การเลือกใช้ Workflow Actions

Action จาก Workflows เช่น สร้าง Task และส่ง Email สามารถบันทึกได้โดยไม่ต้องตั้งค่ารายละเอียดทั้งหมด ซึ่งจะช่วยปรับปรุงการสร้าง Workflows โดยอนุญาตให้คุณเพิ่ม Action หรือ Flows ของคุณตามลำดับก่อน จากนั้นจึงตั้งค่ารายละเอียดและเปิด Workflow

หลังจาก สร้าง Workflows และ ตั้งค่า Triggers แล้ว ให้เลือกการดำเนินการสำหรับ Workflows ของคุณ การดำเนินการคือฟังก์ชันที่ Workflows จะดำเนินการสำหรับบันทึกข้อมูลที่ลงทะเบียน รวมถึงการตั้งค่าด้านเวลา (Timing Delays) การสื่อสารภายในและภายนอก และการจัดการบันทึกข้อมูล (Record Management)

 

โปรดทราบ: การดำเนินการที่คุณจะทำได้ขึ้นอยู่กับการสมัครการใช้งาน HubSpot ของคุณ ฟังก์ชันการใช้งานไหนที่ถูกล็อคจำเป็นต้องมีการอัปเกรดบัญชีเพื่อใช้ฟังก์ชันอื่น ๆ เพิ่มเติม

การดำเนินการจาก Workflows เช่น สร้าง Task และส่ง Email สามารถบันทึกได้โดยไม่ต้องตั้งค่ารายละเอียดทั้งหมด ซึ่งจะช่วยปรับปรุงการสร้าง Workflows โดยอนุญาตให้คุณเพิ่ม Action หรือ Flows ของคุณตามลำดับก่อน จากนั้นจึงตั้งค่ารายละเอียดที่เหลือในภายหลังก่อนที่จะเปิดใช้ Workflows

 

เพิ่มการดำเนินการไปยัง Workflows ของคุณ

• ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้ไปที่ Automation > Workflows
• คลิก ชื่อ Workflows ของคุณ
• คลิก ไอคอนบวก +
• ในแผงด้านขวา เลือกการดำเนินการ (Action) เพื่อเพิ่มไปยัง Workflows ของคุณและกำหนดรายละเอียดของการดำเนินการ
• คลิก Save

คุณยังสามารถเชื่อมต่อแอปพลิเคชันกับบัญชี HubSpot ของคุณเพื่อใช้การดำเนินการของ Workflows ที่มีอยู่ซึ่งรวมอยู่ในแอปพลิเคชันนั้น เรียนรู้วิธีเชื่อมต่อแอปพลิเคชันผ่านเครื่องมือ Workflows 

ต่อไปนี้คือการสร้าง Workflows ที่พร้อมใช้งานทั้งหมด และแยกตามประเภท

Delay

Delay until a day or time

กำหนดระยะเวลาระหว่างการกระทำก่อนหน้ากับการกระทำถัดไป การกระทำใด ๆ ที่เข้าเงื่อนไขของ Workflow จะถูกทำให้รอตามเวลาที่ระบุใน Delay ก่อนที่จะย้ายไปยัง Action ถัดไป

ตั้งค่าระยะเวลา Delay เป็นวัน (Days) ชั่วโมง (Hous) หรือนาที (Minutes) เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Delay ใน Workflow  

โปรดทราบ: หากคุณมีข้อมูลสำหรับสร้าง Workflows ของตัวเอง Delay จะสัมพันธ์กับ Property หรือวันที่ที่เลือก

Delay until a date

ใช้ Delay จนถึงวันหรือเวลาเพื่อหยุด Workflow ของคุณชั่วคราวจนถึงวันที่ระบุในสัปดาห์หรือช่วงเวลาของวัน

ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ Workflow ส่งอีเมลส่งเพื่อเสริมการขาย คุณอาจต้องการให้อีเมลบางฉบับถูกส่งออกไปในวันอังคารเท่านั้น คุณสามารถเพิ่มการใช้ Delay จนถึงวันหรือเวลาก่อนการดำเนินการส่งอีเมล เพื่อหยุดผู้ติดต่อให้ Delay ชั่วคราวจนถึงวันอังคารเวลา 11:00 น.

Workflow

Enroll in another workflow

การย้ายเชื่อม Workflow ปัจจุบันลงใน Workflow อื่นที่ใช้งานอยู่ คุณสามารถเชื่อมต่อใน Workflow ประเภทเดียวกันเท่านั้น ตัวอย่างเช่น Deal สามารถเชื่อมต่อใน Workflow ตาม Deal ได้เท่านั้น

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ workflow enrollment 

ถ้าข้อมูลได้เชื่อมต่อ (Enrolled) แล้วใน Workflow ที่เลือก ข้อมูลจะไม่ถูกทำซ้ำ (Re-Enrolled) คุณจะเห็นข้อผิดพลาดในประวัติ Workflow ของคุณ

 

Send a webhook

โปรดทราบ: การดำเนินการนี้ใช้ได้กับ Operations Hub Professional เท่านั้น

Trigger webhook ไปยังแอปพลิเคชันภายนอก ซึ่งช่วยให้ Workflow ของคุณสามารถสื่อสารกับแอปพลิเคชันภายนอกนี้ได้ ตัวอย่างเช่น  Webhook สามารถส่งข้อมูล Company ของ HubSpot (จัดรูปแบบใน JSON) ไปยัง CRM ภายนอกได้

 

Custom Code

โปรดทราบ: การดำเนินการนี้ใช้ได้กับ Operations Hub Professional เท่านั้น

ใช้ Custom Code เพื่อเขียนและใช้ JavaScript ใน Workflow ของคุณ ด้วยการดำเนินการกำหนด Code เอง คุณสามารถขยายฟังก์ชันของ Workflow ภายในและภายนอก HubSpot ได้

 

Format Data

โปรดทราบ: การดำเนินการนี้ใช้ได้กับ Operations Hub Professional เท่านั้น

การดำเนินการจัดรูปแบบข้อมูลของ Workflow ช่วยให้คุณสามารถแก้ไข จัดรูปแบบ และรักษาข้อมูล CRM ของคุณได้โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้การกระทำนี้เพื่อทำให้ชื่อของ Contact หรือ Company เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ คำนวณค่า หรือจัดโครงสร้างวันที่ของ Property ของคุณ

Branches

If/Then Branch

สามารถสร้าง Workflow ตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ตรรกะการโยงหัวข้อ Workflow ของคุณ 

ในตัวอย่างนี้ หากข้อมูลบริษัทมีค่าที่ตรงกับ Industry Property ข้อมูลของบริษัทนั้นจะถูกจัดให้ไปตามเส้นทางใช่ (Yes) แต่ถ้าไม่ก็จะถูกจัดให้ลงสู่เส้นทางไม่ (NO)

Value Equals Branch

ใช้ Branch (กิ่งก้านสาขาของ Workflow) ประเภทนี้เพื่อส่งข้อมูลที่ได้เชื่อมต่อกับเส้นทางตาม Property และผลลัพธ์ของการกระทำบน Workflow ก่อนหน้านี้ ไม่สามารถกำหนดค่าของ Branch ประเภทนี้ด้วยเกณฑ์ AND และ OR แต่ละ Branch สามารถสร้างสาขาที่ไม่ซ้ำกันได้ถึง 250 สาขาสำหรับ Property เดียว

 

Go to Action อื่น ๆ

เชื่อมต่อ If/Then แยก Branch หรือสาขาด้วยเชื่อมต่อกับ Action อื่น ๆ การดำเนินการนี้สามารถช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการสร้าง Workflow ของคุณโดยการรวม If/Then

ไปที่ Action อื่น ๆ สามารถเพิ่มภายใน If/Then ได้เท่านั้น และคุณสามารถเลือกการกระทำ (Action) ใน If/Then อื่นได้เท่านั้น ซึ่งจะป้องกันการวนรอบซ้ำ ๆ กันของ Workflow ส่วนการดำเนินการที่ไม่สามารถเลือกได้จะเป็นสีเทา

Send an internal email notification

ทำให้การสื่อสารภายในของคุณเป็นแบบอัตโนมัติเพื่อให้ทีมของคุณทำงานกันได้ดีขึ้นส่งอีเมลอัตโนมัติไปที่ที่ระบุ หรือสถานที่ติดต่อที่จัดเก็บที่อยู่อีเมล การดำเนินการนี้แตกต่างจากการดำเนินการส่งอีเมลแบบ Internal Email เนื่องจากคุณสามารถเลือกอีเมลอัตโนมัติที่มีอยู่ได้ การดำเนินการนี้จะใช้ได้เฉพาะใน Workflow ที่ยึดตาม Contact

Send internal marketing emails (Marketing Hub Professional and Enterprise only)

ส่งอีเมลภายในไปยัง User, Team หรือ Owner ที่ระบุ การแจ้งเตือนทางอีเมลประเภทนี้มีตัวเลือกการจัดรูปแบบที่คล้ายกับเครื่องมือแก้ไข Rich Text อื่น ๆ ใน HubSpot คุณสามารถตั้งค่าและจัดรูปแบบข้อความ แทรกรูปภาพ และใช้ Token ตามประเภทของ Workflow (เช่น Workflow ที่ยึดตาม Contact สามารถใช้ Token ของ Contact ได้) Internal Email อาจมีประโยชน์ดังนี้

• แจ้งตัวแทนฝ่ายขายเมื่อหนึ่งในลูกค้าเป้าหมายของพวกเขากรอกแบบฟอร์ม
• แจ้งผู้จัดการฝ่ายขายเมื่อลูกค้าเป้าหมายที่ไม่ได้เป็น Owner กรอกแบบฟอร์มสาธิต (Demo Form)
• แจ้งตัวแทนบริการเมื่อผู้ติดต่อได้เข้าเยี่ยมชมในหน้าใด ๆ ของเว็บไซต์ เป็นต้น

Workflow ที่ยึดตาม Contact การดำเนินการนี้จะแตกต่างจากการดำเนินการแบบ Internal Email เนื่องจากคุณไม่สามารถเลือกแบบอัตโนมัติจากอีเมลที่มีอยู่ได้ ต้องสร้างการแจ้งเตือน Intrnal Email จากตัวแก้ไขของ Workflow

Send Internal Marketing Email

ส่งอีเมลอัตโนมัติไปที่ที่ระบุ หรือสถานที่ติดต่อที่จัดเก็บที่อยู่อีเมล การดำเนินการนี้แตกต่างจากการดำเนินการส่งอีเมลแบบ Internal Email เนื่องจากคุณสามารถเลือกอีเมลอัตโนมัติที่มีอยู่ได้ การดำเนินการนี้จะใช้ได้เฉพาะใน Workflow ที่ยึดตาม Contact

Send in-app notification 
การส่งต่าง ๆ จะแจ้งเตือนในแอปพลิเคชันไปยังทีมหรือผู้ใช้ (User) ที่ระบุ การแจ้งเตือนจะปรากฏในศูนย์การแจ้งเตือน HubSpot และส่งไปยังแอปพลิเคชัน HubSpot เป็นการแจ้งเตือนใน Workflow ที่ยึดตาม Contact การกระทำนี้เรียกว่าเป็นการส่งการแจ้งเตือน (Send Notification)

External communication

Send email
โปรดทราบ: เมื่อใช้ Action นี้ ระบบจะส่งอีเมลถึง Record ที่เกี่ยวข้องไม่เกิน 100 รายการ ตัวอย่างเช่น ถ้ามีผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องกับบริษัทมากกว่า 100 ราย Workflow ของบริษัทที่มีการดำเนินการส่งอีเมลจะไม่ส่งอีเมลไปยังผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

ส่ง Email Marketing ที่บันทึกไว้สำหรับการทำงานแบบอัตโนมัติไปยัง Contact ที่เกี่ยวข้องกับ Enrolled Record คุณสามารถเลือกจาก Automate Marketing Email ที่มีอยู่ หรือสร้างAutomate Marketing Email ใหม่โดยคลิก + Create New Email

Automate Email อื่น ๆ เช่น อีเมลที่สมาชิกได้ลงทะเบียนเพื่อรับคอนเทนต์ส่วนตัว จะใช้กับการดำเนินการนี้ไม่ได้

ผู้ใช้ Service Hub Professional และ Enterprise สามารถใช้การดำเนินการนี้เพื่อส่งอีเมลอัตโนมัติเมื่อเราได้รับหรือปิด Ticket

Enroll in a sequence
การ Enroll ผู้ติดต่อ (Contact) ตามลำดับโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกลำดับเฉพาะพร้อมกับอีเมลของผู้ส่ง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Automating Sequence Enrollment using workflows 

โปรดทราบ: เฉพาะผู้ใช้ที่มี Sales Hub หรือ Service Hub Enterprise แบบชำระเงิน (Paid Users) เท่านั้นที่สามารถเลือกเป็นผู้ส่งตามลำดับได้

Unenroll from sequence

Unenroll ผู้ติดต่อ (Contact) โดยอัตโนมัติจากลำดับที่ Enroll ไว้ในปัจจุบัน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Unenroll Using Workflows 

 

Assignment

Rotate Record to Owner

มอบหมาย Record ที่ Enroll ให้กับผู้ใช้ (User) อย่างเท่าเทียมกันภายในทีมที่เลือกหรือระหว่างผู้ใช้ที่ระบุ การดำเนินการนี้ใช้ได้กับผู้ใช้ที่ชำระเงิน (Paid Users) เท่านั้น ในการมอบหมาย Record ใหม่ที่มีเจ้าของอยู่แล้ว ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย (Checkbox) เขียนว่า Overwrite if company has an existing owner

หากคุณเลือกที่จะ Rotate ระหว่างทีม Workflow จะพิจารณาเฉพาะสมาชิกในทีมหลักเท่านั้น Record จะไม่ถูก Rotate ให้กับสมาชิกในทีมเพิ่มเติม

หากคุณเพิ่มหรือเอา Owner ออกจากการดำเนินการหลังจากเปิด Workflow แล้ว การมอบหมายงานนั้นจะถูก Reset และการมอบหมายแบบสุ่มจะเริ่มอีกครั้ง Record ที่ Enrolled ใหม่จะถูก Rotate ไปยัง Owner หรือสมาชิกในทีมที่เลือกทั้งหมดเท่า ๆ กัน โดยไม่คำนึงถึงจำนวนการมอบหมาย (Rotation Assignment Counts) สำหรับ Record ที่ได้ Enroll ก่อนหน้านี้

โปรดทราบ: หากทรัพย์สินของ Owner ของ HubSpot ซิงค์กับ Salesforce การดำเนินการอาจไม่ทำงานตามที่คาดไว้ Salesforce อาจพยายามอัปเดต HubSpot กับ Owner คนก่อนแม้ว่า HubSpot จะลบล้างความเป็นเจ้าของแล้วก็ตาม

Record management

การดำเนินการเหล่านี้ เมื่อ Trigger จะสร้าง Record ใหม่และเชื่อมโยง (Associate) กับ Record ที่ Enroll คุณสามารถเลือกการเชื่อมโยง Record เมื่อตั้งค่าการดำเนินการ

Create Record
สร้าง Record ใหม่โดยอัตโนมัติ โดยใช้ Create Record คุณสามารถสร้าง Record สำหรับ Object Types ต่อไปนี้:

• Contacts
• Companies
• Deals
• Custom Objects (Enterprise เท่านั้น)
• Tickets (Service Hub Professional และ Enterprise เท่านั้น)
  
  

Create a Task

สร้าง Task ใหม่เมื่อถูก Trigger โดย Record ที่ Enroll

List Management

การจัดการรายการ (List) ช่วยให้คุณสามารถเพิ่ม Record และลบ Record ออกจากรายการที่เป็น Static Lists ของ Contact และ Company การดำเนินการเหล่านี้จะใช้ได้เฉพาะในการติดต่อและ Workflow ที่ยึดตามบริษัท (Company-Base Workflow)

Add to static list
เพิ่ม Contact ที่ Enroll หรือ Company ลงใน Static List

โปรดทราบ: การดำเนินการนี้ใช้ได้กับ Marketing Hub Professional และ Enterprise เท่านั้น

Remove from ads audience

ลบ Contact ที่ Enroll หรือ Company ลงใน Static List

โปรดทราบ: การดำเนินการนี้ใช้ได้กับ Marketing Hub Professional และ Enterprise เท่านั้น

 

Ads Management

การจัดการโฆษณาทำให้คุณสามารถเพิ่ม Contact และลบ Contact ออกจากผู้ชมโฆษณา (Ads Audiences) ของคุณ การดำเนินการเหล่านี้จะใช้ได้เฉพาะใน Workflow ที่ยึดตาม Contact-Base Workflow 

Add to ads audience

เพิ่ม Contact ไปยัง Audience ใหม่หรือที่มีอยู่ เมื่อเลือก Audience ที่มีอยู่ คุณสามารถเลือก Audience ที่สร้างขึ้นในเครื่องมือ Workflow เท่านั้น

Remove from ads audience

ลบ Contact ออกจาก Audience คุณสามารถเลือกจาก Audience ที่สร้างขึ้นในเครื่องมือ Workflow เท่านั้น