การตั้งค่าและใช้งาน Notetaker พร้อมกับ Smart Deal Progression

แพ็กเกจที่รองรับ:

• Sales Hub ระดับ Professional และ Enterprise
• Service Hub ระดับ Professional และ Enterprise
• สิทธิ์การใช้งาน (Seats): จำเป็นต้องได้รับมอบหมายสิทธิ์การใช้งาน Sales หรือ Service seat เพื่อใช้งานตัวจดบันทึกการประชุม (Meeting Notetaker) และตรวจสอบคำแนะนำขั้นตอนถัดไป (Next Steps)

Smart Deal Progression ช่วยให้ทีมของคุณเปลี่ยนการสนทนาสดให้กลายเป็นขั้นตอนที่ดำเนินการได้จริง ช่วยให้ข้อมูลใน CRM เป็นระเบียบ และปิดดีลได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ด้วยการวิเคราะห์การถอดความการประชุม และการ Call ควบคู่ไปกับข้อมูล Deal ที่เกี่ยวข้อง HubSpot จะแนะนำการอัปเดต Property ใน CRM โดยอัตโนมัติ เพื่อระบุรายการสิ่งที่ต้องทำ และร่างอีเมลติดตามผลแบบเฉพาะบุคคล

ก่อนที่คุณจะเริ่ม

โปรดตรวจสอบข้อกำหนดและการใช้เครดิตดังต่อไปนี้ ก่อนที่คุณจะกำหนดค่าฟีเจอร์เหล่านี้:

• การเข้าร่วม Beta: หากคุณเป็น Super Admin คุณอาจต้องเลือกเข้าร่วม (Opt-in) ใช้งานตัวจดบันทึกการประชุมพร้อมกับ Smart Deal Progression เวอร์ชัน Beta
• ปฏิทินและการเชื่อมต่อ: คุณต้องเชื่อมต่อปฏิทิน และใช้งานตัวจดบันทึกของ HubSpot หรือการเชื่อมต่อจากภายนอกที่รองรับ (เช่น Zoom, Google Meet หรือ Microsoft Teams) เพื่อซิงค์การบันทึกและการถอดความเข้าสู่ HubSpot
• HubSpot Credits: การใช้งาน Smart Data Capture สำหรับ Standard Properties นั้นฟรี อย่างไรก็ตาม การเพิ่ม Custom Properties จะใช้ 10 HubSpot Credits ต่อหนึ่ง properties ต่อการประมวลผลหนึ่งการถอดความ

ขั้นตอนที่ 1: เปิดใช้งานการบันทึกและการถอดความ

เพื่อให้ HubSpot สามารถสร้างบทถอดความและข้อมูลวิเคราะห์จาก AI ได้ Super Admin จะต้องเปิดใช้งานการบันทึกการสนทนาสำหรับบัญชีเสียก่อน:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก ไอคอนการตั้งค่า (Settings) ในแถบนำทางด้านบน
2. ที่แถบเมนูด้านซ้าย ให้คลิก Recording & Transcription (การบันทึกและการถอดความ)
3. ภายใต้หัวข้อ General settings ให้เปิดฟีเจอร์ Conversation Recording
4. จากนั้นเปิดฟีเจอร์ Transcription and analysis
5. ภายใต้หัวข้อ Notetaker options ให้เปิดฟีเจอร์สำหรับวิธีการบันทึกที่ต้องการ เช่น Meetings (การประชุม), Phone calls (โทรศัพท์) หรือ In-person conversations (การสนทนาต่อหน้า - เวอร์ชัน iOS app beta)

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดค่าตัวจดบันทึกการประชุม (Meeting Notetaker)

หากคุณใช้ตัวจดบันทึกการประชุมของ HubSpot เพื่อบันทึกวิดีโอคอล คุณต้องเปิดใช้งานให้ทีมของคุณ:

1. ไปที่ Settings > Tools > Meetings
2. ไปที่แถบมุมมอง Notetaker และเปิดใช้งาน (Toggle on)
3. กำหนดว่าผู้ใช้รายใดบ้างที่มีสิทธิ์เข้าถึง Bot จดบันทึก และระบุว่าต้องการให้ Bot เข้าร่วมการประชุมโดยอัตโนมัติ หรือต้องได้รับคำเชิญด้วยตนเองเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดค่า Smart Data Capture (การอัปเดต CRM)

Super Admin สามารถกำหนดได้ว่า AI ควรตรวจสอบและแนะนำการอัปเดตสำหรับ Properties ใดของดีลในระหว่างการสนทนา

1. ในบัญชี HubSpot ให้คลิก ไอคอนการตั้งค่า (Setting)
2. ที่แถบเมนูด้านซ้าย ภายใต้หัวข้อ Data Management ให้คลิกเมนู Data Capture
3. ติ๊กถูกที่ช่อง Use smart data capture
4. ใช้เมนู Dropdown เพื่อเพิ่มหรือลบ properties ที่ต้องการ (เช่น Deal stage หรือ Amount)
5. แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด (Best Practice): เพื่อเพิ่มคุณภาพของคำแนะนำจาก AI ควรใส่รายละเอียด properties และคำแนะนำในการกรอกข้อมูลให้ชัดเจนในแต่ละฟิลด์
6. คลิก Save (บันทึก)

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบและนำข้อแนะนำไปใช้

หลังจากสิ้นสุดการประชุมหรือการโทร HubSpot จะสร้างสรุปหลังการสนทนาและแจ้งเตือนเจ้าของกิจกรรมทันที หรือผ่านทางอีเมลสรุปรายการตรวจสอบรายวัน (Daily Follow-up Checklist)

คุณสามารถตรวจสอบคำแนะนำเหล่านี้ได้โดยคลิก Review next steps ในการแจ้งเตือน หรือวางเมาส์เหนือ ไอคอน Breeze AI ข้างๆ ชื่อดีลในหน้า Deals index จากหน้าตรวจสอบการสนทนา คุณสามารถ:

• อนุมัติการอัปเดต CRM: HubSpot จะแนะนำการอัปเดตคุณสมบัติ เช่น Deal stage หรือ Amount โดยอ้างอิงจากบทถอดความ คุณสามารถวางเมาส์เหนือคำว่า Source เพื่อดูช่วงเวลาที่แม่นยำในบทถอดความที่นำไปสู่คำแนะนำนั้น คลิก เครื่องหมายถูก (Approve) เพื่อยอมรับ, เครื่องหมาย X (Reject) เพื่อปฏิเสธ หรือแก้ไขค่าด้วยตนเองก่อนกดยอมรับ
• จัดการรายการสิ่งที่ต้องทำ (Action Items): ตรวจสอบขั้นตอนถัดไปที่ AI ระบุไว้ คุณสามารถแก้ไขข้อความ ลบรายการที่ไม่เกี่ยวข้อง หรือคลิก Save as one task เพื่อเปลี่ยนรายการเหล่านั้นให้เป็น Task ใน HubSpot โดยตรง