ก่อนที่จะลงมือทำ Custom Report ด้วยตนเอง เราควรทำความเข้าใจการสร้าง Report ก่อนเสมอ
เมื่อสร้างต้องการสร้าง Report ใน Custom Report Builder ซึ่งเป็นสร้าง Report แบบกำหนดเอง
- คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะเลือกแหล่งข้อมูลใด
- วิธีกำหนดค่าฟิลด์รายงานของคุณ
- วิธีกำหนดค่าการตั้งค่าแผนภูมิของคุณ
ต่อไปนี้ เรียนรู้เกี่ยวกับแง่มุมต่าง ๆ ของการสร้าง Report และวิธีตั้งค่า Report ของคุณ
แหล่งข้อมูล
ขั้นตอนแรกของการสร้างรายงานคือการเลือกแหล่งข้อมูลที่คุณต้องการรวมไว้ในรายงาน แหล่งข้อมูลคือ สินทรัพย์ และเหตุการณ์ที่คุณต้องการรายงาน แหล่งข้อมูลหลักจะกำหนดข้อมูลที่สำคัญของรายงาน พร้อมกับแหล่งข้อมูลอื่น ๆ ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับแหล่งข้อมูลนั้น ไม่ว่าแหล่งข้อมูลจะเป็นแหล่งข้อมูลหลักหรือรองจะมีผลกระทบอย่างมากต่อข้อมูลที่ส่งมาในรายงานของคุณ
ตัวอย่างเช่น คุณกำลังสร้างรายงานที่วัดผลผู้ติดต่อแต่ละรายตามจำนวนดีลในตาราง ในตารางของคุณ คุณรวมสองคอลัมน์: รหัสผู้ติดต่อ และ จำนวนดีล หากคุณเลือกผู้ติดต่อเป็นแหล่งที่มาหลักและดีลเป็นแหล่งสำรอง รายงานจะแสดงรายการผู้ติดต่อของคุณและจำนวนดีลที่เกี่ยวข้องกับแต่ละรายการ ตารางนี้จะไม่รวมดีลใด ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อ
หากคุณต้องการเปลี่ยนแหล่งที่มาหลักเป็นดีลและแหล่งรองเป็นผู้ติดต่อ รายงานจะแสดงจำนวนดีลที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อแต่ละราย แต่จะรวมแถวที่มี (No value) แสดงในคอลัมน์ ID ผู้ติดต่อที่รวมทั้งหมด ของข้อตกลงที่ไม่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อ และผลรวมของตารางจะแสดงผลรวมของจำนวนดีลที่สูงขึ้น
เชื่อมต่อแหล่งข้อมูลที่หลากหลาย
ภายใน HubSpot จะจัดเก็บข้อมูลของแหล่งข้อมูลแต่ละแหล่งในตารางแยกกัน คล้ายกับชุดของสเปรดชีต เมื่อคุณเลือกแหล่งข้อมูลหลายแหล่ง HubSpot อาจต้องใช้แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อเชื่อมต่อข้อมูลเข้าด้วยกัน
ตัวอย่างเช่น ผู้ติดต่อและดีลสามารถเข้าร่วมได้โดยตรงโดยไม่ต้องเชื่อมต่อแหล่งที่มาเพิ่มเติม เนื่องจากอ็อบเจ็กต์เหล่านั้นมีความเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดใน HubSpot อย่างไรก็ตาม แหล่งข้อมูลบางส่วนต้องการแหล่งข้อมูลที่เชื่อมต่อกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าแหล่งที่มาหลักของรายงานของคุณคือ Deals และคุณต้องการรวมข้อมูลโพสต์บล็อกในรายงาน แหล่งที่มาของผู้ติดต่อและกิจกรรมบนเว็บจะถูกเลือกโดยอัตโนมัติด้วย
ในตัวสร้างรายงาน (Report Builde) แหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะปรากฏขึ้นพร้อมเครื่องหมายถูกสีเทาเพื่อระบุการเลือกอัตโนมัติ แหล่งที่มาที่เลือกโดยอัตโนมัติจะนับรวมแหล่งที่มาที่เป็นไปได้ 5 แหล่งสำหรับรายงานของคุณ
เมื่อ HubSpot ไม่สามารถสร้างเส้นทางระหว่างแหล่งข้อมูลได้ แหล่งข้อมูลเหล่านั้นจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับการเลือก ตัวอย่างเช่น หากแหล่งที่มาหลักของคุณคือผู้ติดต่อ และคุณเลือกโพสต์ในบล็อกเป็นแหล่งสำรอง แหล่งที่มาของอีเมล Marketing จะกลายเป็นสีเทาและไม่พร้อมใช้งาน
Fields
ฟิลด์ในตัวสร้างรายงานสามารถตั้งค่าเป็นหนึ่งในสองประเภท:
- มิติข้อมูล (dimensions)
- หน่วยวัด (measures)
ประเภทของฟิลด์จะแสดงว่ามีการรวมข้อมูลในฟิลด์หรือไม่ การตั้งค่าวิธีการรวมในเขตข้อมูลจะมีประโยชน์ถ้าคุณต้องการส่งกลับข้อมูลของเขตข้อมูลในลักษณะเฉพาะ เช่น ผลรวมหรือค่าเฉลี่ย ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการดูรายได้ของดีลของคุณเป็นผลรวมสำหรับดีลแต่ละประเภท เพื่อทำความเข้าใจว่าดีลประเภทใดที่สร้างรายได้มากที่สุด
- มิติข้อมูล (dimensions) : ฟิลด์ที่ไม่มีการรวม แสดงเป็นสีเทา มิติข้อมูลอาจเป็นชนิดข้อมูลใดก็ได้ รวมถึงวันที่ ตัวเลข ตรรกะ และสตริง ฟิลด์ประเภทนี้สามารถเพิ่มได้เฉพาะในแกน X และแบ่งตามช่องเท่านั้น
- หน่วยวัด (measures) : ฟิลด์ที่มีวิธีการรวมที่ตั้งไว้ แสดงเป็นสีเขียว โดยทั่วไป การวัดจะเป็นค่าตัวเลขหรือเชิงปริมาณ เช่น จำนวนของดีลที่เกี่ยวข้อง ฟิลด์ประเภทนี้สามารถเพิ่มได้เฉพาะในแกน Y เท่านั้น
- None: ไม่มีการสรุปรวมในข้อมูลของฟิลด์ และฟิลด์ถูกตั้งค่าเป็น มิติข้อมูล (dimensions)
- Distinct count: ส่งกลับจำนวนค่าที่ไม่ซ้ำของฟิลด์ แทนที่จะรวมค่าที่ซ้ำกัน ใช้ได้กับฟิลด์ทุกประเภท การใช้จำนวนที่แตกต่างอาจทำให้การแสดงภาพแสดงจุดข้อมูลน้อยกว่าที่คาดไว้ ตัวอย่างเช่น รายงานข้อตกลงจะรวมฟิลด์ที่ลงนามในสัญญาวันที่ตั้งค่าเป็นจำนวนที่แตกต่าง หากมีข้อตกลงสองข้อที่มีวันที่ลงนามในสัญญาวันเดียวกัน ฟิลด์จะคำนวณเป็นจำนวน 1 ที่แตกต่างกัน การเจาะลึกในรายงานจะแสดงข้อมูลข้อตกลงทั้งสอง
Sum (ผลรวม): ส่งกลับข้อมูลของฟิลด์เป็นผลรวม ใช้ได้กับประเภทช่องตัวเลข
Average (เฉลี่ย): ส่งกลับค่าเฉลี่ยของค่าของฟิลด์ ใช้ได้กับประเภทช่องตัวเลข
Min (ต่ำสุด): ส่งคืนค่าที่น้อยที่สุดของฟิลด์ ใช้ได้กับประเภทฟิลด์ตัวเลขและวันที่
Max (สูงสุด): ส่งคืนค่าที่มากที่สุดของฟิลด์ ใช้ได้กับประเภทฟิลด์ตัวเลขและวันที่วิธีการรวมข้อมูลยังกำหนดวิธีที่ข้อมูลปรากฏในการแสดงภาพ ตัวอย่างเช่น ตารางจะแสดงเฉพาะผลรวมสำหรับคอลัมน์ที่ใช้เขตข้อมูลการวัดโดยตั้งค่าวิธีการรวมเป็น Sum
Rollup fields
เมื่อสร้างรายงานที่มีแหล่งข้อมูลมากกว่าหนึ่งแหล่ง ตัวสร้างรายงานจะมีฟิลด์ค่าสะสมเพื่อคำนวณข้อมูลระหว่างออบเจ็กต์ที่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่างเช่น ในรายงานที่ผู้ติดต่อเป็นแหล่งข้อมูลหลักและบริษัทเป็นแหล่งสำรอง เขตข้อมูลบริษัท Number of page views เป็นคุณสมบัติค่าสะสมที่คำนวณจำนวนการดูเพจสำหรับบริษัทที่ระบุตามกิจกรรมผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้อง ฟิลด์ประเภทนี้จะแสดงเป็นสีเหลืองเมื่อวางเมาส์เหนือในแถบด้านข้างทางซ้าย
การใช้ฟิลด์เหล่านี้ในรายงานอาจส่งผลให้เกิดข้อมูลที่ไม่คาดคิด ในตัวอย่างข้างต้น คุณอาจต้องการใช้ฟิลด์ผู้ติดต่อ จำนวนการดูเพจ เนื่องจากฟิลด์ผู้ติดต่อจะคำนวณจำนวนการดูเพจต่อผู้ติดต่อแต่ละรายในรายงาน การใช้ฟิลด์บริษัท จำนวนการดูเพจจะส่งผลให้มีการแสดงข้อมูลการดูเพจสำหรับผู้ติดต่อตามการดูเพจทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบริษัทที่เกี่ยวข้อง
Chart visualizations
เมื่อสร้างรายงาน คุณจะต้องเลือกประเภทแผนภูมิและการตั้งค่าเพิ่มเติมใด ๆ เพื่อกำหนดค่าวิธีการแสดงข้อมูลของคุณ ด้านล่างนี้ เรียนรู้เกี่ยวกับแผนภูมิพร้อมกับการตั้งค่าแผนภูมิที่มีให้
แกนของแผนภูมิ (Chart axes)
เมื่อเพิ่มฟิลด์ข้อมูลลงในรายงานที่ใช้แผนภูมิแท่ง เส้น พื้นที่ หรือแผนภูมิผสม คุณสามารถเลือกแกนที่ข้อมูลของฟิลด์ข้อมูลจะแสดงได้ โดยทั่วไป แนะนำให้ใช้แกน X สำหรับฟิลด์ที่มีข้อมูลแบบประเภทหรือข้อความ เช่น ระยะวงจรชีวิต ในขณะที่แนะนำแกน Y สำหรับฟิลด์ที่มีข้อมูลตัวเลข เช่น จำนวนผู้ติดต่อ
Multiple Y-axes
แผนภูมิแท่งเส้นกราฟพื้นที่และการรวมกันสามารถกำหนดค่าให้แสดงหลายแกน Y ตัวเลือกนี้จะเป็นประโยชน์เมื่อคุณต้องการเปรียบเทียบสองฟิลด์ของข้อมูลที่มีสัดส่วนที่แตกต่างกันแต่ใช้ข้อมูลแกน X เดียวกัน ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้มากกว่าหนึ่งแกน Y เพื่อเปรียบเทียบจำนวนของผู้ติดต่อและจำนวนของธุรกรรมที่เกี่ยวข้องในแต่ละขั้นตอน Lifecycle Stage
เมื่อคุณเพิ่มแกน Y ที่สองลงในแผนภูมิ HubSpot จะแปลงเป็นแผนภูมิแบบผสมโดยอัตโนมัติ จากนั้นคุณสามารถกำหนดค่าแต่ละแกน Y แยกกันได้ภายในการตั้งค่าของแผนภูมิ
