HubSpot จะทำการลบข้อมูลซ้ำของ contacts โดยอัตโนมัติผ่านทางอีเมล และ companies โดยใช้ชื่อโดเมน นอกจากนี้ยังสามารถใช้ Record IDs เพื่อลบข้อมูลซ้ำของ contacts, companies, deals, tickets, products, และ custom objects
วันที่เผยแพร่ : 23 สิงหาคม 2567
HubSpot จะทำการลบข้อมูลซ้ำของ contacts โดยอัตโนมัติผ่านทางอีเมล และ companies โดยใช้ชื่อโดเมน นอกจากนี้ยังสามารถใช้ Record IDs เพื่อลบข้อมูลซ้ำของ contacts, companies, deals, tickets, products, และ custom objects ได้อีกด้วย สำหรับการลบข้อมูลซ้ำผ่านการนำเข้า (import) คุณสามารถใส่ Record IDs หรือ custom properties ที่ต้องการค่าที่ไม่ซ้ำกันในไฟล์นำเข้าได้ ผู้ใช้ที่มีบัญชีระดับ Professional หรือ Enterprise ยังสามารถจัดการข้อมูลซ้ำได้ด้วยตนเองโดยใช้เครื่องมือจัดการข้อมูลซ้ำ (duplicate management tool)
ลบข้อมูลซ้ำใน contacts โดยใช้ usertoken
เมื่อมี contact ใหม่ถูกเพิ่มใน HubSpot ผ่านการส่งแบบฟอร์ม HubSpot จะตรวจสอบ usertoken (เช่น hubspotutk cookie) เพื่อตรวจสอบว่าตรงกับ contact ที่มีอยู่แล้วหรือไม่ หากคุณเปิดใช้งานการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวในบัญชี ผู้ใช้จะต้องยอมรับแบนเนอร์นโยบายความเป็นส่วนตัวเพื่อให้คุกกี้นี้เชื่อมโยงกับข้อมูล contact ของพวกเขา
หากมีการส่งแบบฟอร์มสองครั้งจากเบราว์เซอร์และคอมพิวเตอร์เดียวกัน ข้อมูลที่ส่งจะถูกผสานเข้ากับ record เดียวกันเนื่องจาก HubSpot จะตรวจพบ usertoken เดียวกันสำหรับการส่งทั้งสอง ในกรณีนี้จะเกิดสิ่งต่อไปนี้:
- ข้อมูลจากการส่งแบบฟอร์มครั้งที่สองจะเขียนทับข้อมูลจากการส่งครั้งแรกเนื่องจากใช้คุกกี้เดียวกันที่จัดเก็บในเบราว์เซอร์
- หากที่อยู่อีเมลจากการส่งครั้งที่สองไม่มีใน HubSpot ที่อยู่อีเมลจะเขียนทับที่อยู่อีเมลที่มีอยู่ของ contact นั้น
- หาก contact ส่งแบบฟอร์มโดยใช้หนึ่งในอีเมลรองใน HubSpot อีเมลรองจะถูกแทนที่ด้วยอีเมลหลักหลังจากส่งแบบฟอร์ม
หากคุณต้องการให้การส่งแบบฟอร์มแต่ละครั้งจากเบราว์เซอร์เดียวกันสร้าง contact ใหม่ คุณสามารถเปิดใช้งานตัวเลือก Always create new contact for new email ในการตั้งค่าแบบฟอร์ม
โปรดทราบ:
- หากแบบฟอร์มถูกส่งผ่านลิงก์การนัดหมาย ที่อยู่อีเมลที่ไม่ซ้ำจะสร้าง contact ใหม่เสมอ แม้ว่าจะมี usertoken ที่ตรงกันกับ contact ที่มีอยู่ ในกรณีนี้ ที่อยู่อีเมลของ contact ที่มีอยู่จะไม่ถูกเขียนทับด้วยอีเมลใหม่
- หากแบบฟอร์มถูกส่งผ่านแบบฟอร์มที่ไม่ใช่ของ HubSpot จะไม่สามารถลบข้อมูลซ้ำได้ด้วย usertoken หรืออีเมล การส่งแบบฟอร์มที่ไม่ใช่ของ HubSpot ทั้งหมดจากเบราว์เซอร์และอุปกรณ์เดียวกันจะถูกเชื่อมโยงกับ contact เดียวกัน
ลบข้อมูลซ้ำใน contacts โดยใช้อีเมล
เมื่อมี contact ใหม่ถูกเพิ่ม HubSpot จะตรวจสอบค่าที่ตรงกันใน Email property
- หากคุณพยายามสร้าง contact ด้วยอีเมลที่มีอยู่แล้ว HubSpot จะแจ้งเตือนว่ามี contact อยู่แล้ว และคุณจะไม่สามารถเพิ่ม contact ซ้ำได้
- เมื่อเพิ่มผ่านการส่งแบบฟอร์ม หากมี contact ที่มีอีเมลตรงกันในระบบ ข้อมูลใหม่จะถูกเพิ่มไปยัง record ของ contact เดิม หาก contact ส่งแบบฟอร์มด้วยอีเมลรอง อีเมลรองจะเขียนทับอีเมลหลัก หากต้องการให้การส่งแบบฟอร์มแต่ละครั้งสร้าง contact ใหม่ สามารถเปิดใช้งานการตั้งค่า Always create new contact for new email
- เมื่อเพิ่มผ่านการนำเข้า:
- หากมี contact ที่มีอีเมลตรงกันอยู่แล้ว ข้อมูลใหม่จะถูกเพิ่มไปยัง record เดิม ตัวอย่างเช่น หากคุณนำเข้ารายชื่อที่มี "admin@hubspot.com" และมี contact ในระบบอยู่แล้ว ข้อมูลที่นำเข้าจะถูกเพิ่มไปยัง record นั้น
- หากคุณใช้อีเมลรองเป็นตัวระบุที่ไม่ซ้ำในระบบ และใส่ทั้งอีเมลรองและ Record ID ในไฟล์นำเข้า อีเมลรองจะเขียนทับอีเมลหลัก หากไม่ต้องการให้เขียนทับ อย่ารวมคอลัมน์ Record ID ในไฟล์
- หากไฟล์นำเข้าไม่มีคอลัมน์ Email property ข้อมูลแต่ละแถวจะถูกนำเข้าเป็น contact ใหม่
- หากมี contact หลายรายการที่มีอีเมลซ้ำกัน คุณจะได้รับข้อผิดพลาดและไม่สามารถนำเข้า contact นั้นได้
ลบข้อมูลซ้ำใน companies โดยใช้ชื่อ company domain
เมื่อมี Company ใหม่ถูกเพิ่ม HubSpot จะตรวจสอบค่าหลักใน Company domain name เพื่อจัดการการลบข้อมูลซ้ำ Secondary domains ที่เพิ่มเป็นโดเมนเสริมใน record จะไม่ถูกใช้ในการลบข้อมูลซ้ำ เรียนรู้วิธีตั้งค่าโดเมนหลัก
- หากคุณพยายามสร้าง company ด้วยชื่อโดเมนเดียวกันกับโดเมนหลักของบริษัทที่มีอยู่แล้ว HubSpot จะแจ้งเตือนว่ามี company นั้นอยู่แล้ว
- เมื่อเพิ่มผ่านการนำเข้า Company domain name จะถูกใช้เพื่อลบข้อมูลซ้ำใน companies เว้นแต่คุณเลือกใช้ custom property ที่ต้องการค่าที่ไม่ซ้ำกันเป็นตัวระบุที่ไม่ซ้ำ หากคุณใช้ custom property ไฟล์นำเข้าของคุณสามารถมีชื่อโดเมนบริษัทซ้ำกันได้
- หากมี company อยู่แล้วในระบบด้วยชื่อโดเมนเดียวกันหรือค่าของ custom unique ID property ข้อมูลบริษัทใหม่จะถูกเพิ่มไปยัง record ของบริษัทเดิม
- หากมีหลาย companies ที่มีชื่อโดเมนหรือ custom unique ID property ซ้ำกัน คุณจะได้รับข้อผิดพลาดและบริษัทนั้นจะไม่ถูกนำเข้า
- หากไฟล์นำเข้าไม่มีคอลัมน์ Company domain name หรือ custom unique ID property ข้อมูลแต่ละแถวจะถูกนำเข้าเป็น company ใหม่
โปรดทราบ: Company ที่สร้างผ่าน API จะไม่ถูกลบข้อมูลซ้ำด้วย Company domain name Property
ลบข้อมูลซ้ำใน records โดยใช้ Record ID
เมื่อคุณต้องการนำเข้า contact, company, deal, ticket, product หรือ custom object records คุณสามารถใช้ Record ID ที่ไม่ซ้ำกันเพื่อจับคู่ records เหล่านี้กับข้อมูลที่มีอยู่ใน HubSpot Record ID นี้สามารถใช้ลบข้อมูลซ้ำระหว่างกระบวนการนำเข้าหรือใช้ค้นหา record เฉพาะใน HubSpot
- ในการรับ Record IDs ให้ส่งออก records ของคุณหรือดูค่าของ Record ID ของวัตถุเฉพาะ
- ใส่คอลัมน์ Record ID ในไฟล์ของคุณเมื่อคุณนำเข้า records เข้าสู่ HubSpot หากคุณใส่คอลัมน์ Record ID ในไฟล์ records ใดที่ไม่มีค่า Record ID จะถูกสร้างเป็น record ใหม่
- ระหว่างการนำเข้า คุณจะถูกขอให้จับคู่คอลัมน์กับ Record ID ในคอลัมน์ HubSpot property
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการนำเข้า Record IDs และวิธีการตั้งค่าไฟล์นำเข้าของคุณ
โปรดทราบ: หากคุณใช้เฉพาะ Record IDs ในการลบข้อมูลซ้ำ แนะนำให้ตรวจสอบ records ที่มีอยู่ใน HubSpot ก่อนนำเข้าไฟล์ภายนอก สำหรับการทำเช่นนี้คุณสามารถ:
- ส่งออก records ของคุณพร้อมกับ Record IDs และอย่างน้อยหนึ่ง property ที่รวมอยู่ในไฟล์ภายนอก
- ใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP เพื่ออ้างอิงข้อมูลในไฟล์ใหม่กับไฟล์ที่ส่งออก เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ VLOOKUP ใน Excel หรือ Google Sheets
- กำหนดค่า Record ID ที่ถูกต้องให้กับข้อมูลที่ซ้ำกันที่คุณพบ
- แยกข้อมูลออกเป็นสองไฟล์นำเข้า; ไฟล์หนึ่งสำหรับ records ที่มีอยู่พร้อมกับ Record IDs และอีกไฟล์หนึ่งสำหรับ records ใหม่ทั้งหมด
- นำเข้าไฟล์เหล่านี้ ไฟล์ที่มี Record IDs จะอัปเดต records ที่มีอยู่ และไฟล์อื่นจะสร้าง records ใหม่
ลบข้อมูลซ้ำใน records โดยใช้ custom unique value properties
สำหรับ contacts, companies, deals, tickets และ custom objects คุณสามารถสร้าง custom properties ได้สูงสุดสิบรายการที่ต้องการค่าเฉพาะ เมื่อ property ต้องการค่าเฉพาะ ผู้ใช้จะไม่สามารถป้อนค่าซ้ำกันใน records หลายรายการได้
ตัวอย่างเช่น บริษัทของคุณสร้างหมายเลขคำสั่งซื้อสำหรับการซื้อออนไลน์แต่ละครั้ง คุณสามารถตั้งค่า Order number property ที่ต้องการหมายเลขเฉพาะสำหรับแต่ละ deal หากผู้ใช้พยายามสร้างหรือแก้ไข deal โดยใช้หมายเลขคำสั่งซื้อที่มีอยู่แล้ว พวกเขาจะได้รับแจ้งว่าหมายเลขนั้นถูกใช้ไปแล้วและไม่สามารถบันทึก deal ได้
พฤติกรรมต่อไปนี้เป็นสิ่งที่คาดหวังสำหรับ unique value properties:
- Unique values รองรับเมื่อสร้างหรือแก้ไข record ใน HubSpot ด้วยตนเอง และเมื่อสร้าง อัปเดต หรือเชื่อมโยง contacts, companies, deals, tickets และ custom objects ผ่านการนำเข้า
- Unique values ยังไม่รองรับใน forms หากเป้าหมายของคุณคือการอัปเดตหรือเชื่อมโยง records ที่มีอยู่ผ่านการส่งแบบฟอร์ม แนะนำให้ใช้คุณสมบัติการลบข้อมูลซ้ำแบบเริ่มต้นแทน เช่น Email, Domain name, Record ID
- หากคุณสร้าง unique value property สำหรับ contacts เมื่อผู้เข้าชมถูกแปลงเป็น contact record ค่าคุณสมบัติของผู้เข้าชมที่ขัดแย้งกับข้อกำหนด unique property จะถูกลบออก เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการระบุผู้เข้าชม
การลบข้อมูลซ้ำใน contacts และ companies ด้วยตนเอง (สำหรับ Professional และ Enterprise เท่านั้น)
คุณสามารถลบข้อมูลซ้ำใน contacts และ companies ในบัญชี HubSpot ของคุณโดยใช้ duplicate management tool หากบัญชีของคุณมี Operations Hub Professional หรือ Enterprise คุณสามารถลบข้อมูลซ้ำได้ทีละมาก ๆ และดูภาพรวมของข้อมูล duplicate record ได้ใน data quality command center
ในการใช้ duplicate management tool ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์การเข้าถึง Data quality tools และตั้งค่าการอนุญาต Edit สำหรับ contact และ/หรือ company object ให้เป็น All Contacts และ/หรือ All Companies (เช่น เข้าถึง contacts เพื่อจัดการข้อมูลซ้ำใน contacts, เข้าถึง companies เพื่อจัดการข้อมูลซ้ำใน companies และเข้าถึงทั้งสองอย่างเพื่อจัดการข้อมูลซ้ำทั้งหมด)
duplicate management tool จะระบุข้อมูลซ้ำโดยเปรียบเทียบค่าของ records สำหรับ properties ดังนี้:
- Contacts: First Name, Last Name, Email address, IP country, Phone number, Zip Code, และ Company Name
- Companies: Company Domain Name, Company Name, Country/Region, Phone Number, และ Industry
เครื่องมือนี้จะคำนวณผลลัพธ์โดยอัตโนมัติทุกวัน และแสดงคู่ข้อมูลซ้ำที่เป็นไปได้สูงสุดถึง 5,000 คู่ (สำหรับ Operations Hub Professional) หรือ 10,000 คู่ (สำหรับ Operations Hub Enterprise)
ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ contacts หรือ companies:
- Contacts: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > Contacts
- Companies: ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่ CRM > Companies
ที่มุมขวาบน คลิก Actions > Manage duplicates
- ดูรายการ duplicate contact หรือ company pairs เพื่อให้คุณตรวจสอบได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถดูเวลาที่พบ duplicates ล่าสุดได้อีกด้วย
โปรดทราบ: เหนือตาราง Last checked for duplicates on [date] หมายถึงเวลาครั้งสุดท้ายที่มีการระบุ duplicate โดยการสแกน การสแกนข้อมูลซ้ำจะดำเนินการทุกวัน
- หากมีข้อมูลที่อาจซ้ำปรากฏขึ้น ในการเปลี่ยนแปลงว่าจะแสดง properties ใดเมื่อเปรียบเทียบ records ให้คลิกที่ Select properties to review ซึ่งอยู่เหนือโต๊ะ ตารางนี้ไม่ได้ใช้ properties เหล่านี้เป็นเกณฑ์ในการระบุ duplicate records แต่ใช้เพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อเปรียบเทียบ records ที่ถูกระบุโดย duplicate management tool เมื่อคุณปรับแต่ง properties การปรับแต่งนี้จะมีผลกับคุณเท่านั้นและจะไม่ส่งผลกระทบต่อการตั้งค่าของผู้ใช้อื่น ๆ
- หากต้องการลบ property ที่แสดงอยู่ ให้คลิก X ถัดจาก property ในส่วน Selected properties
- หากต้องการแสดง property ให้คลิกที่ช่องทำเครื่องหมายถัดจาก property นั้น
เมื่อคุณเลือก properties เสร็จแล้ว ให้คลิก Apply
- เพื่อเปรียบเทียบ duplicate ที่อาจเป็นไปได้ในคู่เดียว ให้คลิกที่ Review ถัดจากคู่ของ contacts หรือ companies
-
- ใน dialog box คุณสามารถเปรียบเทียบ record properties และวิเคราะห์ record ที่ต้องการเก็บไว้ จากนั้นเลือก contact หรือ company ที่ต้องการเก็บ แล้วคลิก Merge เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการ merge contacts หรือ companies ใน HubSpot
- หากทั้งสอง records ไม่ใช่ duplicates ใน dialog box ให้คลิก Cancel ในตาราง คลิก Reject เพื่อลบคู่ที่ถูกระบุนี้ออกจาก Manage duplicates dashboard ข้อเสนอแนะที่ถูกปฏิเสธจะไม่ปรากฏใน duplicates tool ในอนาคต
- เพื่อ merge duplicate records หรือปฏิเสธข้อเสนอในกลุ่ม (เฉพาะ Operations Hub Professional และ Enterprise เท่านั้น) ให้เลือก checkboxes ข้าง records ที่ต้องการ
- เพื่อปฏิเสธคู่ที่แนะนำ คลิก Reject ที่ด้านบนของตาราง records จะถูกลบออกจาก dashboard และจะไม่ปรากฏเป็นข้อเสนอในอนาคต หาก record จากข้อเสนอที่ถูกปฏิเสธก่อนหน้านี้ถูก merged เข้ากับ record อื่น มันอาจจะปรากฏอีกครั้งใน duplicates tool
- เพื่อเปรียบเทียบ records คลิก Review ที่ด้านบนของตาราง
- ใน dialog box คลิก Merge criteria dropdown menu และเลือกเกณฑ์ที่ตัดสินใจว่า records จะถูก merged อย่างไร:
- Most recent engagement: records ที่เลือกทั้งหมดจะถูก merged เข้ากับ record ที่มีค่าสำหรับ Last Engagement date property ล่าสุด การ engagements ที่ส่งผลกระทบต่อ property นี้รวมถึงการมีปฏิสัมพันธ์กับ website pages, forms, documents, meetings link, หรือ tracked one-to-one emails
- Oldest engagement: records ที่เลือกทั้งหมดจะถูก merged เข้ากับ record ที่มีค่าสำหรับ Last Engagement date property ที่เก่าที่สุด
- Created first: records ที่เลือกทั้งหมดจะถูก merged เข้ากับ record ที่เก่าที่สุดตาม Create date property
- Created last: records ที่เลือกทั้งหมดจะถูก merged เข้ากับ record ที่ใหม่ที่สุดตาม Create date property
- Most recently updated: records ที่เลือกทั้งหมดจะถูก merged เข้ากับ record ที่มีการอัปเดตค่า property ล่าสุด All properties, รวมถึง hidden internal HubSpot properties, จะได้รับการประเมิน
- ใน dialog box คลิก Merge criteria dropdown menu และเลือกเกณฑ์ที่ตัดสินใจว่า records จะถูก merged อย่างไร:
-
-
- คลิก Merge all.
- คลิก Merge all.
-
ที่มา : https://knowledge.hubspot.com/records/deduplication-of-records