมลเตือน ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย Include the Invite Description in the reminder email body
• ในส่วน Attendee description ป้อนรายละเอียดเกี่ยวกับการประชุม Attendees จะเห็นข้อมูลนี้ในคำเชิญทาง Calendar
  • ใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่ด้านล่างของส่วน Attendee description เพื่อแก้ไขข้อความ แทรกลิงก์ ใช้ Snippet หรือแนบไฟล์ที่เป็นภายในเท่านั้น (สามารถใช้ได้เมื่อคุณยุบ Calendar)
    
    

• คลิก + Add Internal Note เพื่อเปิดกล่องข้อความ Team notes ในกล่องข้อความ Team notes ป้อนบันทึกภายในใดๆ ที่คุณต้องการให้สมาชิกทีมของคุณตรวจสอบ ผู้เข้าร่วมการประชุมที่เป็น contact attendees จะไม่เห็นข้อมูลนี้ในคำเชิญทางปฏิทิน ใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่ด้านล่างเพื่อปรับเปลี่ยนข้อความ เพิ่มลิงก์ แนบไฟล์ หรือใช้ snippet
• คลิก เมนูแบบเลื่อนลง Associated with เพื่อค้นหาและเลือก/ล้างเครื่องหมายที่ช่องถัดจากเรคคอร์ดที่ต้องการเชื่อมโยงกับกิจกรรมการประชุม
  
  

• คุณยังสามารถ คลิก ไอคอนย่อหน้าต่างเพื่อกำหนดเวลาการประชุมโดยไม่ต้องดูปฏิทินของคุณ
  
  

• Tap Save ในกล่องป๊อปอัพ คลิก Continue และส่ง
  
  • ข้อมูลการติดต่อจะต้องมีที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องใน Email property เพื่อรับคำเชิญ
  • เมื่อการประชุมถูกกำหนดแล้ว ผู้ติดต่อของคุณจะได้รับคำเชิญพร้อมไฟล์ .ics ที่สามารถเพิ่มลงในปฏิทินของพวกเขาได้
  • การประชุมจะถูกสร้างขึ้นในปฏิทินของคุณโดยอัตโนมัติ

การประชุมจะถูกบันทึกเป็น Engagement ในไทม์ไลน์ของบันทึก ชื่อของคุณจะปรากฏเป็นเจ้าภาพและผู้จัดงาน

หลังจากการประชุมถูกกำหนดแล้ว คุณสามารถแก้ไขการประชุมในแอป HubSpot บนมือถือได้ วิธีแก้ไขการประชุม:

• เปิดแอป HubSpot บนอุปกรณ์ iOS หรือ Android ของคุณ
• Tap Menu แล้ว Tap Contacts ในแถบด้านซ้าย
• Tap ชื่อบันทึกที่เกี่ยวข้องกับการประชุม
• Tap ไอคอนเมนูที่ด้านบนขวาของกิจกรรม จากนั้น คลิก Edit
• หลังจากคุณแก้ไขแล้ว Tap Save

กำหนดการประชุมสำหรับผู้ใช้งานอื่นบนเดสก์ท็อป (สำหรับ Sales Hub และ Service Hub Professional และ Enterprise)

หากคุณเป็นผู้ใช้งานในบัญชี Sales Hub Professional หรือ Enterprise ที่มีที่ นั่งถูกกำหนดไว้ คุณสามารถกำหนดการประชุมในนามของผู้ใช้งานคนอื่นในบัญชีได้ ซึ่งผู้ใช้งานเหล่านั้นต้องมีที่นั่งที่ถูกกำหนดเช่นกัน มีการเชื่อมต่อปฏิทินและเปิดใช้งานการซิงค์ปฏิทิน การใช้งานนี้มีประโยชน์หากคุณเป็นตัวแทนพัฒนาธุรกิจหรือฝ่ายขายที่ต้องกำหนดการประชุมให้กับผู้จัดการบัญชี

วิธีการกำหนดการประชุมสำหรับผู้ใช้งานคนอื่น:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ Contacts, Companies, Deals, หรือ Tickets
• คลิก Name ของบันทึก
• ในแถบด้านซ้าย คลิก Meetings เพื่อ กำหนดการประชุม หน้าต่างป๊อปอัพของปฏิทินที่เชื่อมต่อของคุณจะปรากฏขึ้น
  วิธีการตั้งค่าการประชุม:
  • คลิก เมนูดรอปดาวน์ Host เพื่อเลือกผู้ใช้ที่คุณกำหนดการประชุมให้ ปฏิทินจะอัปเดตเพื่อแสดงความพร้อมของ Host หรือ เรียนรู้วิธีการกำหนดการประชุมโดยใช้การหมุนเวียนการประชุม
  • Location จะอัปเดตเพื่อแสดงตัวเลือกการประชุมทางวิดีโอของ Host
• ดำเนินการต่อเพื่อตั้งค่าการประชุม

โปรดทราบ: คุณจะไม่ถูกเพิ่มเป็นผู้เข้าร่วมประชุมโดยค่าเริ่มต้น หากคุณต้องการเข้าร่วมประชุม ให้เพิ่มตัวเองเป็นผู้เข้าร่วมโดยใช้เมนูดรอปดาวน์ Attendees

• คลิก Save
• Contact จะต้องมีที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องใน Email property เพื่อรับคำเชิญ
• เมื่อการประชุมถูกกำหนดแล้ว Contact และ Host จะได้รับคำเชิญพร้อมไฟล์ .ics ซึ่งสามารถเพิ่มลงในปฏิทินของพวกเขาได้

ผู้ใช้งานสามารถดูว่าใครเป็นผู้จัดและผู้เป็น Host ของการประชุมได้โดยการตรวจสอบไทม์ไลน์ของบันทึก

 

ผู้ใช้งานยังสามารถใช้ Activity created by property (ผู้จัด) และ Activity assigned to property (ผู้เป็น Host) เพื่อสร้างรายงานได้

โปรดทราบ: หากคุณกำหนดการประชุมให้ผู้ใช้งานอื่น การประชุมที่มีอยู่ในปฏิทินของพวกเขาจะแสดงเป็น Busy แทนที่จะเป็นชื่อของการประชุม

 
กำหนด Meeting Outcome บนเดสก์ท็อป

หลังจากการประชุมเกิดขึ้น Host สามารถกำหนดผลลัพธ์ของการประชุมเพื่อช่วยติดตามการประชุมกับ Contacts ได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

• ใน Record คลิกที่เมนู Actions บนการมีส่วนร่วมของการประชุมแล้วเลือก Edit
  
  
  
  
• คลิกที่เมนูดรอปดาวน์ Outcome แล้วเลือกผลลัพธ์ของการประชุม
  
  
  
• คลิก Save
  
  

โปรดทราบ: การเปลี่ยนแปลงคำอธิบายการประชุมใน Contact Record จะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมประชุมก็ต่อเมื่อคุณใช้ Google Calendar และได้เปิดใช้งานการผสานสองทางของ Google Calendar กับ HubSpot หากคุณใช้ Office 365 Calendar หรือไม่ได้เปิดการผสานนี้ไว้ คุณต้องอัปเดตคำอธิบายการประชุมในกิจกรรมปฏิทินเพื่อส่งการเปลี่ยนแปลงไปยังผู้เข้าร่วมประชุม ไม่ใช่ใน Contact Record

กำหนด Meeting Outcome ในแอป HubSpot Mobile

• เปิดแอป HubSpot บนอุปกรณ์ iOS หรือ Android ของคุณ
• แตะ Menu จากนั้นแตะ Contacts ในแถบด้านซ้าย
• แตะชื่อ Record ที่เชื่อมโยงกับการประชุม
• แตะไอคอนเมนูด้านขวาบนของกิจกรรม จากนั้นคลิก Edit
• แตะ Meeting Outcome เพื่อเลือกผลลัพธ์ใหม่จากรายการ
  
  

• Tap Save

ที่มา: https://knowledge.hubspot.com/integrations/schedule-a-meeting-with-a-contact-in-a-record