Limit access to your HubSpot assets: จำกัดสิทธิ์การเข้าถึง Assets

คุณสามารถจำกัดการเข้าถึงเนื้อหา ข้อมูล และอื่นๆ ได้ เพื่อให้เฉพาะทีมและผู้ใช้ที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถดูและแก้ไขได้

วันที่เผยแพร่: 30 กันยายน 2567

คุณสามารถจำกัดการเข้าถึงเนื้อหา ข้อมูล และอื่นๆ ได้ เพื่อให้เฉพาะทีมและผู้ใช้ที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถดูและแก้ไขได้ ซึ่งเป็นประโยชน์หากคุณต้องการแยก asset ตามแผนกหรือทีม นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้ใช้ของคุณมีความมุ่งเน้นและจัดระเบียบมากขึ้น

asset ที่คุณสามารถจำกัดการเข้าถึงได้ขึ้นอยู่กับการสมัครสมาชิก HubSpot ของคุณ

การจำกัดการเข้าถึงเครื่องมือสามารถทำได้ตามขั้นตอนด้านล่าง สำหรับ Dashboards, CRM views, และ Email subscription preferences ให้ข้ามไปยังส่วน คำแนะนำเฉพาะเครื่องมือด้านล่าง

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่เครื่องมือที่คุณต้องการจำกัดการเข้าถึง
• หากต้องการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้กับ asset หนึ่งรายการ ให้เลื่อนเมาส์ไปท asset ที่คุณต้องการกำหนด จากนั้นคลิกที่เมนู Actions แบบดรอปดาวน์ แล้วเลือก Manage Access
• หากต้องการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้กับ asset หลายรายการ ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจาก asset ที่คุณต้องการกำหนด แล้วคลิก Manage access
  
  

ในกล่องโต้ตอบ ให้เลือก Available to everyone หรือ Select users and teams who can edit

• หากต้องการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้กับทีมและผู้ใช้ ให้คลิกแท็บ Teams หรือ Users จากนั้นคลิกช่องทำเครื่องหมายถัดจากทีมและผู้ใช้ที่คุณต้องการกำหนด
• คลิก Save asset จะสามารถมองเห็นได้เฉพาะผู้ใช้และทีมที่เลือกเท่านั้น สำหรับเครื่องมือที่ไม่ได้ทำตามคำแนะนำข้างต้น คุณจะพบคำแนะนำเฉพาะเครื่องมือด้านล่าง
  
  

คำแนะนำเฉพาะเครื่องมือ
CRM records
โดยค่าเริ่มต้น ผู้ใช้สามารถดูและแก้ไข Contacts, Companies, Deals, และ Tickets ได้ทั้งหมด คุณสามารถปรับการอนุญาตของผู้ใช้เพื่อให้สามารถดูและแก้ไขบันทึกที่เป็นเจ้าของโดยพวกเขาหรือทีมของพวกเขาเท่านั้น

วิธีจำกัดการเข้าถึง CRM records สำหรับผู้ใช้ของคุณ:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิกที่ไอคอน Settings ที่แถบนำทางด้านบน
• ในเมนูด้านซ้ายมือ ให้ไปที่ Users & Teams
• คลิกที่ชื่อผู้ใช้ที่คุณต้องการแก้ไข
• ในแท็บ CRM ให้คลิก Object access เพื่อขยายส่วน
  • คลิกเมนูแบบดรอปดาวน์ถัดจากสิทธิ์ View, Edit, และ Delete สำหรับบันทึกประเภทเฉพาะ
  • เลือก Everything, Team only, Owned only, หรือ None
    
    
    
    

การสื่อสารใน CRM records

• หากต้องการแก้ไขผู้ที่สามารถสื่อสารกับบันทึก ให้คลิก CRM tools เพื่อขยายส่วน

  • คลิกเมนูแบบดรอปดาวน์ถัดจาก Communicate

  • เลือก Everything, Team only, Owned only, หรือ None
    
    
    

• คลิก Save เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

การอนุญาตที่อัปเดตจะมีผลหลังจากผู้ใช้ล็อกเอาท์แล้วล็อกอินใหม่อีกครั้ง เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ user permissions.

CRM views

คุณไม่สามารถจำกัดการเข้าถึง Standard views ได้ แต่คุณสามารถตั้งค่าให้ Custom CRM views มองเห็นได้เฉพาะคุณ ทีมของคุณ หรือทุกคน

วิธีจำกัดการเข้าถึง CRM view:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่หน้า Contact, Company, Deal, Ticket, หรือ Custom object
• ในแถบด้านซ้าย คลิก All saved filters
• วางเมาส์เหนือชื่อ Filter จากนั้นคลิก Options ในเมนูดรอปดาวน์ ให้เลือก Manage sharing
• ในกล่องโต้ตอบ ให้เลือกว่าคุณต้องการให้ Filter นี้มองเห็นเฉพาะคุณ ทีมของคุณ หรือทุกคน
• คลิก Save

Conversations inbox

หลังจากสร้าง Inbox แล้ว คุณสามารถแก้ไขผู้ใช้และทีมที่สามารถดู Inbox ได้โดยการแก้ไขการตั้งค่าการจัดการทีมของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการผู้ใช้ Inbox

Dashboards
เจ้าของ Dashboard สามารถกำหนดทีมที่สามารถดูและแก้ไข Custom dashboards ได้

วิธีมอบหมายการเข้าถึง Dashboards:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ Reports > Dashboards

• เหนือรายงาน Dashboard ให้คลิกลิงก์ Assigned จากนั้นคลิก Edit access
  
  
  

• ในแถบด้านขวา ให้เลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการมอบสิทธิ์การเข้าถึง

  • หากต้องการให้เฉพาะเจ้าของ Dashboard เห็น ให้เลือกปุ่มตัวเลือก Private to owner แล้วคลิก Save

  • หากต้องการให้ผู้ใช้ทุกคนเข้าถึง Dashboard ได้ ให้เลือกปุ่มตัวเลือก Everyone จากนั้นเลือก View and edit หรือ View only แล้วคลิก Save

  • หากต้องการให้เฉพาะทีมและผู้ใช้บางคนเข้าถึง Dashboard ได้ (เฉพาะ Enterprise เท่านั้น):

    • เลือกปุ่มตัวเลือก Only specific users and teams
    • เลือก View and edit หรือ View only
    • คลิก Next
    • เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากทีมและผู้ใช้ที่คุณต้องการมอบสิทธิ์การเข้าถึง
    • คลิก Save

Deal and ticket pipelines

Super admins สามารถจัดการผู้ใช้และทีมที่เข้าถึง Deal และ Ticket pipelines ได้ สำหรับแต่ละ Pipeline คุณสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงกับผู้ใช้ทุกคนในบัญชี หรือจำกัดการเข้าถึงให้เฉพาะผู้ใช้และทีมบางคน

วิธีจำกัดการเข้าถึง Deal และ Ticket pipelines:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิกไอคอน settings ในแถบการนำทางด้านบน
• ในเมนูด้านซ้าย ให้ไปที่ Objects > Deals หรือ Objects > Tickets
• คลิกแท็บ Pipelines
• ในส่วน Select a pipeline ให้คลิกเมนูดรอปดาวน์และเลือก Pipeline ที่ต้องการแก้ไข
• คลิกเมนูดรอปดาวน์ Actions จากนั้นเลือก Manage Access
• ในแถบด้านขวา เลือก Private to me, Available to everyone หรือ Select users and teams who can edit
• หากคุณเลือกผู้ใช้หรือทีมบางคน ในแถบค้นหา ให้ค้นหาและเลือกช่องทำเครื่องหมายทางซ้ายของผู้ใช้หรือทีมที่คุณต้องการให้เข้าถึง Pipeline
• หากต้องการยกเลิกการเข้าถึง Pipeline ให้ล้างช่องทำเครื่องหมายข้างชื่อผู้ใช้หรือทีม หรือคลิก X ในส่วน Who has access
• ที่ด้านล่างของแถบ ให้คลิก Save

การให้สิทธิ์การเข้าถึง Pipeline กับผู้ใช้หรือทีมบางคนจะจำกัดการเข้าถึงของคนอื่นๆ หากผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์ดู Pipeline ดังกล่าว:

• Restricted pipelines จะถูกแสดงเป็นสีเทาในบัญชี HubSpot ทั้งบนเดสก์ท็อปและ แอปบนมือถือ
• ผู้ใช้สามารถดู Deal หรือ Ticket record ได้หากได้รับลิงก์โดยตรงจากผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึง Pipeline
• ผู้ใช้สามารถดู Records จาก Restricted pipelines ในรายงาน
• ผู้ใช้สามารถดู Records จาก Restricted pipelines เป็น Associations ใน Records
• ผู้ใช้สามารถค้นหา Records ใน Pipeline ได้
• ผู้ใช้จะไม่สามารถสร้าง Records ใหม่ใน Pipeline ได้

Documents, playbooks, sequences, and sales templates

หลังจากสร้าง Document, Playbook, Sequence หรือ Template คุณสามารถตั้งค่าระดับการเข้าถึงเป็น Private to the owner, Shared with everyone หรือ Shared with specific users and teams

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจำกัดการเข้าถึงเนื้อหาการขาย

Domains

โดยค่าเริ่มต้น ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ Add and edit domains สามารถดูและแก้ไข Domains ทั้งหมด รวมถึงเผยแพร่เนื้อหาไปยัง Domains ทั้งหมดได้ หากต้องการจำกัดผู้ใช้ที่สามารถแก้ไขหรือเผยแพร่เนื้อหาไปยัง Domains บางรายการ ให้เรียนรู้วิธีมอบสิทธิ์การเผยแพร่ Domain ให้กับทีม

Social Accounts

เฉพาะ Super admins เท่านั้นที่สามารถจัดการผู้ใช้และทีมที่เข้าถึงบัญชี Social ได้ การให้สิทธิ์การเข้าถึงบัญชี Social กับผู้ใช้หรือทีมบางคนจะจำกัดการเข้าถึงของผู้ใช้อื่น ผู้ใช้หรือทีมที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงจะไม่สามารถดูหรือจัดการโพสต์จากบัญชีในเครื่องมือ Social ได้