Create and Edit sequences : การสร้างและแก้ไข sequences

การสร้างและแก้ไข Sequence การทำงานอัตโนมัติที่ใช้ในกระบวนการขายหรือการบริการลูกค้า

 วันที่เผยแพร่ : 15 กรกฎาคม 2567    

" สามารถใช้งานได้กับการสมัครสมาชิกใดๆ ต่อไปนี้ ยกเว้นที่ระบุไว้ ดังนี้ :

• Sales Hub : Professional, Enterprise

• Service Hub : Professional, Enterprise "

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

      ในการสร้างและดำเนินการตามลำดับ (sequences) บัญชีผู้ใช้ HubSpot จะต้องมีคุณสมบัติตามข้อกำหนดดังต่อไปนี้ :

• บัญชีผู้ใช้ต้องมีการกำหนด Seats ในระดับ Sales Hub Professional หรือ Enterprise หรือ Service Hub Professional หรือ Enterprise

• บัญชีผู้ใช้ต้องเชื่อมต่อกับที่อยู่อีเมลส่วนบุคคล ซึ่งไม่สามารถใช้ที่อยู่อีเมลของทีมที่เชื่อมต่อกับกล่องข้อความ Conversations เพื่อส่งอีเมลใน Sequences ได้

• บัญชีผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์ในการใช้งาน Sequences

เมื่อใช้งาน Sequences ควรพิจารณาสิ่งต่อไปนี้ด้วย : 

• มีการกำหนดขีดจำกัดจำนวน Sequences ที่สามารถสร้างได้ในบัญชีของคุณโดยผู้ใช้ทั้งหมด คุณสามารถดูจำนวน Sequences รวมที่สร้างขึ้นในบัญชีของคุณได้ที่มุมขวาบนของแดชบอร์ด Sequences เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับขีดจำกัดเหล่านี้ในแคตตาล็อกผลิตภัณฑ์และบริการของ HubSpot

• งานใดๆ ใน Sequences จะถูกกำหนดให้กับผู้ใช้ที่ลงทะเบียนผู้ติดต่อเข้าไปใน Sequence นั้น

การสร้าง Sequences

      สร้าง Sequences โดยใช้เทมเพลตอีเมลและการเตือนงาน คุณยังสามารถปรับแต่งความล่าช้าระหว่างขั้นตอนใน Sequences เพื่อให้การส่งอีเมลและงานเกิดขึ้นตามที่คุณต้องการได้

• ไปที่หน้า HubSpot ของคุณ แล้วไปที่แถบเมนูเลือก Automations > Sequences

• จากนั้นไปที่ด้านมุมบนขวา คลิกที่ Create Sequences

• ในเมนูแถบด้านซ้ายให้เลือก Start from scratch หรือเลือก Template Sequence ที่สร้างไว้ล่วงหน้า

• จากนั้นคลิก Create sequences ที่มุมบนขวา

• ในโปรแกรมแก้ไข Sequence ให้คลิกที่ pencil icon และใส่ ชื่อ(name) สำหรับ Sequence ของคุณ

เพิ่มขั้นตอนลงใน Sequences ของคุณ

• หากต้องการเพิ่มขั้นตอน ให้คลิกที่ + plus icon ซึ่งมีรายละเอียดของขั้นตอนแต่ละขั้นตอน ดังนี้

> อีเมลอัตโนมัติ (Automation email) : ส่งอีเมลไปยังผู้ติดต่อที่ลงทะเบียนใน Sequences โดยอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกที่จะเริ่มหัวข้อใหม่หรือการตอบกลับอีเมล Sequences ก่อนหน้าได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างเทมเพลตใหม่หรือใช้เทมเพลตที่มีอยู่แล้วได้

> งานอีเมลที่ต้องทำด้วยตนเอง (Manual email task) : คุณจะได้รับการเตือนเพื่อส่งอีเมลด้วยตนเอง ซึ่งอีเมลนี้จะไม่ได้ถูกส่งโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกที่จะเริ่มต้นหัวข้อใหม่หรือทำการตอบกลับอีเมล Sequences ก่อนหน้าได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้เทมเพลตที่มีอยู่แล้วหรือสร้างอีเมลใหม่เมื่อคุณติดต่อกับผู้ติดต่อ

> งานโทร (Call task) : รับการเตือนงาน เพื่อโทรหาผู้ติดต่อที่ลงทะเบียนใน Sequences ด้วยตนเอง

> งานทั่วไป (General task) : รับการเตือนงาน เพื่อดำเนินการให้เสร็จด้วยตนเอง

> งาน InMail (InMail task) : หากคุณกำลังใช้การรวมระบบของ HubSpot กับ LinkedIn Sales Navigator คุณสามารถสร้างงานเตือน เพื่อเตือนให้คุณส่ง InMail ด้วยตนเอง

> งานร้องขอการเชื่อมต่อ (Connection request task) : หากคุณกำลังใช้การรวมระบบของ HubSpot กับ LinkedIn Sales Navigator คุณสามารถสร้างงานเตือน เพื่อเตือนให้คุณส่งคำขอเชื่อมต่อด้วยตนเอง

• ในแผงเมนูทางด้านขวา ให้เลือก Action คุณสามารถเพิ่มอีเมลอัตโนมัติ หรือสร้างอีเมล การโทร หรือการแจ้งเตือนงานทั่วไปได้ 

  • หากต้องการเพิ่มอีเมลอัตโนมัติ ให้คลิก Automated email

    • เลือกประเภทอีเมลของคุณ เพื่อเริ่มหัวข้อใหม่หรือตอบกลับอีเมลก่อนหน้า

    • หากต้องการสร้างเทมเพลตใหม่ คลิก Create template

    • หากต้องการกรองเทมเพลตที่มีอยู่ ให้คลิก Existing email templates เมนู dropdown หรือใช้ แถบค้นหา เพื่อค้นหาเทมเพลต จากนั้นเลือก template จากรายการ

      

    • หากอีเมลอัตโนมัติไม่ใช่ขั้นตอนแรกใน Sequence ให้คลิก [number] business day ถัดจาก Delay เพื่อกำหนดจำนวนวันก่อนที่อีเมลจะถูกส่ง

      
      

• • ในการเพิ่มการแจ้งเตือนงาน : 

    • ในแถบเมนูทางด้านขวา คลิก Manual email task, Call task, หรือ General task 

    • ภายใต้รายละเอียด Task คลิก checkmark เพื่อหยุด sequences จนกว่างานจะเสร็จสมบูรณ์

    • ระบุ หัวข้อ (Title) สำหรับงาน

      - หากต้องการเพิ่มโทเค็นการปรับแต่งในชื่อเรื่อง ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของ Personalize 

    • หากต้องการตั้งค่าลำดับความสำคัญของงาน ให้คลิก Priority dropdown

    • หากต้องการเพิ่มงานลงในคิว (queue) ให้คลิกเมนู Queue dropdown

    • ป้อน รายละเอียดงาน (task details) ในช่อง Notes ใช้แถบเครื่องมือที่ด้านล่างเพื่อจัดรูปแบบข้อความ แทรกลิงก์ แทรกข้อความสั้นๆ หรือเพิ่มโทเค็นการปรับแต่งส่วนบุคคล

    • หากคุณกำลังสร้างการแจ้งเตือนงานอีเมล คุณสามารถเพิ่มเทมเพลตอีเมลลงในงานติดตามผลได้ เมื่อดำเนินการงานในระเบียนผู้ติดต่อเสร็จสิ้น เทมเพลตอีเมลจะเติมลงในหน้าต่างตัวเขียนอีเมลโดยอัตโนมัติ

      - คลิก Add email template 

      - หากต้องการกรองเทมเพลตที่มีอยู่ ให้คลิกเมนู Existing email templates dropdown หรือใช้ แถบค้นหา เพื่อค้นหาเทมเพลต จากนั้นเลือก Template จากรายการ

      

Note : ในการเปิดหน้าต่างเขียนอีเมลโดยอัตโนมัติในบันทึกผู้ติดต่อและกรอกด้วยเทมเพลตที่เลือกในงานอีเมลของ Sequences คุณต้องเพิ่มงานอีเมลนั้นลงในคิวงาน หากไม่เช่นนั้น คุณจะต้องตรวจสอบและส่งอีเมลจากบันทึกผู้ติดต่อด้วยตนเองหลังจากที่สร้างงานแล้ว

• • คลิก Add

  • ในการกำหนดค่าเวลาที่งานดำเนินการ :

    • หากต้องการตั้งค่า Delay ให้คลิก [number] business day ถัดจาก Delay เพื่อตั้งค่าจำนวนวันก่อนที่งานจะดำเนินการ

      

    • หากต้องการสร้างงานทันทีหลังจากขั้นตอนก่อนหน้า ให้ยกเลิกการเลือกช่องกาเครื่องหมาย Time delay

      

• หากคุณกำลังใช้การรวมระบบของ HubSpot กับ LinkedIn Sales Navigator คุณสามารถสร้างงานเตือนเพื่อส่ง InMail หรือส่งคำขอเชื่อมต่อ เมื่อคุณทำงานในคิวเสร็จ LinkedIn Sales Navigator จะเปิดในบันทึกผู้ติดต่อเพื่อให้คุณส่ง InMail หรือคำขอเชื่อมต่อได้

  • ในแผงเมนูทางด้านขวา คลิก Sales Navigator - InMail task หรือ Sales Navigator - Connection request task

  • ภายใต้รายละเอียด Task คลิก checkmark เพื่อหยุด sequence จนกว่างานจะเสร็จสมบูรณ์

  • ระบุ หัวข้อ (Title) สำหรับงาน

    • หากต้องการเพิ่มโทเค็นการปรับแต่งในชื่อเรื่อง ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของ Personalize

• • หากต้องการตั้งค่าลำดับความสำคัญของงาน ให้คลิก Priority dropdown

  • หากต้องการเพิ่มงานลงในคิว (queue) ให้คลิกเมนู Queue dropdown

  • ป้อนรายละเอียด Task ใน Note คุณสามารถใช้ฟิลด์นี้เพื่อป้อนข้อความที่คุณจะใช้ใน InMail หรือคำขอเชื่อมต่อ ข้อความนี้จะไม่กรอกโดยอัตโนมัติในกล่องป๊อปอัพของ LinkedIn Sales Navigator เมื่อทำงานเสร็จสิ้น ใช้แถบเครื่องมือที่ด้านล่างเพื่อจัดรูปแบบข้อความ แทรกลิงก์ แทรกสแนิป หรือเพิ่มโทเค็นส่วนบุคคล

    

• เพิ่มขั้นตอนจนกว่า sequences ของคุณจะเสร็จแล้วคลิก Save แต่ละ sequence จะจำกัดเทมเพลตอีเมลไว้ที่ 10 รายการ แต่คุณสามารถเพิ่มคำเตือนงานได้มากเท่าที่ต้องการ

• ในแผงเมนูด้านขวา ให้เลือกปุ่มตัวเลือกถัดจากการตั้งค่าการแชร์ที่ต้องการ โดยค่าเริ่มต้น Sequences ใหม่หรือที่ทำการโคลนจะถูกตั้งค่าเป็น Only Me เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชร์เนื้อหาการขายและการแชร์ Sequences แบบกลุ่ม

  
• เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกที่ Save

แก้ไขการตั้งค่า Sequences

      หลังจากเพิ่มขั้นตอนใน sequences ของคุณแล้ว คุณสามารถแก้ไขการตั้งค่า sequences ได้ รวมถึงเวลาส่งอีเมลติดตามผลและเวลาสร้างงานเริ่มต้น การตั้งค่าเหล่านี้จะใช้ได้กับอีเมลและงานที่ดำเนินการหลังจากขั้นตอนแรกใน sequences ของคุณ  เท่านั้น

Note : เมื่อ Sequences ของคุณตั้งค่าให้ส่งอีเมลเฉพาะในวันทำการเท่านั้น ความล่าช้าจะนับเฉพาะวันทำการระหว่างแต่ละขั้นตอน ตัวอย่างเช่น หากอีเมลถูกส่งในวันพฤหัสบดีเวลา 17:00 น. และอีเมลถัดไปกำหนดให้ส่งสามวันต่อมา อีเมลจะถูกส่งในวันอังคารเวลา 17:00 น. โปรดทราบว่าการส่งอีเมลติดตามผลจะขึ้นอยู่กับหน้าต่างการส่งอีเมลอัตโนมัติของคุณ

ขั้นตอนในการกำหนดค่าการตั้งค่า sequence ของคุณ :

• ที่ด้านบนของตัวแก้ไข sequences ให้คลิกแท็บ Setting

• ตามค่าเริ่มต้น อีเมลติดตามผลตาม sequences จะถูกส่งเฉพาะในวันทำการเท่านั้น หากต้องการส่งอีเมลในวันเสาร์และอาทิตย์ ให้คลิกเพื่อสลับปิด การดำเนินการตามขั้นตอนในวันทำการเท่านั้น (Execute steps on business days only)

• หากต้องการกำหนดเวลาส่งอีเมลติดตามแต่ละฉบับ ให้ตั้งช่วงเวลาโดยใช้ ตัวเลือกเวลา Automated email send window HubSpot จะตรวจสอบการเปิดอีเมลครั้งก่อนและเขตเวลาที่ตั้งไว้เพื่อ กำหนด เวลาที่ดีที่สุดในการส่งโดยอัตโนมัติ ในช่วงนี้

• งาน sequence จะถูกสร้างขึ้นในช่วงเริ่มต้นของวันปฏิทินในบัญชีของคุณ ซึ่งจะขึ้นอยู่กับเขตเวลาที่เลือกไว้ เมื่อลงทะเบียนผู้ติดต่องานเหล่านี้ จะรวมอยู่ในอีเมลสรุปงานประจำวัน หากต้องการรับอีเมลเตือนความจำเพิ่มเติมทุกครั้งที่มีการสร้างงานในลำดับ ให้ทำดังนี้ :
  • คลิกเพื่อเปิด Email reminders

  • ใช้ time picker เพื่อเลือกเวลาเริ่มต้นที่คุณจะได้รับการแจ้งเตือนงาน งานจะครบกำหนดในเวลา 17.00 น. ของวันปฏิทินนั้นในเขตเวลาที่เลือกไว้เมื่อลงทะเบียนผู้ติดต่อใน sequence

    

• หลังจากที่คุณแก้ไขการตั้งค่า sequences ของคุณแล้วคลิก Save

แก้ไขการลงทะเบียน Sequences อัตโนมัติ

      แก้ไขทริกเกอร์การยกเลิกการลงทะเบียนอัตโนมัติ หรือ กำหนด Workflow ที่ฝังอยู่ เพื่อให้สามารถลงทะเบียนหรือยกเลิกการลงทะเบียนผู้ติดต่อใน Sequences ได้โดยอัตโนมัติ โดยค่าเริ่มต้น ผู้ติดต่อจะถูกยกเลิกการลงทะเบียนโดยอัตโนมัติเมื่อพวกเขาตอบกลับอีเมลใดๆ ใน Sequences หรือจองการประชุมในหน้ากำหนดเวลาการนัดหมาย ทริกเกอร์เหล่านี้ไม่สามารถปิดได้

การแก้ไขทริกเกอร์การลงทะเบียน Sequences : 

• ที่ด้านบนของตัวแก้ไข sequence ให้คลิกที่ Automation

• หากต้องการยกเลิกการลงทะเบียนผู้ติดต่อทั้งหมดในบริษัทเดียวกันจาก sequence นี้ เมื่อผู้ติดต่อตอบกลับอีเมลในsequence ให้คลิกเพื่อเปิด Unenroll: All contacts at the same company from this sequence

• หลังจากที่คุณแก้ไขระบบอัตโนมัติการลงทะเบียน sequence ของคุณแล้ว ให้คลิก Save

  
• คุณสามารถสร้าง Workflow จากหน้า Automation เพื่อลงทะเบียนหรือยกเลิกการลงทะเบียนผู้ติดต่อจาก sequence นี้โดยอัตโนมัติตามทริกเกอร์อื่นๆ คุณสามารถเปิดหรือปิด Workflow เหล่านี้ได้จากหน้า Automation หรือจัดการในเครื่องมือ Workflow หากต้องการสร้าง Workflow ให้ทำดังนี้ : 
  • ในส่วนการทำงานอัตโนมัติแบบกำหนดเอง คลิก Create an automation

    • ในแผงด้านขวา ให้เลือก Form submission เพื่อลงทะเบียนผู้ติดต่อเข้าสู่ Workflow เมื่อพวกเขาส่งแบบฟอร์ม

    • แล้วเลือก Contact submits any form เพื่อลงทะเบียนผู้ติดต่อที่ส่งแบบฟอร์มใดๆ บนเว็บไซต์ของคุณ หรือ Contact submits a specific form และเลือก form จากเมนู dropdown
      

• • ในการเรียกใช้งาน Workflow ตามการส่งแบบฟอร์ม : 

    • ในแผงเมนูด้านขวา เลือก Page view เพื่อลงทะเบียนผู้ติดต่อเข้าสู่ Workflow เมื่อพวกเขาดูหน้าบนเว็บไซต์ของคุณ

    • แล้วเลือก page view option เพื่อปรับแต่งเกณฑ์การดูหน้าตาม URL

      

• คลิก Next: Set workflow action

• ในส่วนการดำเนินการตาม sequences ให้เลือกการดำเนินการที่จะเกิดขึ้นเมื่อผู้ติดต่อตรงตามเกณฑ์ทริกเกอร์ :

  • หากต้องการยกเลิกการลงทะเบียนผู้ติดต่อจาก sequences เมื่อผู้ติดต่อตรงตามเกณฑ์การลงทะเบียน Workflow ให้เลือก Unenroll contact from this sequence

  • หากต้องการลงทะเบียนผู้ติดต่อใน sequences เมื่อตรงตามเกณฑ์การลงทะเบียนของ Workflow ให้เลือก Enroll contact in this sequence ใช้เมนู Sender และ From email address dropdown เพื่อเลือกผู้ส่งอีเมล 

    

• จากนั้นคลิกที่ด้านซ้ายล่างเพื่อ Create

• ในกล่องโต้ตอบ ให้คลิก Turn on เพื่อเปิด Workflow ทันที หรือ Save as draft Workflow ใหม่จะปรากฏในรายการทริกเกอร์บนแท็บ Automation

• หากต้องการแก้ไข Workflow ในเครื่องมือ Workflow แก้ไขทริกเกอร์ แก้ไขการดำเนินการ หรือลบ Workflow ให้เลื่อนไปที่ถัดจากเมนู Workflow แล้วคลิกที่เมนู Actions dropdown

  

      นอกจากนี้ คุณยังสามารถจัดการระบบอัตโนมัติในการลงทะเบียนลำดับของคุณได้จากหน้าสรุปลำดับ ในการดำเนินการนี้ ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ Automations > Sequences จากนั้นคลิก Automate

การแก้ไข Sequences

• หากต้องการเรียงลำดับขั้นตอนใหม่ในลำดับ ให้คลิกเมนู Actions dropdown แล้วเลือก Move up หรือ Move down

  

• คุณสามารถแก้ไขเธรดอีเมล อีเมลอัตโนมัติ หรือเทมเพลตอีเมลด้วยตนเองได้โดยตรงจาก sequences :

  • เรียนรู้วิธีการ  edit email threading

  • หากต้องการแก้ไขอีเมลอัตโนมัติ ให้คลิกเมนู Actions dropdown สำหรับขั้นตอน อีเมลอัตโนมัติใน sequence จากนั้นคลิก Edit email คุณจึงสามารถแก้ไขเนื้อหาอีเมลและบันทึกเป็นเทมเพลตใหม่ได้

    

  • หากต้องการแก้ไขเทมเพลตอีเมลแบบกำหนดเอง ให้คลิกที่เมนู Actions dropdown สำหรับขั้นตอน งานอีเมลแบบกำหนดเองใน sequences จากนั้นคลิก Edit task > Name email template > Edit ในเมนู dropdown

    

  • หากต้องการแก้ไขงานอื่น ๆ ทั้งหมดที่มุมขวาบนของขั้นตอน sequences ให้คลิกเมนู Actions dropdown จากนั้นคลิกที่ Edit task

• หากต้องการลบขั้นตอนออกจาก sequences ให้คลิกเมนู Actions dropdown ที่มุมขวาบนจากนั้น คลิก Delete

• เมื่อคุณแก้ไขลำดับขั้นตอนของคุณเสร็จแล้ว :

  • หากต้องการใช้การเปลี่ยนแปลงที่คุณเพิ่งทำกับ sequences ที่มีอยู่ ให้คลิก Save ที่มีอยู่ที่มุมขวาบน

  • เพื่อสร้าง sequences ใหม่ทั้งหมดที่รวมการเปลี่ยนแปลงที่คุณเพิ่งทำ :

    • ที่มุมขวาบน คลิกที่ Make copy

    • ในกล่องโต้ตอบให้ใส่ Name สำหรับ sequences ใหม่ และเลือกโฟลเดอร์หากคุณต้องการ

    • จากนั้นคลิกที่ Save

เรียนรู้วิธีลงทะเบียนผู้ติดต่อของคุณใน Sequences