Workflows | Frequently Asked Questions: คำถามที่พบบ่อยในการใช้งานเวิร์คโฟลว์

Workflows | Frequently Asked Questions: คำถามที่พบบ่อยในการใช้งานเวิร์คโฟลว์

วันที่เผยแพร่ 23 ธันวาคม 2567

How do I troubleshoot workflow errors? / จะแก้ปัญหาอย่างไรเมื่อเวิร์คโฟลว์ทำงานผิดปกติ
หากคุณพบข้อผิดพลาดเมื่อทบทวนประวัติ Workflow ของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อผิดพลาดทั่วไปของ Workflow และขั้นตอนที่คุณสามารถดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้

Can I set a workflow to automatically turn off? / สามารถตั้งปิดเวิร์คโฟลว์ได้ไหม ?
ใช่ คุณสามารถตั้งค่า Workflow ให้ปิดการทำงานโดยอัตโนมัติหลังจากวันที่และเวลาที่กำหนดไว้ใน Workflow Settings ของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่า Workflow ให้ปิดอัตโนมัติ

Can I pause my workflow? / สามารถหยุดการทำงานของเวิร์คโฟลว์ได้ไหม ?
ในขณะที่ไม่มีปุ่มหยุดชั่วคราวทั่วไปสำหรับ Workflow คุณสามารถตั้งค่า Pause Dates เพื่อให้ Action ไม่ถูกดำเนินการในวันเฉพาะได้ ในช่วง Pause Dates นั้น Action จะถูกเลื่อนออกไปเป็นวันถัดไปที่สามารถดำเนินการได้ ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการจัดการแคมเปญที่ทับซ้อนกับวันหยุดหรือวันที่สำคัญอื่นๆ

What happens when a record is deleted? / ถ้า Record ถูกลบจะเป็นยังไง ?
เมื่อ Record ถูกลบ ระบบจะนำ Record ออกจาก Workflow โดยอัตโนมัติ แม้ว่าจะกู้คืน Record ในขณะที่อยู่ในสถานะ Delay แต่ Record ที่กู้คืนจะไม่กลับมาดำเนินการใน Workflow เดิม
หากต้องการนำ Record ที่ถูกลบกลับเข้าสู่ Workflow ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานการลงทะเบียนใหม่ (Re-enrollment) แล้วจึงลงทะเบียน Record ด้วยตนเอง

Why was my action skipped because of an "infinite loop"? / เวิร์คโฟลว์ไม่ทำงานหรือถูกข้ามการทำงานเพราะเกิดอินฟินิตี้ลูป
เมื่อคุณทบทวนประวัติ Workflow คุณอาจเห็นว่า Action บางอย่างถูกข้ามไปเพื่อป้องกัน Infinite Loop:
The enrolled deal was created by this workflow, so this action was skipped to prevent an infinite loop.

นี่หมายความว่า Workflow ของคุณมี Action ที่สร้าง Record ซึ่งตรงกับเกณฑ์การลงทะเบียนสำหรับ Workflow เดียวกัน:

• หาก Record ถูกสร้าง มันจะถูกลงทะเบียนใน Workflow เดียวกัน
• ซึ่งจะนำไปสู่ Action "Create Record" ที่สร้าง Record ใหม่
• Record ใหม่จะถูกลงทะเบียนใน Workflow เดียวกันอีก
• ผลลัพธ์จะเป็น Infinite Loop โดย Workflow จะสร้าง Record ต่อเนื่องไปเรื่อยๆ

HubSpot ป้องกันไม่ให้เกิดสถานการณ์นี้เพื่อให้ Workflow ไม่สร้าง Record อย่างไม่สิ้นสุด หากพบข้อผิดพลาดนี้ ให้ทบทวน Workflow ของคุณเพื่อให้มั่นใจว่า Record ที่สร้างใหม่จะไม่ตรงกับเกณฑ์การลงทะเบียนของ Workflow

How many workflows can I create? / ฉันสร้าง workflow ได้จำนวนเท่าไหร่
จำนวน Workflow ที่คุณสามารถสร้างได้ขึ้นอยู่กับการสมัครใช้งาน HubSpot ของคุณ:

• หากคุณมีการสมัครใช้งาน Marketing, Sales หรือ Service Hub Professional คุณสามารถสร้าง Workflow ได้สูงสุด 300 รายการ
• หากคุณมีการสมัครใช้งาน Marketing, Sales หรือ Service Hub Enterprise คุณสามารถสร้าง Workflow ได้สูงสุด 1000 รายการ
• หากคุณมีการสมัครใช้งาน Operations Hub Professional คุณสามารถสร้าง Workflow ได้สูงสุด 400 รายการ
• หากคุณมีการสมัครใช้งาน Operations Hub Enterprise คุณสามารถสร้าง Workflow ได้สูงสุด 1100 รายการ
• หากคุณมี Business Units Add-On คุณสามารถสร้าง Workflow เพิ่มเติมได้อีก 100 รายการ

หากคุณมีการสมัครใช้งานหลายรายการ จำนวน Workflow ของคุณจะขึ้นอยู่กับการสมัครใช้งานที่มีขีดจำกัด Workflow สูงสุด ตัวอย่างเช่น หากบัญชีของคุณมีการสมัครใช้งาน Marketing Hub Professional และ Sales Hub Enterprise คุณจะสามารถสร้าง Workflow ได้สูงสุด 1000 รายการ

Which workflows count towards my HubSpot account limits? / เวิร์คโฟลว์ไหนบ้างที่ถูกนับจำนวนลิมิต
เฉพาะ Workflow ที่กำหนดเองซึ่งสร้างจาก Workflows Tool เท่านั้นที่จะนับรวมในขีดจำกัดบัญชีของคุณ Embedded Workflow Tools ที่มี Preset Triggers จะไม่นับรวมในขีดจำกัด Workflow ของคุณ ซึ่งรวมถึง:

• Simple Workflows ที่สร้างจาก Ads Tool, Marketing Email Tool, และ Forms Tool
• Automation จาก CRM Settings เช่น Deal Pipeline Settings หรือ Ticket Pipeline Settings
• Automation จากเครื่องมือต่างๆ เช่น Sequences, Forecasts, Quotes, Surveys เป็นต้น

How long does HubSpot store my workflows data? / เวิร์คโฟลว์จะเก็บข้อมูลของฉันนานแค่ไหน ?
HubSpot จะจัดเก็บข้อมูล Workflow Action Logs ภายในระยะเวลาที่กำหนดดังนี้:

• 90 วัน: จะจัดเก็บข้อมูล Log การกระทำทั้งหมด รวมถึงข้อมูลระดับสูง เช่น Object ID (เช่น Contact, Company, Deal ฯลฯ), Event Type (Enrollment, Unenrollment ฯลฯ), และ Action Type
• 6 เดือน: ข้อมูลประวัติการลงทะเบียนจะถูกเก็บไว้ในระบบเพื่อใช้งาน Workflow-based Filters

Enrollment triggers

เมื่อเปิด Workflow คุณสามารถเลือกได้ว่าจะลงทะเบียน Contact ที่มีอยู่ซึ่งตรงตามเกณฑ์ Trigger Criteria แล้วหรือไม่ โดยเลือกตัวเลือก These contacts already meet the trigger criteria. Do you want to enroll them when this workflow turns on?:

• หากตั้งค่าเป็น No, only enroll objects which meet the trigger criteria after turning the workflow on, Records ที่มีอยู่ เช่น Contacts, Companies, Deals, Quotes, หรือ Tickets จะไม่ถูกลงทะเบียนโดยอัตโนมัติ แม้ว่าจะตรงตามเกณฑ์ในขณะนั้น
• เฉพาะ Records ที่เปลี่ยนแปลงจนตรงตามเกณฑ์ Trigger หลังจาก Workflow เปิดการทำงานเท่านั้นที่จะถูกลงทะเบียน

เมื่อคุณเปลี่ยน Enrollment Triggers ใน Workflow ที่กำลังทำงานอยู่ จะมี Dialog Box แสดงเพื่อให้คุณเลือกลงทะเบียน Records ที่มีอยู่ซึ่งตรงกับ Triggers ที่อัปเดตทันที

Why aren't previously enrolled records that meet a workflow's enrollment triggers again being re-enrolled in the workflow? / ทำไมข้อมูลที่เคยเข้าเวิร์คโฟลว์แล้วถึงไม่เข้าเวิร์คโฟลว์อีกครั้ง ?
ตามค่าเริ่มต้น Records จะถูกลงทะเบียนใน Workflow เพียงครั้งแรกที่ตรงกับเกณฑ์ Enrollment Triggers หรือเมื่อลงทะเบียนด้วยตนเองเท่านั้น เรียนรู้วิธีเพิ่ม Re-enrollment Triggers เพื่ออนุญาตให้ Records ถูกลงทะเบียนใหม่ใน Workflow

What happens when I edit an active list used in a workflow's enrollment triggers? / จะเกิดอะไรขึ้นถ้าแก้ไขเวิร์คโฟลว์ที่กำลังทำงานอยู่ (Marketing Hub Professional และ Enterprise เท่านั้น) 
เมื่อคุณแก้ไข Filters ใน Active List ที่ใช้ใน Enrollment Triggers ของ Workflow ที่กำลังทำงานอยู่ จากนั้นบันทึก List ระบบจะถามว่าคุณต้องการลงทะเบียน Contacts ที่ตรงกับเกณฑ์ใหม่ใน Workflow หรือไม่

How many enrollment triggers can I add to a workflow? /  สามารถใส่เงื่อนไขการ enrollment triggers ได้จำนวนเท่าไหร่ต่อ 1 เวิร์คโฟลว์ ?
คุณสามารถเพิ่ม Enrollment Triggers ได้สูงสุด 250 รายการใน Workflow หาก Workflow ของคุณต้องการ Triggers มากกว่านั้น ให้สร้าง Workflow หลายตัวแทน

Why do I receive an error when saving my number property as an enrollment trigger? / ทำไมฉันได้รับแจ้งเตือน error เมื่อ แก้ไขข้อมูลที่เป็นตัวเลขในการ enrollment triger ? 
หากคุณใช้ Number Property เป็น Trigger ใน Contact-based Workflow คุณสามารถใช้ตัวเลขจำนวนเต็มเท่านั้น หากใช้ค่าที่มีทศนิยม จะเกิดข้อผิดพลาดและ Trigger จะไม่ถูกบันทึก ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถตั้งค่า Employees is any of 0.98ได้

Why is the number of contacts shown when I review my workflow different to the number of contacts in my list? / ทำไมตัวเลขที่แสดงในหน้าเวิร์คโฟลว์ถึงไม่ตรงกับในลิสต์ของคอนแทค
สำหรับบัญชี Marketing Hub Starter, Professional, หรือ Enterprise ใน Contact-based Workflow จำนวน Contacts ที่แสดงในหน้ารีวิวเป็นเพียงการประมาณค่าเท่านั้น หากต้องการดูจำนวนที่แน่นอน ให้คลิก Use Lists to see these contacts

Why has an [object] enrolled in my workflow even though I selected No, only enroll [objects] which meet the trigger criteria after turning the workflow on? / ทำไมถึงมีอ็อพแจ็คในเวิร์คโฟลว์ที่แสดงในเวิร์คโฟลว์ที่ไม่มีการใช้งานอ็อพแจ็ค
เมื่อเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ Objects จะถูกลงทะเบียนหาก:

• ก่อนหน้านี้พวกมันไม่ตรงตามเกณฑ์ Trigger Criteria และเปลี่ยนแปลงจนตรงหลังจาก Workflow เปิด
• หรือหากพวกมันเปลี่ยนแปลงจนตรงกับเกณฑ์อีกครั้ง และเปิดใช้งาน Re-enrollment

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Re-enrollment Triggers

Active

Why are my workflow actions not executing at the expected time? / ทำไมเวิร์คโฟลว์ถึงไม่ทำงานตรงกับเวลาที่ถูกกำหนดไว้ ?
เมื่อมี Records จำนวนมากลงทะเบียนใน Workflow หรือดำเนินการ Action พร้อมกัน Workflow อาจถูก Throttled ทำให้ Actions ไม่ดำเนินการทันที แต่ถูกจัดคิวเพื่อประมวลผล
ใน Workflow ประเภท Specific Date หรือ Contact Date Property, Contacts อาจพลาด Action แรก หาก Action นั้นถูกกำหนดให้เริ่มหลังจากการลงทะเบียนไม่นาน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณสามารถลงทะเบียน Contacts ล่วงหน้าหรือกำหนด Action แรกในเวลาถัดไป

What happens to enrolled records when I add more workflow actions? / เกิดอะไรขึ้นเมื่อมีการเพิ่มแอ็คชั่นเข้าไปในเวิร์คโฟลว์ที่เคยเข้าเวิร์คโฟลว์แล้ว
การเพิ่ม Actions ใน Workflow ที่กำลังทำงานอยู่มีผลดังนี้:

• Records ที่ยังไม่ได้ดำเนินการถึง Action ใหม่ จะถูกกำหนดเวลาเมื่อมาถึงจุดนั้น
• Records ที่ผ่านจุดดังกล่าวไปแล้วจะไม่ดำเนินการ Action ใหม่

ตัวอย่าง:
ใน Workflow ที่มี 2 Actions หากเพิ่ม Action ใหม่ระหว่าง Action แรกและ Action ที่สอง:

• Pablo the Cat กำลังจะดำเนินการ Action แรก หลังจากดำเนินการเสร็จ จะถูกกำหนดเวลาไปยัง Action ใหม่
• Tito the Cat กำลังจะดำเนินการ Action ที่สอง (ที่กลายเป็น Action ที่สาม) เนื่องจากผ่านจุดที่เพิ่ม Action ใหม่ไปแล้ว จะไม่ถูกกำหนดเวลาให้ดำเนินการ Action ใหม่
  
  

What happens to enrolled records when I remove workflow actions? / เกิดอะไรขึ้นกับข้อมูลที่เข้าเวิร์คโฟลว์แล้วหากแอ็คชั่นถูกลบออกจากเวิร์คโฟลว์ ?
การลบ Actions ออกจาก Workflow ที่กำลังทำงานจะส่งผลต่อ Records ที่ถูกกำหนดเวลาให้ดำเนินการ Action นั้น:

• เมื่อคุณลบ Action ที่มี Records กำหนดไว้ Records จะไม่ดำเนินการ Action นั้น
• Records จะข้ามไปยังขั้นตอนถัดไปใน Workflow และดำเนินการต่อใน Workflow

ตัวอย่าง: หาก Action ถูกตั้งค่าให้ดำเนินการเฉพาะวันธรรมดา Records จะไม่เข้าสู่ขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะถึงวันธรรมดาหรือจนกว่าช่วงเวลาที่กำหนดจะผ่านไป จะมีข้อผิดพลาดปรากฏสำหรับ Action นั้นใน Workflow History

เมื่อมี Records ถูกกำหนดเวลาสำหรับ Action, Action นั้นจะแสดงจำนวน Records เช่น 1 contact in this action

Why is the rotate leads action in my workflow delayed for 10 minutes for new contacts? / ทำไมหลีดที่ถูกนำเข้าเวิร์คโฟลว์ถึงถูกดีเลย์เวลา 10 นาทีสำหรับคอนแทคใหม่
หากเปิดใช้งานการตั้งค่า Assign company owner to contact by default, จะเกิดข้อผิดพลาดต่อไปนี้เมื่อเพิ่ม Action Rotate Leads ใน Contact-based Workflow:
New contacts will take about 10 minutes to be processed because the contact and company owner sync is enabled.

เมื่อมีการสร้าง Contact ใหม่ใน HubSpot และมีการซิงค์ความเป็นเจ้าของระหว่าง Contacts และ Companies, อาจใช้เวลาสักครู่ในการเชื่อมโยง Contact กับ Company และซิงค์ความเป็นเจ้าของของ Company ไปยัง Contact ดังนั้น Contact ใหม่จะล่าช้า 10 นาที ก่อนที่จะดำเนินการ Rotate Leads Action เพื่อให้การเชื่อมโยง Contact-Company และการซิงค์เสร็จสมบูรณ์

Why can't I send my marketing email in a workflow? / ทำไมอีเมลถึงไม่ถูกส่งในเวิร์คโฟลว์ (Marketing Hub Professional และ Enterprise เท่านั้น)
เฉพาะ Marketing Emails ที่บันทึกสำหรับ Automation เท่านั้นที่สามารถส่งใน Workflows ได้ หาก Email เป็น Draft หรือเคยส่งไปยังรายชื่อผู้รับก่อนหน้าแล้ว จะไม่ปรากฏให้เลือกใน Action Send Email

Delays

What happens to records waiting in a workflow delay when the delay is deleted? / เกิดอะไรขึ้นกับข้อมูลที่ถูกดีเลย์ตอนเวิร์คโฟลว์ทำงานแต่ดีเลย์ถูกลบออก ?
เมื่อคุณลบ Delay, Records ที่กำลังรอใน Delay นั้นจะข้าม Delay ทันที และดำเนินการต่อใน Workflow

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไข Workflow Delays

What happens to records waiting in a workflow delay when the delay timing is changed? / เกิดอะไรขึ้นกับข้อมูลที่ดีเลย์ถูกขยับเวลาในเวิร์คโฟลว์
เมื่อคุณเปลี่ยนความยาวของ Delay:

• หากเพิ่มระยะเวลา Delay: Records ที่รอใน Delay จะถูกกำหนดเวลาใหม่ให้รอช่วงเวลาที่เหลือตามระยะเวลา Delay ใหม่
  • ตัวอย่าง: หากเปลี่ยน Delay จาก 1 ชั่วโมงเป็น 2 ชั่วโมง Records ที่รอแล้ว 30 นาที จะรอเพิ่มอีก 1 ชั่วโมง 30 นาที
• หากลดระยะเวลา Delay: Records จะถูกกำหนดเวลาใหม่ให้สอดคล้องกับความยาว Delay ใหม่หรือออกจาก Delay ทันที
  • ตัวอย่าง: หากเปลี่ยน Delay จาก 2 ชั่วโมงเป็น 1 ชั่วโมง Records ที่รอแล้ว 30 นาที จะรอเพิ่มอีก 30 นาที แต่หากรอมาแล้ว 1 ชั่วโมง 30 นาที จะออกจาก Delay ทันที

ที่มา: https://knowledge.hubspot.com/workflows/workflows-faq