Action จาก Workflows เช่น สร้าง Task และส่ง Email สามารถบันทึกได้โดยไม่ต้องตั้งค่ารายละเอียดทั้งหมด ซึ่งจะช่วยปรับปรุงการสร้าง Workflows โดยอนุญาตให้คุณเพิ่ม Action หรือ Flows ของคุณตามลำดับก่อน จากนั้นจึงตั้งค่ารายละเอียดและเปิด Workflow
หลังจาก สร้าง Workflows และ ตั้งค่า Triggers แล้ว ให้เลือกการดำเนินการสำหรับ Workflows ของคุณ การดำเนินการคือฟังก์ชันที่ Workflows จะดำเนินการสำหรับบันทึกข้อมูลที่ลงทะเบียน รวมถึงการตั้งค่าด้านเวลา (Timing Delays) การสื่อสารภายในและภายนอก และการจัดการบันทึกข้อมูล (Record Management)
โปรดทราบ: การดำเนินการที่คุณจะทำได้ขึ้นอยู่กับการสมัครการใช้งาน HubSpot ของคุณ ฟังก์ชันการใช้งานไหนที่ถูกล็อคจำเป็นต้องมีการอัปเกรดบัญชีเพื่อใช้ฟังก์ชันอื่น ๆ เพิ่มเติม
การดำเนินการจาก Workflows เช่น สร้าง Task และส่ง Email สามารถบันทึกได้โดยไม่ต้องตั้งค่ารายละเอียดทั้งหมด ซึ่งจะช่วยปรับปรุงการสร้าง Workflows โดยอนุญาตให้คุณเพิ่ม Action หรือ Flows ของคุณตามลำดับก่อน จากนั้นจึงตั้งค่ารายละเอียดที่เหลือในภายหลังก่อนที่จะเปิดใช้ Workflows
เพิ่มการดำเนินการไปยัง Workflows ของคุณ
- ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ Automation > Workflows
- คลิก ชื่อ Workflows ของคุณ
- คลิก ไอคอนบวก +
- ในแผงด้านขวา เลือกการดำเนินการ (Action) เพื่อเพิ่มไปยัง Workflows ของคุณและกำหนดรายละเอียดของการดำเนินการ
- คลิก Save
คุณยังสามารถเชื่อมต่อแอปพลิเคชันกับบัญชี HubSpot ของคุณเพื่อใช้การดำเนินการของ Workflows ที่มีอยู่ซึ่งรวมอยู่ในแอปพลิเคชันนั้น เรียนรู้วิธีเชื่อมต่อแอปพลิเคชันผ่านเครื่องมือ Workflows
ต่อไปนี้คือการสร้าง Workflows ที่พร้อมใช้งานทั้งหมด และแยกตามประเภท
Delay
ตั้งค่า Timing สำหรับ Delay
กำหนดระยะเวลาระหว่างการกระทำก่อนหน้ากับการกระทำถัดไป การกระทำใด ๆ ที่เข้าเงื่อนไขของ Workflow จะถูกทำให้รอตามเวลาที่ระบุใน Delay ก่อนที่จะย้ายไปยัง Action ถัดไป
ตั้งค่าระยะเวลา Delay เป็นวัน (Days) ชั่วโมง (Hous) หรือนาที (Minutes) เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Delay ใน Workflow
โปรดทราบ: หากคุณมีข้อมูลสำหรับสร้าง Workflows ของตัวเอง Delay จะสัมพันธ์กับ Property หรือวันที่ที่เลือก
ตั้งค่า Delay จนถึงวันหรือเวลาที่กำหนด
ใช้ Delay จนถึงวันหรือเวลาเพื่อหยุด Workflow ของคุณชั่วคราวจนถึงวันที่ระบุในสัปดาห์หรือช่วงเวลาของวัน
ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ Workflow ส่งอีเมลส่งเพื่อเสริมการขาย คุณอาจต้องการให้อีเมลบางฉบับถูกส่งออกไปในวันอังคารเท่านั้น คุณสามารถเพิ่มการใช้ Delay จนถึงวันหรือเวลาก่อนการดำเนินการส่งอีเมล เพื่อหยุดผู้ติดต่อให้ Delay ชั่วคราวจนถึงวันอังคารเวลา 11:00 น.
Workflow
ทำให้ Workflow หนึ่งเชื่อมต่อกำอีก Workflow หนึ่ง (Enroll in another workflow)
การย้ายเชื่อม Workflow ปัจจุบันลงใน Workflow อื่นที่ใช้งานอยู่ คุณสามารถเชื่อมต่อใน Workflow ประเภทเดียวกันเท่านั้น ตัวอย่างเช่น Deal สามารถเชื่อมต่อใน Workflow ตาม Deal ได้เท่านั้น
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ workflow enrollment
ถ้าข้อมูลได้เชื่อมต่อ (Enrolled) แล้วใน Workflow ที่เลือก ข้อมูลจะไม่ถูกทำซ้ำ (Re-Enrolled) คุณจะเห็นข้อผิดพลาดในประวัติ Workflow ของคุณ
Trigger a webhook
โปรดทราบ: การดำเนินการนี้ใช้ได้กับ Operations Hub Professional เท่านั้น
Trigger webhook ไปยังแอปพลิเคชันภายนอก ซึ่งช่วยให้ Workflow ของคุณสามารถสื่อสารกับแอปพลิเคชันภายนอกนี้ได้ ตัวอย่างเช่น Webhook สามารถส่งข้อมูล Company ของ HubSpot (จัดรูปแบบใน JSON) ไปยัง CRM ภายนอกได้
Custom Code
โปรดทราบ: การดำเนินการนี้ใช้ได้กับ Operations Hub Professional เท่านั้น
ใช้ Custom Code เพื่อเขียนและใช้ JavaScript ใน Workflow ของคุณ ด้วยการดำเนินการกำหนด Code เอง คุณสามารถขยายฟังก์ชันของ Workflow ภายในและภายนอก HubSpot ได้
Format Data
โปรดทราบ: การดำเนินการนี้ใช้ได้กับ Operations Hub Professional เท่านั้น
การดำเนินการจัดรูปแบบข้อมูลของ Workflow ช่วยให้คุณสามารถแก้ไข จัดรูปแบบ และรักษาข้อมูล CRM ของคุณได้โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้การกระทำนี้เพื่อทำให้ชื่อของ Contact หรือ Company เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ คำนวณค่า หรือจัดโครงสร้างวันที่ของ Property ของคุณ
Branches
If/Then Branch
สามารถสร้าง Workflow ตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ตรรกะการโยงหัวข้อ Workflow ของคุณ
ในตัวอย่างนี้ หากข้อมูลบริษัทมีค่าที่ตรงกับ Industry Property ข้อมูลของบริษัทนั้นจะถูกจัดให้ไปตามเส้นทางใช่ (Yes) แต่ถ้าไม่ก็จะถูกจัดให้ลงสู่เส้นทางไม่ (NO)
Value Equals Branch
ใช้ Branch (กิ่งก้านสาขาของ Workflow) ประเภทนี้เพื่อส่งข้อมูลที่ได้เชื่อมต่อกับเส้นทางตาม Property และผลลัพธ์ของการกระทำบน Workflow ก่อนหน้านี้ ไม่สามารถกำหนดค่าของ Branch ประเภทนี้ด้วยเกณฑ์ AND และ OR แต่ละ Branch สามารถสร้างสาขาที่ไม่ซ้ำกันได้ถึง 250 สาขาสำหรับ Property เดียว
ไปที่ Action อื่น ๆ
เชื่อมต่อ If/Then แยก Branch หรือสาขาด้วยเชื่อมต่อกับ Action อื่น ๆ การดำเนินการนี้สามารถช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการสร้าง Workflow ของคุณโดยการรวม If/Then
ไปที่ Action อื่น ๆ สามารถเพิ่มภายใน If/Then ได้เท่านั้น และคุณสามารถเลือกการกระทำ (Action) ใน If/Then อื่นได้เท่านั้น ซึ่งจะป้องกันการวนรอบซ้ำ ๆ กันของ Workflow ส่วนการดำเนินการที่ไม่สามารถเลือกได้จะเป็นสีเทา
Internal communication
ทำให้การสื่อสารภายในของคุณเป็นแบบอัตโนมัติเพื่อให้ทีมของคุณทำงานกันได้ดีขึ้น
ส่งการแจ้งเตือนอีเมลภายใน
ส่งอีเมลภายในไปยัง User, Team หรือ Owner ที่ระบุ การแจ้งเตือนทางอีเมลประเภทนี้มีตัวเลือกการจัดรูปแบบที่คล้ายกับเครื่องมือแก้ไข Rich Text อื่น ๆ ใน HubSpot คุณสามารถตั้งค่าและจัดรูปแบบข้อความ แทรกรูปภาพ และใช้ Token ตามประเภทของ Workflow (เช่น Workflow ที่ยึดตาม Contact สามารถใช้ Token ของ Contact ได้) Internal Email อาจมีประโยชน์ดังนี้
- แจ้งตัวแทนฝ่ายขายเมื่อหนึ่งในลูกค้าเป้าหมายของพวกเขากรอกแบบฟอร์ม
- แจ้งผู้จัดการฝ่ายขายเมื่อลูกค้าเป้าหมายที่ไม่ได้เป็น Owner กรอกแบบฟอร์มสาธิต (Demo Form)
- แจ้งตัวแทนบริการเมื่อผู้ติดต่อได้เข้าเยี่ยมชมในหน้าใด ๆ ของเว็บไซต์ เป็นต้น
Workflow ที่ยึดตาม Contact การดำเนินการนี้จะแตกต่างจากการดำเนินการแบบ Internal Email เนื่องจากคุณไม่สามารถเลือกแบบอัตโนมัติจากอีเมลที่มีอยู่ได้ ต้องสร้างการแจ้งเตือน Intrnal Email จากตัวแก้ไขของ Workflow
ส่ง Internal Marketing Email
ส่งอีเมลอัตโนมัติไปที่ที่ระบุ หรือสถานที่ติดต่อที่จัดเก็บที่อยู่อีเมล การดำเนินการนี้แตกต่างจากการดำเนินการส่งอีเมลแบบ Internal Email เนื่องจากคุณสามารถเลือกอีเมลอัตโนมัติที่มีอยู่ได้ การดำเนินการนี้จะใช้ได้เฉพาะใน Workflow ที่ยึดตาม Contact
ส่ง Internal SMS
ส่งข้อความถึงผู้ใช้ HubSpot หรือหมายเลขที่ระบุสำหรับ Enrolled Record การดำเนินการนี้จำกัดข้อความไว้ที่ 1,000 ข้อความต่อเดือนต่อบัญชี ซึ่งจะ Reset ทุกต้นเดือน การดำเนินการนี้ยังมีขีดจำกัดต่อบัญชี ดังนี้:
- ส่ง 20 ต่อรอบ 60 วินาที
- ส่ง 200 ต่อรอบ ช่วงเวลา 60 นาที
- ส่ง 100 ไปยังผู้รับคนเดียวต่อรอบระยะเวลา 24 ชั่วโมง
หากข้อความถูกบล็อกเนื่องจากข้อจำกัดเหล่านี้ การส่งจะลองอีกครั้งเป็นเวลาสองชั่วโมงก่อนที่จะดำเนินการต่อไป
HubSpot ใช้ Twilio หรือ Third-Party เพื่อส่งข้อความ SMS ผ่านการดำเนินการนี้ เมื่อข้อความถูกส่งครั้งแรก เหตุการณ์ที่ปรากฏเป็นการดำเนินการใน History ของ Workflow บันทึกจะรอที่ Action นี้จนกว่าข้อความจะถูกส่งสำเร็จหรือล้มเหลว
- กิจกรรมการดำเนินการที่ประสบความสำเร็จจะแสดงสถานะส่งการแจ้งเตือนทาง SMS
- เหตุการณ์การดำเนินการที่ล้มเหลวจะแสดงสถานะไม่สามารถส่งได้เนื่องจากเกิดข้อผิดพลาด
ในบางกรณี อาจใช้เวลาถึง 90 วินาทีในการอัปเดตสถานะกิจกรรม หากไม่สามารถส่งข้อความได้หลังจาก 90 วินาที บันทึกจะถูกบันทึกในการดำเนินการถัดไป
การส่งจะแจ้งเตือนในแอปพลิเคชัน
การส่งต่าง ๆ จะแจ้งเตือนในแอปพลิเคชันไปยังทีมหรือผู้ใช้ (User) ที่ระบุ การแจ้งเตือนจะปรากฏในศูนย์การแจ้งเตือน HubSpot และส่งไปยังแอปพลิเคชัน HubSpot เป็นการแจ้งเตือนใน Workflow ที่ยึดตาม Contact การกระทำนี้เรียกว่าเป็นการส่งการแจ้งเตือน (Send Notification)
การสื่อสารภายนอก (External Communication)
การส่งอีเมล
โปรดทราบ: เมื่อใช้ Action นี้ ระบบจะส่งอีเมลถึง Record ที่เกี่ยวข้องไม่เกิน 100 รายการ ตัวอย่างเช่น ถ้ามีผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องกับบริษัทมากกว่า 100 ราย Workflow ของบริษัทที่มีการดำเนินการส่งอีเมลจะไม่ส่งอีเมลไปยังผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
ส่ง Email Marketing ที่บันทึกไว้สำหรับการทำงานแบบอัตโนมัติไปยัง Contact ที่เกี่ยวข้องกับ Enrolled Record คุณสามารถเลือกจาก Automate Marketing Email ที่มีอยู่ หรือสร้างAutomate Marketing Email ใหม่โดยคลิก + Create New Email
Automate Email อื่น ๆ เช่น อีเมลที่สมาชิกได้ลงทะเบียนเพื่อรับคอนเทนต์ส่วนตัว จะใช้กับการดำเนินการนี้ไม่ได้
ผู้ใช้ Service Hub Professional และ Enterprise สามารถใช้การดำเนินการนี้เพื่อส่งอีเมลอัตโนมัติเมื่อเราได้รับหรือปิด Ticket
Enroll in a sequence
การ Enroll ผู้ติดต่อ (Contact) ตามลำดับโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกลำดับเฉพาะพร้อมกับอีเมลของผู้ส่ง
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Automating Sequence Enrollment using workflows
โปรดทราบ: เฉพาะผู้ใช้ที่มี Sales Hub หรือ Service Hub Enterprise แบบชำระเงิน (Paid Users) เท่านั้นที่สามารถเลือกเป็นผู้ส่งตามลำดับได้
Unenroll จากลำดับ
Unenroll ผู้ติดต่อ (Contact) โดยอัตโนมัติจากลำดับที่ Enroll ไว้ในปัจจุบัน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Unenroll Using Workflows
Assignment
Rotate Record to Owner
มอบหมาย Record ที่ Enroll ให้กับผู้ใช้ (User) อย่างเท่าเทียมกันภายในทีมที่เลือกหรือระหว่างผู้ใช้ที่ระบุ การดำเนินการนี้ใช้ได้กับผู้ใช้ที่ชำระเงิน (Paid Users) เท่านั้น ในการมอบหมาย Record ใหม่ที่มีเจ้าของอยู่แล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย (Checkbox) เขียนว่า Overwrite if company has an existing owner
หากคุณเลือกที่จะ Rotate ระหว่างทีม Workflow จะพิจารณาเฉพาะสมาชิกในทีมหลักเท่านั้น Record จะไม่ถูก Rotate ให้กับสมาชิกในทีมเพิ่มเติม
หากคุณเพิ่มหรือเอา Owner ออกจากการดำเนินการหลังจากเปิด Workflow แล้ว การมอบหมายงานนั้นจะถูก Reset และการมอบหมายแบบสุ่มจะเริ่มอีกครั้ง Record ที่ Enrolled ใหม่จะถูก Rotate ไปยัง Owner หรือสมาชิกในทีมที่เลือกทั้งหมดเท่า ๆ กัน โดยไม่คำนึงถึงจำนวนการมอบหมาย (Rotation Assignment Counts) สำหรับ Record ที่ได้ Enroll ก่อนหน้านี้
โปรดทราบ: หากทรัพย์สินของ Owner ของ HubSpot ซิงค์กับ Salesforce การดำเนินการอาจไม่ทำงานตามที่คาดไว้ Salesforce อาจพยายามอัปเดต HubSpot กับ Owner คนก่อนแม้ว่า HubSpot จะลบล้างความเป็นเจ้าของแล้วก็ตาม
Create
การดำเนินการเหล่านี้ เมื่อ Trigger จะสร้าง Record ใหม่และเชื่อมโยง (Associate) กับ Record ที่ Enroll คุณสามารถเลือกการเชื่อมโยง Record เมื่อตั้งค่าการดำเนินการ
Create Record
สร้าง Record ใหม่โดยอัตโนมัติ โดยใช้ Create Record คุณสามารถสร้าง Record สำหรับ Object Types ต่อไปนี้:
Contacts
Companies
Deals
Custom Objects (Enterprise เท่านั้น)
Tickets (Service Hub Professional และ Enterprise เท่านั้น)
Create a Task
สร้าง Task ใหม่เมื่อถูก Trigger โดย Record ที่ Enroll
List Management
การจัดการรายการ (List) ช่วยให้คุณสามารถเพิ่ม Record และลบ Record ออกจากรายการที่เป็น Static Lists ของ Contact และ Company การดำเนินการเหล่านี้จะใช้ได้เฉพาะในการติดต่อและ Workflow ที่ยึดตามบริษัท (Company-Base Workflow)
เพิ่มในไปใน Static List
เพิ่ม Contact ที่ Enroll หรือ Company ลงใน Static List
โปรดทราบ: การดำเนินการนี้ใช้ได้กับ Marketing Hub Professional และ Enterprise เท่านั้น
ลบออกจาก Static List
ลบ Contact ที่ Enroll หรือ Company ลงใน Static List
โปรดทราบ: การดำเนินการนี้ใช้ได้กับ Marketing Hub Professional และ Enterprise เท่านั้น
ลบออกจาก Static List
ลบ Contact ที่ Enroll หรือ Company ลงใน Static List
โปรดทราบ: การดำเนินการนี้ใช้ได้กับ Marketing Hub Professional และ Enterprise เท่านั้น
Ads Management
การจัดการโฆษณาทำให้คุณสามารถเพิ่ม Contact และลบ Contact ออกจากผู้ชมโฆษณา (Ads Audiences) ของคุณ การดำเนินการเหล่านี้จะใช้ได้เฉพาะใน Workflow ที่ยึดตาม Contact-Base Workflow
เพิ่ม Ads Audience
เพิ่ม Contact ไปยัง Audience ใหม่หรือที่มีอยู่ เมื่อเลือก Audience ที่มีอยู่ คุณสามารถเลือก Audience ที่สร้างขึ้นในเครื่องมือ Workflow เท่านั้น
ลบออกจาก Ads Audience
ลบ Contact ออกจาก Audience คุณสามารถเลือกจาก Audience ที่สร้างขึ้นในเครื่องมือ Workflow เท่านั้น
