Create and use association labels

Create and use association labels

ในบัญชี HubSpot ของคุณ คุณสามารถ associate records กับ connect them in your database. ได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนด label associations เพื่อระบุความสัมพันธ์ระหว่าง record ที่สร้างให้เชื่อมโยงกันได้

บัญชี HubSpot ทั้งหมดสามารถใช้ primary label for companies, แต่ในบัญชีที่มีการสมัครใช้งานแบบ Professional หรือ Enterprise คุณสามารถสร้างป้ายกำกับ (label) ที่กำหนดเองได้ ป้ายกำกับ (label) การเชื่อมโยงสามารถอธิบายความสัมพันธ์ระหว่าง CRM objects ทั้งหมด รวมถึง contacts, companies, deals, tickets และ custom objects. ตัวอย่างเช่น:

• Contact: อาจเป็น ผู้จัดการ ของบริษัทหนึ่ง หรือ อดีตพนักงาน ของบริษัทอื่น ก็ได้
• Deal: สามารถมีผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องได้หลายราย โดยหนึ่งรายเป็น ผู้ตัดสินใจ และอีกรายหนึ่งเป็น ผู้ติดต่อด้านการเงิน
• Company: มีสถานที่ตั้งอยู่ 2 แห่ง โดยแห่งหนึ่งเป็น สำนักงานใหญ่ และอีกแห่งคือสำนักงาน ภูมิภาค
• Multiple Contact: หลายรายจากครอบครัวเดียวกัน โดยมีป้ายกำกับ (Label) สำหรับ คู่ครอง, พ่อ และ ลูก

หากคุณต้องการดำเนินการเชื่อมโยงในระบบของคุณโดยอัตโนมัติ โปรดเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแอปที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานใน HubSpot App Marketplace.

Create association labels

ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ ผู้ดูแลระบบขั้นสูง (Super admin) สามารถสร้างป้ายกำกับ (Label) การเชื่อมโยงแบบกำหนดเองได้ คุณสามารถสร้างป้ายกำกับ (Label) ได้สูงสุด 50 รายการต่อ Object (เช่น Contact to Deal, Contact to Contact)

ในการสร้าง Association label:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนการตั้งค่า ( settings icon ) ในแถบนำทางด้านบน
• ในเมนูแถบด้านข้างซ้าย ไปที่ Objects จากนั้นเลือก Objects ที่คุณต้องการสร้าง association label
• คลิกแท็บ Associations
• คลิก Create association label.
• ในแผงด้านขวา:
  • คลิก Objects you're associating อื่นที่คุณกำลังสร้าง Label (เช่น Deals-to-Contacts)

• • เลือกประเภท Label ที่คุณต้องการสร้าง:

• • • A single label: บันทึกที่เกี่ยวข้องจะเกี่ยวข้องกันในลักษณะเดียวกัน ดังนั้นป้าย (Label) จึงสามารถใช้กับทั้งสองบันทึกได้ (Ex., Colleague, Partner).
    • A pair of labels: มีการใช้คำศัพท์ที่แตกต่างกันเพื่ออธิบายความสัมพันธ์ของ record ที่เกี่ยวข้องในแต่ละด้าน ดังนั้นจำเป็นต้องมี Label กำกับแยกกันสอง Label (เช่น Manager และ Employee, Parent และ Child, Headquarters และ Regional Office ) 
      หาก ตั้งค่าป้ายกำกับ (Label) สำหรับ Record ใดแล้ว Record ที่เกี่ยวข้องจะถูกตั้งค่าเป็น Label อื่นในคู่โดยอัตโนมัติ Label ที่จับคู่กันจะนับเป็น Label หนึ่ง Label ใน limit. 
  • ระบุ Name สำหรับ Label

• • หากต้องการแก้ไขชื่อภายในของ Label ให้คลิกedit ไอคอนดินสอ ด้านล่างป้ายกำกับ (Label) ใช้สำหรับการ integrations และ API เมื่อสร้างป้ายกำกับ (Label) แล้ว จะไม่สามารถแก้ไขชื่อภายใน (internal name) ได้

• • ที่ด้านล่างคลิก สร้าง (Create)

• เมื่อสร้างป้ายกำกับ (Label) แล้ว ให้ไปที่ record และรีเฟรชหน้า ป้ายกำกับจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณเลือก

Manage association labels

คุณสามารถแก้ไขหรือลบป้ายกำกับการเชื่อมโยง (association labels) ที่มีอยู่ได้ ตลอดจนดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประวัติของป้ายกำกับ (Label) และรายละเอียด API ในการจัดการป้ายกำกับ (Label) การเชื่อมโยงที่มีอยู่ ให้ทำดังนี้:

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนการตั้งค่า ( settings icon ) ในแถบนำทางด้านบน
• ในเมนูแถบด้านข้างซ้าย ไปที่  Objects จากนั้นเลือก Objects ที่คุณต้องการสร้างป้ายการเชื่อมโยง (association label)
• คลิกแท็บ Associations
• คลิก เมนู แบบ เลื่อนลง เลือก object associations และเลือกการเชื่อมโยงที่คุณต้องการดู Label (เช่น Deals-to-Contacts ) นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้เมนูแบบเลื่อนลงกรองตามเพื่อ Label ของคุณตามจำนวน ( 1-to-many or 1-1 ) หรือตามผู้ใช้ที่สร้างป้ายกำกับ 
• หากต้องการแก้ไขป้ายกำกับ ให้เลื่อนเมาส์ไปเหนือ ป้ายกำกับ (label) จากนั้นคลิก Edit label ในแผงด้านขวา ให้แก้ไข ชื่อ (name)  ของป้ายกำกับ จากนั้นคลิก บันทึก (Save)
  

• หากต้องการ set limits for an association label, ให้เลื่อนเมาส์ไปเหนือ ป้าย (label) จากนั้นคลิก Edit limit.
• หากต้องการลบป้ายกำกับ ให้เลื่อนเมาส์ไปเหนือ label คลิก More จากนั้นเลือก Delete เลือก checkbox เพื่อรับทราบว่าคุณไม่สามารถกู้คืนป้ายกำกับ (label) ที่ถูกลบได้ จากนั้นคลิก Delete เพื่อยืนยัน หากใช้ป้ายกำกับ (label)  ใน Record หรือเครื่องมือ HubSpot อื่นๆ ก่อนอื่นคุณต้องลบป้ายกำกับออกจาก assets ก่อนจึงจะลบได้ หากต้องการดูว่าป้ายกำกับ ( label ) ถูกใช้ที่ใด:
  • เลื่อนเมาส์ไปเหนือ Delete จากนั้นคลิก View which automations your association label is used in ในกล่องป๊อปอัป
  • ในแผงด้านขวา ให้คลิก Name เพื่อนำทางไปยัง Asset ที่ใช้ป้ายนั้น

• หากต้องการดูประวัติของป้ายชื่อความสัมพันธ์ ให้เลื่อนเมาส์ไปเหนือ ป้ายชื่อ (label) คลิก More จากนั้นเลือก ดูประวัติ (View history) ในกล่องโต้ตอบ ให้ดูวิธีการสร้างป้ายชื่อ ความสัมพันธ์ของอ็อบเจกต์ที่ป้ายชื่อใช้ เมื่อสร้าง ผู้ใช้รายใดสร้างป้ายชื่อ และไทม์ไลน์ของการเปลี่ยนแปลง
• หากต้องการดูข้อมูล API สำหรับป้ายกำกับ ให้เลื่อนเมาส์ไปเหนือ ป้ายชื่อ (label) คลิก More จากนั้นเลือก View API details ในกล่องโต้ตอบ ให้ดูชื่อป้ายกำกับ ย้อนกลับ ชื่อภายใน ขีดจำกัด หมวดหมู่ (ไม่ว่าจะเป็นป้ายกำกับที่ HubSpot กำหนดหรือกำหนดเอง) และ ID ประเภทการเชื่อมโยง เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ค่าเหล่านี้ใน associations API.
  • หากต้องการคัดลอกค่าแต่ละค่า ให้คลิกduplicate ไอคอนการคัดลอก (copy icon)
  • หากต้องการคัดลอกค่าทั้งหมด ให้คลิก Copy all to clipboard.

Set or update association labels on records

คุณสามารถเพิ่มหรือลบป้ายกำกับสำหรับการเชื่อมโยงในระเบียนได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถ set association labels in bulk via import. หากต้องการเพิ่มการเชื่อมโยงใหม่ด้วยป้ายกำกับ (label) หรือ record's primary company โปรดเรียนรู้วิธี การเพิ่ม หรือ แก้ไข การเชื่อมโยงใน record

หากต้องการอัปเดตป้ายกำกับ (label) สำหรับ individual association ให้ทำดังนี้:

• นำทางไปยัง record ที่มี association you want to update.
• หากต้องการเพิ่มหรือแก้ไขป้ายกำกับสำหรับ association ที่มีอยู่ ให้เลื่อนเมาส์ไปเหนือ association card คลิก More จากนั้นเลือก Edit association labels.

• ใน Dialog box:
  • หากต้องการเพิ่มป้ายกำกับ ให้คลิก dropdown menu และเลือก  label.
  • หากต้องการลบ label ให้คลิก x ถัดจาก label นั้น

Use association labels in HubSpot tools

เมื่อคุณสร้างป้ายกำกับ (label) การเชื่อมโยงเพื่ออธิบาย relationships ระหว่าง records แล้ว คุณสามารถเพิ่มป้ายกำกับ (label) การเชื่อมโยงให้กับการเชื่อมโยงใหม่หรือที่มีอยู่แล้วใน record หรือ bulk via import สามารถ Filter ตาม (label) เหล่านี้ในเครื่องมือ HubSpot เช่น รายการ Workflow และ custom reports

ไม่รองรับป้ายกำกับ (label) การเชื่อมโยงสำหรับการซิงค์ผ่านการรวม HubSpot-Salesforce อย่างไรก็ตามก่อนที่จะอัปเดตการเชื่อมโยง ขอแนะนำให้ understand how records sync between HubSpot and Salesforce.

Filter by associations in lists

เมื่อสร้างรายชื่อผู้ติดต่อหรือรายชื่อบริษัท คุณสามารถกรองข้อมูลตามความเกี่ยวข้องได้ สำหรับรายชื่อผู้ติดต่อ คุณสามารถกรองข้อมูลตามความเกี่ยวข้องหลักของบริษัทของผู้ติดต่อได้ ผู้ใช้ใน บัญชี Professional และ Enterprise ยังสามารถกรองข้อมูลในรายการตามป้ายกำกับความเกี่ยวข้องได้อีกด้วย

• Create or edit a list
• คลิก +Add filter.
• คลิก เมนูแบบดรอปดาวน์ Filtering on จากนั้นเลือก object จาก ส่วน Associated object (เช่น ในรายการที่อิงตามผู้ติดต่อ ให้เลือกCompany เพื่อกรองตามการเชื่อมโยงบริษัทของผู้ติดต่อ)
  
• เลือก category  และ filter จากนั้น set your criteria
• โดยค่าเริ่มต้น รายการจะรวมบันทึกเมื่อ associated records ใดๆตรงตามเกณฑ์
• หากต้องการกำหนดเกณฑ์ของคุณตาม company association หรือ custom association label ให้คลิก [Object] is associated to: Any [object] จากนั้น เลือก ป้ายชื่อ (label) ในเมนูแบบเลื่อนลงการดำเนินการนี้จะกรอง associated record ที่ label นั้นเท่านั้น ดังนั้นรายการจะรวม record ที่เฉพาะ record ที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่มีป้ายชื่อ (label) นั้นและระเบียนนั้นจะต้องตรงตามเกณฑ์ 

• เมื่อ setting list criteria เรียบร้อยแล้ว บันทึกรายการ (Save list) ทางด้านขวาบน

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ creating lists.

Use association labels in workflows

เมื่อคุณสร้าง association labels แล้ว คุณสามารถใช้ป้ายกำกับเหล่านี้เพื่อทริกเกอร์การลงทะเบียนและการดำเนินการบางอย่างภายใน Workflow ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งอีเมลโดยอัตโนมัติไปยังผู้ติดต่อตามแอตทริบิวต์ของบริษัทหลักที่เกี่ยวข้อง หรือหากข้อตกลงย้ายไปยังขั้นตอนข้อตกลงอื่นให้อัปเดตขั้นตอนของข้อตกลงที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ

รองรับฟังก์ชันการทำงานต่อไปนี้:

• Enrollment triggers : enroll records in a workflow หากบันทึกที่เชื่อมโยงตรงตามเกณฑ์ที่ระบุ
• Workflow actions :
  • Branches
  • Set or clear a property value บน record ที่เกี่ยวข้อง

• • Copy a property value จากระเบียนที่ลงทะเบียนไปยังระเบียนที่เกี่ยวข้อง หรือไปยังระเบียนที่ลงทะเบียนจากระเบียนที่เกี่ยวข้อง

• • Send an email ไปยังผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้อง 

Enrollment triggers

คุณสามารถใช้ association labels ใน Workflow ตามข้อมูล Contact, Company, Deals, Tickets หรือ Object ที่กำหนดเองได้เมื่อตั้งค่า enrollment triggers หากต้องการตั้งค่า trigger association labels:

• สร้าง workflow. . 
• คลิก Set up triggers.
• ในแผงด้านซ้าย ให้คลิก When filter criteria is met.
• คลิก  + Add filter.
• คลิก เมนูแบบเลื่อนลง Filtering on จากนั้นใน ส่วน ออบเจ็กต์ที่เกี่ยวข้องให้เลือ associated object.
• เลือก คุณสมบัติ (property) ที่จะ Filter จากนั้นตั้ง criteria ของคุณ
• โดยค่าเริ่มต้น ตัวกรองจะอิงตาม [object] ใด ๆซึ่งหมายความว่าระเบียนจะถูกลงทะเบียนเมื่อระเบียนที่เกี่ยวข้องใดๆ ตรงตามเกณฑ์
• หากต้องการกำหนดเกณฑ์ของคุณตามป้ายชื่อการเชื่อมโยง ให้คลิก [Object] is associated to: Any [object] จากนั้นเลือก label ในเมนูแบบเลื่อนลง การดำเนินการนี้จะลงทะเบียนเรกคอร์ดตามการเชื่อมโยงกับป้ายชื่อนั้นเท่านั้น ซึ่งหมายความว่า workflow จะลงทะเบียน record ก็ต่อเมื่อเรกคอร์ดมี associated record กับป้ายชื่อ (label) นั้นและเรกคอร์ดนั้นตรงตามเกณฑ์
  
  

• เมื่อคุณตั้งค่าทริกเกอร์เสร็จแล้ว คลิก  Save.

Actions

ในการใช้ association labels ในการดำเนินการ workflow ให้ทำดังนี้:

• สร้าง workflow. 
• หากต้องการเพิ่ม workflow action, ให้คลิก ไอคอนบวก+ 
• หาก ต้องการตั้งค่า branch, ให้คลิกที่ Branch.
  • สร้าง if/then or value equals branch.
  • หากสร้างสาขา if/then:
    • Branch ภายในคลิก + Add filter.
    • คลิก เมนูแบบเลื่อนลง Filtering on จากนั้นใน ส่วน Associated object ให้เลือก object.
    • เลือก  property ที่จะกรองจากนั้นตั้งเกณฑ์ของคุณ
    • โดยค่าเริ่มต้น ตัวกรองจะอิงตาม [object] ใดๆซึ่งหมายความว่าระเบียนจะเลื่อนลงไปตามสาขาเมื่อระเบียนที่เกี่ยวข้องใดๆ ตรงตามเกณฑ์ หากต้องการกำหนดเกณฑ์ตามป้ายความสัมพันธ์ ให้คลิก [Object] is associated to: Any [object] จากนั้น เลือก label ในเมนูแบบเลื่อนลงการดำเนินการนี้จะย้าย record ตามการเชื่อมโยงกับป้ายชื่อ (label) นั้นเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าระเบียนจะเลื่อนลงไปตามสาขาก็ต่อเมื่อมี associated record กับ Label นั้นและ Record นั้นตรงตามเกณฑ์ เท่านั้น 
      
      

• Creating a value equals branch:
  • • คลิก Property or value to branch on field  จากนั้นเลือก property ใน ส่วน  [Associated Object]: [Refinement criteria] เกณฑ์การปรับแต่งจะกำหนดว่าค่าจะถูกคัดลอกมาจาก record ที่เกี่ยวข้องใด (เช่น ระเบียนที่อัปเดตล่าสุด และ specific label ) ซึ่งจะปรากฏขึ้นเฉพาะเมื่อคุณได้เพิ่ม association type เป็นแหล่ง available data source.
    • คลิก Next.
    • ป้อนหรือเลือก value  ที่ต้องการแยกสาขา และเพิ่มสาขาเพิ่มเติมตามต้องการ
    • เมื่อดำเนินการเสร็จแล้วคลิก Save.

• หากต้องการตั้งค่า associated records ให้คลิก Set property value หรือ Clear property value.
  • คลิก เมนูแบบเลื่อนลง Target object จากนั้นใน ส่วน Associated object ให้เลือก object.
  • โดยค่าเริ่มต้น การอัปเดตคุณสมบัติจะถูกตั้งค่าตามAll [object]ซึ่งหมายความว่าค่าคุณสมบัติของระเบียนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะถูกตั้งค่าหรือล้าง หากต้องการตั้งค่าหรือล้างค่าคุณสมบัติเฉพาะสำหรับการเชื่อมโยงของป้ายกำกับบางรายการ ให้คลิก เมนูแบบเลื่อนลง Association to object จากนั้น เลือก label.
  • เลือกคุณสมบัติที่จะตั้งค่าหรือล้าง จากนั้นคลิก Save.

• เสร็จสิ้น creating your custom report.
• เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ creating reports in the custom report builder.

Example reports

ตัวอย่างต่อไปนี้คือการใช้งาน association labels ใน custom reports

แสดงรายการ child companies ทั้งหมดของ parent company พร้อมกับค่า annual revenue ของพวกเขา

• คุณจัดการการเช่าอพาร์ทเมนต์และได้สร้าง custom Rentals object พร้อมกับ association labels สองตัวสำหรับ long-term และ short-term leases
  หากต้องการแยกข้อมูลรายงานตาม labels เหล่านี้:

1. 1. คลิกและลาก Rentals association label ไปที่ช่อง X-axis
   2. คลิกและลาก Count of contacts property ไปที่ช่อง Y-axis
   3. จากนั้น คลิกและลาก Original Source property ไปที่ช่อง Break down by

แผนภูมิจะจะแสดงจำนวน contacts

• หากต้องการรายงานเฉพาะ contacts ที่มี rentals association label เป็น Short-term:

1. 1. คลิกที่ Rentals association label filter
   2. เลือก is any of และคลิก Short-term

ที่มา : https://knowledge.hubspot.com/object-settings/create-and-use-association-labels

วันที่เผยแพร่ : สิงหาคม 2567