การดำเนินการจัดรูปแบบข้อมูลของ Workflow ช่วยให้คุณสามารถแก้ไข จัดรูปแบบ และดูแลรักษาข้อมูล CRM ของคุณได้โดยอัตโนมัติ
การจัดรูปแบบข้อมูลด้วย Workflow มีกระบวนการสองขั้นตอน ขั้นแรก คุณจะต้องเตรียมข้อมูลโดยการตั้งค่าการดำเนินการสำหรับจัดรูปแบบข้อมูล (Format Data Action) จากนั้น คุณจะต้องตั้งค่าการดำเนินการ Workflow อื่นเพื่ออัปเดตข้อมูลนั้น
เตรียมข้อมูลของคุณ
ขั้นตอนในการตั้งค่าการดำเนินการจัดรูปแบบข้อมูล:
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ Automation> Workflow
- คลิกชื่อของ Workflow ที่มีอยู่ หรือสร้าง Workflow ใหม่
- ในตัวแก้ไข (Workflow Editor) ให้คลิกไอคอนเครื่องหมายบวก (+) เพื่อเพิ่มการดำเนินการ (Action) ของ Workflow
- ในแผงการดำเนินการ (Action Panel) เลือก Format Data
- ในแผงด้านขวา เลือก Property หรือ Value to format:
- ในการจัดรูปแบบค่า Property ของ Enrolled Records คลิกเพื่อขยาย [Record] in this workflow จากนั้นเลือก Property
- ในการจัดรูปแบบผลลัพธ์ของการกระทำหรือ Action ก่อนหน้า ให้คลิกเพื่อขยาย Previous action mame จากนั้นเลือกผลลัพธ์ของการดำเนินการ (Action Output) - จากนั้นเลือกตัวเลือกการจัดรูปแบบ:
- Add a number: เพิ่มตัวเลขเฉพาะให้กับ Property หรือ Value ป้อนค่าที่ต้องการลงในช่อง Number to add
- Add an amount of time: เพิ่มระยะเวลา (เช่น ชั่วโมง วัน) ให้กับค่าวันที่และเวลา ป้อนระยะเวลาลงในช่องจำนวนเงินที่ต้องการเพิ่ม (Number to add) จากนั้นใช้เมนูดรอปดาวน์หน่วยเวลา (Unit of time) เพื่อเลือกหน่วยเวลา
- Calculate nth root of a number: คำนวณค่ารากของตัวเลข ป้อน Root number ลงในฟิลด์ Nth root number
- Capitalize first letter (ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่กับอักษรตัวแรก): ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่กับอักษรตัวแรกของคำ ใช้ได้กับอักขระในอักษรละตินเท่านั้น
- Change all characters to lowercase (เปลี่ยนอักขระทั้งหมดเป็นตัวพิมพ์เล็ก): เปลี่ยนอักขระทั้งหมดในค่าเป็นตัวพิมพ์เล็ก ใช้ได้กับอักขระในอักษรละตินเท่านั้น
- Change all characters to uppercase (เปลี่ยนอักขระทั้งหมดเป็นตัวพิมพ์ใหญ่): เปลี่ยนอักขระทั้งหมดในค่าเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ใช้ได้กับอักขระในอักษรละตินเท่านั้น
- Change date format (เปลี่ยนรูปแบบวันที่): เปลี่ยนรูปแบบวันที่ของค่า ในการตั้งค่าของ Format field ให้ใช้รายการคำสั่งในเอกสารสำหรับนักพัฒนาของ HubSpot
- Change to title case: เปลี่ยนค่าเป็น title case ใช้ได้กับอักขระในอักษรละตินเท่านั้น
- Convert to Unix timestamp: แปลงค่าเป็นการประทับเวลา Unix
- Cut a character or several characters (ตัดอักขระหรืออักขระหลายตัว): ลบอักขระเฉพาะออกจากค่า ป้อนอักขระที่คุณต้องการลบลงในช่อง Character to cut ตัวอย่างเช่น สำหรับรหัสไปรษณีย์ 02145 คุณสามารถป้อน 02 ลงในฟิลด์ ซึ่งจะส่งผลให้มีค่าเท่ากับ 145
- Divide a number: หารค่าด้วยจำนวนเฉพาะ ป้อนหมายเลขที่คุณต้องการหารด้วย Field
- Get absolute value of a number: ส่งกลับค่าสัมบูรณ์ของตัวเลข คุณสามารถใช้ตัวเลือกนี้เพื่อให้แน่ใจว่าตัวเลขเป็นบวก
- Multiply by a number: คูณค่าด้วยจำนวนเฉพาะ ป้อนตัวคูณลงในช่อง Number to multiply
- ลบแท็ก HTML: ลบแท็ก HTML ออกจากค่า
-Round a number: ปัดเศษตัวเลขขึ้นหรือลง ในการเลือกจำนวนทศนิยมที่จะรวมในตัวเลขที่จัดรูปแบบ ให้คลิกเมนูดรอปดาวน์ทศนิยมเพื่อปัดเศษ (Decimal to round) และเลือกทศนิยม (Decimal) จากนั้นใช้เมนูดรอปดาวน์วิธีการปัดเศษเพื่อเลือกว่าคุณต้องการปัดเศษขึ้นหรือลง
- Subtract an amount of time: ลบระยะเวลา (เช่น ชั่วโมง วัน) ออกจากค่า ป้อนตัวลบลงในฟิลด์ จำนวนที่จะลบ จากนั้นใช้เมนูดรอปดาวน์ หน่วยเวลา เพื่อเลือกหน่วยของเวลา
- Test if a number is divisible: ตรวจสอบว่าตัวเลขหารด้วยค่าเฉพาะได้หรือไม่ ป้อนตัวเลขที่จะหารด้วยฟิลด์ตัวเลข (The Number Field)
- Trim leading and trailing whitespace: ลบช่องว่างจากปลายทั้งสองของค่า - คลิกเมนู Dropdown ประเภทของ Output: จากนั้นเลือก ประเภทของ Output ข้อมูลสามารถจัดรูปแบบเป็นข้อความ ตัวเลข วันที่ หรือค่าวันที่และเวลาได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตัวเลือกตัวจัดรูปแบบที่คุณเลือก
- หลังจากตั้งค่าการกระทำของคุณแล้ว ให้คลิก Save
Use formatted data
หลังจากเพิ่ม Format data action แล้ว คุณสามารถอัปเดตคุณสมบัติที่มีอยู่ด้วย Format data แล้ว หรือเพิ่มข้อมูลที่จัดรูปแบบลงใน Google Sheet หากคุณได้ติดตั้งการผสานการทำงานของ Google Sheet
อัปเดต Property ที่มีอยู่ด้วย Format Data
ตั้งค่า Action ของ Property เพื่ออัปเดต Property ด้วยข้อมูลที่จัดรูปแบบใหม่ การดำเนินการนี้สามารถใช้ข้อมูลที่จัดรูปแบบแล้วจากการดำเนินการกับข้อมูลรูปแบบก่อนหน้าใด ๆ
- ในตัวแก้ไข Workflow ให้คลิกไอคอนเครื่องหมายบวก (+) เพื่อเพิ่มการดำเนินการ (Action) ของ Workflow
- ในแผงการดำเนินการ (Action panel) เลือก Copy property value
- ในแผงด้านขวา คลิก Property or value to copy from จากเมนูดรอปดาวน์ จากนั้นคลิกเพื่อขยาย Format data action หากต้องการใช้ค่าที่จัดรูปแบบไว้ก่อนหน้านี้ ให้เลือก [Output type] value
- คลิกเมนู Dropdown Target property type จากนั้นเลือกประเภทของ Property ที่คุณต้องการคัดลอกข้อมูลไป
- คลิก Property ที่จะคัดลอก "[output type]" value ไปยังเมนูดรอปดาวน์เพื่อเลือก Property ที่คุณต้องการอัปเดต หากต้องการสร้าง Property ใหม่ ให้คลิก Create a new [object] property
- คลิก Save and continue
เพิ่ม Format data ลงใน Google Sheets
หากคุณได้ติดตั้งการผสานการทำงานกับ Google Sheets คุณสามารถเพิ่มข้อมูลที่จัดรูปแบบลงใน Spreadsheet ได้โดยตรงโดยไม่ต้องอัปเดต Property ใด ๆ ใน HubSpot การดำเนินการนี้สามารถใช้ข้อมูลที่จัดรูปแบบแล้วจากการดำเนินการกับข้อมูลรูปแบบก่อนหน้าใด ๆ ตัวอย่างเช่น ถ้าชื่อผู้ติดต่อจำเป็นต้องจัดรูปแบบเป็นตัวพิมพ์เล็ก แต่คุณยังคงต้องการให้ชื่อของพวกเขายังคงเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ใน HubSpot
คุณสามารถเชื่อมต่อ Google Sheet App จาก Marketplace หรือจากภายใน Workflow
- ในตัวแก้ไข Workflow ให้คลิกไอคอนเครื่องหมายบวก (+) เพื่อเพิ่มการดำเนินการ (Action) ของ Workflow
- ในแผงการดำเนินการ (Action Panel) เลือก Create Google Sheet row
- ในแผงด้านขวา ให้ตั้งค่า Google Sheet row
- ในเมนู Dropdown ของ Spreadsheet ให้เลือก Spreadsheet ที่คุณต้องการส่งข้อมูลไป คุณสามารถเลือกจาก Spreadsheet หรือแชร์กับผู้ใช้ที่เชื่อมต่อ Google Sheet กับ HubSpot
- ในเมนู Dropdown ของ Sheet ให้เลือก Sheet ที่คุณต้องการส่งข้อมูลไป เลือก Sheet อ้างอิงถึงแท็บต่าง ๆ ที่ด้านล่างของ Spreadsheet ของคุณ
- ใน Header ของแต่ละเมนูดรอปดาวน์ ให้เลือก Columns ที่จะส่งข้อมูล
- ในแต่ละเมนู Dropdown ของ Property คลิกเพื่อขยายการดำเนินการกับ Format data หากต้องการใช้ค่าที่จัดรูปแบบไว้ก่อนหน้านี้ ให้เลือก [output type] value
- คลิก Save
