Email, Slack, or export reports and dashboards: แชร์ Report และ Dashboard

คุณสามารถ แชร์รายงานและแดชบอร์ด ผ่านอีเมลและ Slack ได้ทั้งแบบครั้งเดียวหรือเป็นประจำ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของรายงานหรือแดชบอร์ดนั้นๆ

เผยแพร่วันที่ 11 ตุลาคม 2567

แชร์รายงานและแดชบอร์ดกับทีมของคุณ

คุณสามารถ แชร์รายงานและแดชบอร์ด ผ่านอีเมลและ Slack ได้ทั้งแบบครั้งเดียวหรือเป็นประจำ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของรายงานหรือแดชบอร์ดนั้นๆ

แชร์รายงาน

จาก reports dashboard คุณสามารถส่งออกรายงานเป็นไฟล์ CSV หรือ Excel หรือส่งอีเมลรายงานไปยังผู้ใช้ในบัญชี นอกจากนี้ยังสามารถตั้งค่าการส่งอีเมลรายงานเป็นประจำทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือนได้ โดยสามารถตั้งค่าการส่งอีเมลซ้ำหลายครั้งสำหรับรายงานเดียว

ไฟล์ข้อมูลที่ถูกแชร์จะประกอบด้วยฟิลด์ที่ถูกเพิ่มลงในรายงาน:

• Single object reports จะถูกส่งออกพร้อมกับ properties ที่ถูกเพิ่มในส่วน Selected properties ของแท็บ Data ใน report builder
  

• Advanced custom reports จะถูกส่งออกพร้อมกับฟิลด์ที่ถูกเพิ่มในแท็บ Configure ของ report builder

ส่งออกรายงาน

สำหรับรายงานที่ไม่รองรับผ่านฟังก์ชันแชร์ คุณสามารถส่งอีเมลแบบครั้งเดียวไปยังที่อยู่อีเมลผู้ใช้ของคุณ ซึ่งจะรวมไฟล์ข้อมูล โดยไม่สามารถตั้งเป็นอีเมลที่เกิดซ้ำได้

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ Reporting > Reports
• วางเมาส์เหนือรายงานที่คุณต้องการส่งออก จากนั้นคลิกเมนู Actions และเลือก Export
  
  
  
  
• ในกล่องโต้ตอบ ให้ป้อนชื่อสำหรับรายงานของคุณในช่อง Name จากนั้นคลิกเมนูดรอปดาวน์ File format เพื่อเลือกประเภทไฟล์สำหรับการส่งออก
• คลิก Export เมื่อการส่งออกเสร็จสมบูรณ์ คุณจะได้รับลิงก์ดาวน์โหลดผ่านทางอีเมลและในศูนย์การแจ้งเตือนของคุณ

แชร์รายงานจากแดชบอร์ด

ส่งข้อมูลของรายงานเฉพาะจากแดชบอร์ดไปยังหลายที่อยู่อีเมล คุณสามารถตั้งค่าให้ส่งอีเมลเป็นประจำได้

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ Reporting > Dashboards
• ที่มุมบนขวาของรายงานในแดชบอร์ดของคุณ คลิก verticalMenu จากนั้นเลือก Share via และเลือก Email
  
  
  
  
• เลือกว่าคุณต้องการให้อีเมลส่งเป็นประจำหรือไม่ หากคุณเลือก Yes:
  • ในช่อง Email nickname ป้อนชื่อสำหรับอีเมลนี้ (ผู้รับจะไม่เห็นชื่อเล่นนี้)
  • คลิกเมนูดรอปดาวน์ Schedule จากนั้นเลือก Daily, Weekly, หรือ Monthly
  • หากเลือก Weekly หรือ Monthly ให้คลิกเมนูดรอปดาวน์ Day of [X] จากนั้นเลือกวันที่ต้องการส่งอีเมล
  • คลิกเมนูดรอปดาวน์ Time of day จากนั้นเลือกเวลาที่คุณต้องการให้อีเมลถูกส่งออกไป ข้อมูลรายงานจะถูกดึงมา 2 ชั่วโมงก่อนเวลานี้
• คลิกเมนูดรอปดาวน์ Recipients จากนั้นเลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการส่งอีเมลไปให้
• หากต้องการแนบไฟล์ข้อมูลของรายงานในอีเมล คลิกเมนูดรอปดาวน์ Attach downloadable file และเลือกประเภทไฟล์ หากเลือก No attachment จะส่งภาพรายงานแทนไฟล์ข้อมูล
• ในช่อง Email subject ป้อนหัวเรื่องของอีเมลที่จะปรากฏในกล่องจดหมายของผู้รับ
• ในช่อง Message ป้อนข้อความในเนื้อหาอีเมล
• เพื่อเสร็จสิ้นการตั้งค่าอีเมล คลิก Send now หรือ Schedule email
  
  

ส่งและตั้งเวลาอีเมลสำหรับแดชบอร์ด

อีเมลแดชบอร์ดที่เกิดซ้ำสามารถส่งได้เฉพาะผู้ใช้ HubSpot เท่านั้น ส่วนอีเมลที่ไม่เกิดซ้ำสามารถส่งให้ทั้งผู้ใช้ HubSpot และผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้ HubSpot ได้ เมื่อส่งแดชบอร์ดไปยังผู้ใช้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้ HubSpot โดเมนของที่อยู่อีเมลจะต้องเชื่อมต่อเป็น email sending domain

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ Reporting > Dashboards
• ที่มุมซ้ายบน คลิกชื่อของแดชบอร์ดปัจจุบันและเลือกแดชบอร์ดที่คุณต้องการแชร์
• ที่มุมขวาบน คลิก Share จากนั้นเลือก Email this dashboard
  
  
  
  
• โดยค่าเริ่มต้น อีเมลจะถูกตั้งค่าให้ส่งเพียงครั้งเดียว หากต้องการส่งอีเมลที่เกิดซ้ำ ในส่วน Is this a recurring email? ให้เลือก Yes, this is a recurring email
  
  
  
  
• คลิกเมนูดรอปดาวน์ Internal recipients จากนั้นเลือกผู้ใช้ที่ต้องการส่งอีเมล
• หากคุณมีการสมัครใช้งานเวอร์ชัน Professional หรือ Enterprise คุณสามารถส่งอีเมลครั้งเดียวไปยังผู้ใช้ที่ไม่ใช่ HubSpot ได้ ในช่อง Other recipients ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับ
  
  • โดเมนของที่อยู่อีเมลที่ป้อนต้องเชื่อมต่อเป็น email sending domain 
    หากโดเมนไม่เชื่อมต่ออย่างถูกต้อง จะมีข้อความแสดงข้อผิดพลาดใต้ช่อง Other recipients
  • ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งแดชบอร์ดไปยัง test@examplecompany.com โดเมน examplecompany.com จะต้องถูกเพิ่มเป็น email sending domain
  • คุณสามารถส่งอีเมลได้สูงสุด 100 ฉบับต่อวันให้กับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ HubSpot
    
    

• ในช่อง Email subject ให้ป้อนหัวเรื่องที่จะปรากฏในกล่องจดหมายของผู้รับ
• ในช่อง Message ให้ป้อนข้อความในเนื้อหาอีเมล

• • สรุปวันส่งอีเมลจะแสดงที่ด้านล่างของแผง
• หากต้องการตั้งค่าอีเมลให้เสร็จสิ้น ให้คลิก Send now หรือ Schedule email
  

   

จัดการอีเมลแดชบอร์ดที่เกิดซ้ำ

หากคุณเป็น super admin หรือเจ้าของแดชบอร์ด คุณสามารถแก้ไขและลบอีเมลที่เกิดซ้ำได้

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ Reporting > Dashboards
• ที่มุมซ้ายบน คลิกชื่อแดชบอร์ดปัจจุบันแล้วเลือกแดชบอร์ดที่คุณต้องการแก้ไข
• ที่มุมขวาบน คลิก Share จากนั้นเลือก Manage recurring emails
• ในกล่องโต้ตอบ กำหนดค่าอีเมลที่เกิดซ้ำของคุณ:
  • หากต้องการแก้ไขรายละเอียดอีเมล ให้คลิกที่ชื่อเล่นของอีเมล
  • หากต้องการเปลี่ยนเจ้าของอีเมลที่เกิดซ้ำ:
    
    • วางเมาส์เหนืออีเมลแล้วคลิก Actions > Change owner
    • ในกล่องโต้ตอบ คลิกเมนูดรอปดาวน์ Recurring email owner แล้วเลือกผู้ใช้ใหม่
    • คลิก Change owner
• หากต้องการลบอีเมลที่เกิดซ้ำ:
• วางเมาส์เหนืออีเมลแล้วคลิก Actions > Delete
• ในกล่องโต้ตอบ คลิก Delete recurring email
  
  

แชร์รายงานผ่านการผสานการทำงานกับ Slack

หากคุณได้ติดตั้งการผสานการทำงานกับ Slack แล้ว คุณสามารถแชร์รายงานแดชบอร์ดกับทีมของคุณใน Slack ได้ รายงานสามารถแชร์ได้เฉพาะในช่อง Slack สาธารณะและไม่สามารถส่งไปยังช่องที่แชร์ได้

การแชร์ลิงก์ไปยังรายงานของแดชบอร์ด:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ Reporting > Dashboards
• ที่มุมขวาบน คลิกเมนู Actions แบบดรอปดาวน์ จากนั้นเลือก Share to Slack
• ในแผงด้านขวา เลือกช่องที่ต้องการส่งรายงาน คุณสามารถป้อนข้อความเพิ่มเติมเพื่อแนบมากับข้อความ Slack ได้
• คลิก Share to Slack
• ตัวอย่างของรายงานจะแสดงใน Slack หากผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงรายงานใน HubSpot พวกเขาสามารถคลิกลิงก์ใน Slack เพื่อไปยังรายงานได้โดยตรง
  
  

การแชร์รายงานแบบรายงานเดียว:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ Reporting > Reports
• เลื่อนเมาส์ไปที่รายงานที่คุณต้องการแชร์แล้วคลิกเมนู Actions แบบดรอปดาวน์ จากนั้นเลือก Share via
• ในแผงด้านขวา คลิก Slack
• คลิก Next
• โดยค่าเริ่มต้น ระบบจะตั้งค่าให้ส่งอีเมลครั้งเดียว หากต้องการส่งอีเมลเกิดซ้ำ ให้เลือก Yes, this is a recurring email ในส่วน Is this a recurring email?
• ในส่วน Sharing to slack channel or user? ให้เลือกแชร์กับผู้ใช้หรือช่อง
• คลิกเมนูดรอปดาวน์ Share to [channel/user] จากนั้นเลือกช่องหรือผู้ใช้ที่คุณต้องการส่งข้อความ Slack
• ในช่อง Message ให้ป้อนข้อความเนื้อหา Slack
• หากคุณเลือกที่จะส่งข้อความในกำหนดการเกิดซ้ำ:
  • ในช่อง Nickname ให้ป้อนชื่อเล่นภายในสำหรับข้อความนี้
  • คลิกเมนูดรอปดาวน์ Schedule จากนั้นเลือก Daily, Weekly, หรือ Monthly
  • หากคุณเลือก Weekly หรือ Monthly ให้คลิกเมนูดรอปดาวน์ Day of [Week/Month] จากนั้นเลือกวันที่คุณต้องการให้ส่งอีเมล
  • คลิกเมนูดรอปดาวน์ Time of day แล้วเลือกเวลาที่คุณต้องการให้อีเมลส่งออก
    • ข้อมูลรายงานจะถูกบันทึกก่อนเวลานี้สองชั่วโมง
    • สรุปวันส่งอีเมลจะแสดงที่ด้านล่างของแผง
• หากต้องการดูตัวอย่างรายงานที่ผู้รับจะได้รับในแท็บใหม่ ให้คลิก Preview
• หากต้องการส่งข้อความ Slack ให้คลิก Send now

จัดการข้อความ Slack ที่เกิดซ้ำสำหรับรายงานและแดชบอร์ด

หากคุณเป็น super admin หรือเจ้าของแดชบอร์ด คุณสามารถแก้ไขและลบอีเมลที่เกิดซ้ำได้

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ
• ไปที่ Reporting > Dashboards หรือ Reporting > Reports
• เลื่อนเมาส์ไปที่รายงานที่มีอีเมลเกิดซ้ำ จากนั้นคลิกเมนู Actions แบบดรอปดาวน์ และเลือก Manage recurring shares
• ในกล่องโต้ตอบ ไปที่แท็บ Other apps
  

• จัดการข้อความ Slack ที่เกิดซ้ำ:
  • เลื่อนเมาส์ไปที่ชื่อของข้อความ Slack จากนั้นคลิกเมนู Actions แบบดรอปดาวน์ และเลือก Change owner
  • หากต้องการแก้ไขรายละเอียดของข้อความ ให้คลิกชื่อเล่น Slack
• หากต้องการลบข้อความ Slack ที่เกิดซ้ำ:
  
  • เลื่อนเมาส์ไปที่อีเมล จากนั้นคลิกเมนู Actions แบบดรอปดาวน์ และเลือก Delete
  • ในกล่องโต้ตอบ คลิก Delete recurring message
    
    

ที่มา: https://knowledge.hubspot.com/dashboard/email-or-export-reports-and-dashboards