Import Companies, Contacts, Deals, Line items

ต้องการ Import ข้อมูล ที่มีทั้ง Companies, Contacts, Deals, Line items เข้าระบบ HubSpot สิ่งที่ต้องเตรียมเบื้องต้นคือ Files ที่จะนำเข้าและ Properties ที่ต้องมีในการ Import ตาม Object ต่างๆ

Properties Required

- Companies: อย่างน้อยต้องมี Name, Company Domain Name, หรือ Record ID. 

- Contacts: อย่างน้อยต้องมี First Name, Last Name, Email, หรือ Record ID.

- Deals: ถ้าสร้างใหม่อย่างน้อยต้องมี Deal Name, Deal Pipeline, Deal Stage หรือ Record ID.

- Line items: อย่างน้อยต้องมี Name, Quantity, Unit Price และต้อง Associated กับ Deals ด้วย Record ID (Deal)

** Note สามารถ Import new line items ได้ แต่ไม่สามารถ Update Line item ที่มีอยู่เดิมจากการ Import ได้

 

การเตรียมไฟล์เพื่อจะ Import

ข้อมูลควรจะแบ่ง Object ชัดเจน
- Contacts: First name, Last name, Email หากต้องการนำข้อมูลอื่นที่อยู่ใน Object contact สามารถใส่เพิ่มเติมได้
- Companies: Company name, Company domain name หากต้องการนำข้อมูลอื่นที่อยู่ใน Object contact สามารถใส่เพิ่มเติมได้
- Deals: Deal Name, Deal pipeline, Deal stage หากต้องการนำข้อมูลอื่นที่อยู่ใน Object contact สามารถใส่เพิ่มเติมได้

- Line items: Name, Quantity, Unit Price หากต้องการนำข้อมูลอื่นที่อยู่ใน Object contact ก็สามารถใส่เพิ่มเติมได้

** Note ในกรณีที่ contact ไม่มี Email หรือ Company ไม่มี Company domain name  การนำเข้าต้องใช้ Record ID ของแต่ละ Object เพื่อระบบจะได้ใช้เป็นตัวอ้างอิงว่าเข้าไปที่อัพเดทข้อมูลใด 

ในระบบ HubSpot: Object Contact ใช้ Primary คือ Email, Object Company คือ Company domain name.

ตัวอย่างและคำอธิบายเพิ่มเติม
ไฟล์ตัวอย่าง: เตรียมไฟล์ที่จะนำ Import

 

เตรียมไฟล์ Import Contacts & Companies

** จัดเรียงไฟล์ข้อมูล contacts กับ Companies ตามข้อมูลที่จะนำเข้าและ Export ข้อมูลที่เป็น Record ID เพื่อมาใช้เป็น ตัวอ้างอิงเพื่อให้ไปอัพเดทที่ Contacts หรือ Companies เดิม

ตัวอย่างและคำอธิบายเพิ่มเติม
ไฟล์ตัวอย่าง: เตรียมไฟล์ Import Contacts & Companies

 

Import Associate Contacts & Companies

** จัดเรียงไฟล์ข้อมูล contacts กับ Companies ตามข้อมูลที่จะนำเข้า และ Export ข้อมูลที่เป็น Record ID(Company) เพื่อมาใช้เป็นตัวอ้างอิงเพื่อให้ไปอัพเดทที่ Contacts หรือ Companies เดิม

**อาจใช้ Company name(หรือใช้ข้อมูลอื่นๆแล้วแต่ทางลูกค้าเพื่อ Identify แต่ละ Company เช่น เลขประจำตัวผู้เสียภาษี เป็นต้น) ในการจับ Mapping กันระหว่าง Record id(Company) โดยใช้ Vlook up ใน excel เพื่อจับ Mapping ข้อมูล

** เมื่อนำ Record ID(Company) มาใส่เรียบร้อยแล้วก็ Import file เข้าระบบได้เลย 

** กรณีที่ต้องการ Import Contacts ให้ associated กับ Companies ต้องใช้ Record ID ของ Companies

ตัวอย่างและคำอธิบายเพิ่มเติม
ไฟล์ตัวอย่าง: Import Associate Contacts & Companies

 

เตรียมไฟล์ Import Contacts & Deals

** จัดเรียงไฟล์ข้อมูล Contacts กับ Deals ตามข้อมูลที่จะนำเข้าและ Export ข้อมูลที่เป็น Record ID(Contact) เพื่อมาใช้เป็นตัวอ้างอิงเพื่อให้ไปอัพเดทที่ Contacts เดิม

ตัวอย่าง และคำอธิบายเพิ่มเติม
ไฟล์ตัวอย่าง: เตรียมไฟล์ Import Contacts & Deals

 

Import Associate Contacts & Deals

** จัดเรียงไฟล์ข้อมูล contacts กับ Deals ตามข้อมูลที่จะนำเข้าและ Export ข้อมูลที่เป็น Record ID(Contact) เพื่อมาใช้เป็นตัวอ้างอิงเพื่อให้ไปอัพเดทที่ Contacts เดิม

**อาจใช้ First name(หรือใช้ข้อมูลอื่นๆแล้วแต่ทางลูกค้าเพื่อ Identify แต่ละ Contacts เช่น เบอร์โทรศัพท์, Email เป็นต้น) ในการจับ Mapping กันระหว่าง Record ID(Contacts) โดยใช้ Vlook up ใน excel เพื่อจับ Mapping ข้อมูล

** เมื่อนำ Record ID มาใส่เรียบร้อยแล้วก็ Import file เข้าระบบได้เลย

** กรณีที่ต้องการ Import Deals ให้ associated กับ contacts ต้องใช้ Record ID ของ contacts

ตัวอย่างและคำอธิบายเพิ่มเติม
ไฟล์ตัวอย่าง: Import Associate Contacts & Deals

 

เตรียมไฟล์ import Deals & Line items

** จัดเรียงไฟล์ข้อมูล Deals กับ Line items ตามข้อมูลที่จะนำเข้าและ Export ข้อมูลที่เป็น Record ID(Deals) เพื่อมาใช้เป็นตัวอ้างอิงเพื่อให้ไปอัพเดทที่ Deals เดิม

ตัวอย่าง และคำอธิบายเพิ่มเติม
ไฟล์ตัวอย่าง: เตรียมไฟล์ import Deals & Line items

 

Import Associate Deals & Line items

** จัดเรียงไฟล์ข้อมูล Deals กับ Line items ตามข้อมูลที่จะนำเข้า และ Export ข้อมูลที่เป็น Record ID(Deals) เพื่อมาใช้เป็นตัวอ้างอิงเพื่อให้ไปอัพเดทที่ Deals เดิม

** อาจใช้ Deal name (หรือใช้ข้อมูลอื่นๆแล้วแต่ทางลูกค้าเพื่อ Identify แต่ละ Deals เช่น ใบคำสั่งซื้อสินค้า เป็นต้น) ในการจับ Mapping กันระหว่าง Record ID(Deals) อาจใช้วิธี Vlook up ใน excel เพื่อจับ Mapping ข้อมูล

** เมื่อนำ Record ID(Deals) มาใส่เรียบร้อยแล้วก็ Import file เข้าระบบได้เลย

ตัวอย่าง และคำอธิบายเพิ่มเติม
ไฟล์ตัวอย่าง: Import Associate Deals & Line items

 

วีดีโอแนะนำการ Import Companies, Contacts, Deals, Line items เข้าระบบ HubSpot

ข้อกำหนดของไฟล์และข้อจำกัดทางเทคนิค

ไฟล์ทั้งหมดที่นำเข้าไปยัง HubSpot จะต้อง:

• เป็นไฟล์ .csv, .xlsx หรือ .xls
• มีแค่แผ่นเดียว..
• รวมแถวส่วนหัวซึ่งแต่ละส่วนหัวของคอลัมน์สอดคล้องกับคุณสมบัติใน HubSpot ส่วนหัวของคอลัมน์สามารถจัดเรียงตามลำดับใดก็ได้โดยไม่กระทบต่อการนำเข้า คุณสามารถยืนยันได้ว่ามีคุณสมบัติเริ่มต้นอยู่แล้วเพื่อให้ตรงกับส่วนหัวของคุณหรือสร้างคุณสมบัติที่กำหนดเองก่อนที่จะนำเข้า เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อกำหนดคุณสมบัติ
• มีน้อยกว่า 1,000 คอลัมน์
• เข้ารหัส UTF-8 หากมีอักขระภาษาต่างประเทศรวมอยู่ด้วย
• หากคุณกำลังนำเข้าไฟล์ Excel:
  • มีข้อมูลที่อยู่ภายใต้ขีดจำกัดสูงสุดของเวิร์กชีตและสมุดงาน ของ Excel
  • มีเซลล์ในรูปแบบตัวเลขเมื่อนำเข้าคุณสมบัติวันที่-เวลา
• มีเฉพาะข้อมูลสกุลเงินที่จัดรูปแบบสำหรับ USD โดยใช้ทศนิยม (เช่น 123.45) 

มีข้อจำกัดทางเทคนิคเพิ่มเติมสำหรับเครื่องมือนำเข้า ขึ้นอยู่กับการสมัคร HubSpot ของคุณ ขีดจำกัดเหล่านี้รวมถึงขีดจำกัดขนาดและแถวของไฟล์นำเข้า ตลอดจนจำนวนไฟล์และแถวที่คุณสามารถนำเข้าได้ต่อวัน

• หากคุณใช้เครื่องมือฟรีของ HubSpot คุณสามารถ:
  • นำเข้าไฟล์สูงสุด 20MB
  • นำเข้าได้สูงสุด 50 รายการต่อวัน
  • นำเข้าได้มากถึง 500,000 แถวต่อวัน หากคุณนำเข้าไฟล์ที่มีมากกว่า 500,000 แถว จะใช้เวลาหลายวันจึงจะเสร็จสมบูรณ์
• หากบัญชีของคุณมี การสมัครใช้งานแบบ Starter , ProfessionalหรือEnterpriseคุณสามารถ:
  • นำเข้าไฟล์ได้สูงสุด 512 MB
  • นำเข้าได้มากถึง 500 รายการต่อวัน
  • นำเข้าได้สูงสุด 10,000,000 แถวต่อวัน โดยจำกัด 1,048,576 แถวต่อไฟล์ หากคุณกำลังนำเข้าผ่านAPI การนำเข้าคุณสามารถนำเข้าได้สูงสุด 80,000,000 แถวต่อวัน

ขีดจำกัดเหล่านี้มีผลกับช่วงเวลา 24 ชั่วโมงต่อเนื่องและไม่ได้รีเซ็ตในเวลาที่กำหนดของวัน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ  การสมัคร HubSpot ของคุณและข้อจำกัด